Algengt að starfsfólk læri ekki af mistökum Rakel Sveinsdóttir skrifar 4. apríl 2024 07:00 Það getur verið hægara sagt en gert að læra af mistökum í vinnunni, ef stjórnunarhátturinn innanhús er þannig að fólk veigrar sér við því að ræða um það sem betur mætti fara eða endurskoða. Vísir/Getty Það er svo auðvelt að geta bent öðrum á að líta á mistök sem eitthvað til að læra af. Og enn auðveldara að segjast sjálf hafa lært af einhverjum mistökum þegar við lítum í baksýnisspegilinn. Erfiðara er að læra fyrir alvöru af mistökunum þegar þau eiga sér stað. Í grein sem birt var á Harvard Business Review eru eftirfarandi atriði nefnd sem algeng viðbrögð við því þegar mistök verða. Að kenna einhverjum um Að upplifa óréttlæti (að eitthvað hafi gerst vegna þess að eitthvað var ekki réttlátt….) Fyrirsjáanleg – vandamálin voru augljóslega til staðar (á sérstaklega við um mistök sem eru gerð vegna þess að til dæmis verkferlar eru ekki nógu skýrir eða nægilega vel farið eftir þeim og svo framvegis) Fordæmalausar aðstæður – eitthvað sem aldrei hefur gerst áður og í ólgusjó erfitt að átta sig á því hver lærdómurinn á að vera af því sem kom upp eða gerðist Þekkingarleysi Í grein á FastCompany bendir greinahöfundur líka á þá staðreynd að þegar mistök koma upp, kalla þau oft á mikil tilfinningaleg viðbrögð hjá okkur. Þess vegna sé best að ná áttum fyrst, róa aðeins taugarnar og velta því síðan fyrir okkur, hvernig best er að bregðast við þannig að lærdómur sé dreginn af því sem gerðist. Stóra málið er hins vegar: Hvernig geta vinnustaðir byggt upp þá menningu að almennt horfi starfsfólk á mistök sem eitthvað til að læra af? Þekkt staðreynd er að það sé að miklu leyti undir stjórnendum komið að svo sé. Þá ekki síst þeim sem leiðir í brúnni. Því ef leiðtoginn sjálfur er ekki líklegur til að sýna jákvæð og uppbyggileg viðbrögð við mistökum, eru litlar líkur á að starfsfólk geri það á vinnustaðnum almennt. Lítum á nokkur atriði sem sögð eru skipta máli: Sálfræðilegt öryggi: Starfsfólk verður að upplifa andrúmsloft vinnustaðarins þannig að það sé öruggt fyrir fólk að segja frá, ef eitthvað fer úrskeiðis. Fyrirsjáanleiki: Verkferlar eru dæmi um leið til að forðast mistök. Gallinn er bara sá að oft eru það þessi litlu nánast ósýnilegu atriði sem geta komið upp og galdurinn snýst því svolítið um að finna hvernig hægt er að spotta þessi atriði líka. Góð dæmisaga er frá Ford bílaframleiðandanum í Bandaríkjunum en hún er svona: Árið 2006 bættist við nýr stjórnandi til Ford, Alan Mulally og eitt af því fyrsta sem hann gerði var að innleiða litakerfi sem skiptist í þrjá liti: Gult, rautt og grænt. Græna ljósið þýddi þá auðvitað verkefni sem voru í góðum farvegi og að ganga vel. Gul verkefni sem mætti athuga betur og Rauð verkefni sem þyrftu fyrir alvöru nánari athugun. Á fyrsta stjórnendafundi sínum kallaði Mulally eftir litakóðum frá teyminu og fékk ekkert upp á borðið annað en allt grænt. Það var ekki fyrr en hann spurði einfaldlega hreint út: Er virkilega ekkert sem er ekki að ganga eins vel og skyldi? Sem hann fékk eitt gult merki um verkefni. Mulally brást við með klappi. Hrósaði viðkomandi fyrir gula spjaldið og segir sagan að eftir þetta, hafi allir fundir Mulally einkennst af mjög litríkum verkefnum. Það sem læra má af þessari sögu er einkum tvennt: Annars vegar einfalda leið til að reyna að draga fram umræður og nánari skoðun á því ófyrirsjáanlega: Lita-kóðar. Hins vegar hversu miklu máli skiptir að yfirmenn séu meðvitaðir um það sem markmið að efla þá menningu innan vinnustaðarins að mistök séu til þess eins að læra af og gera betur. Upplýstar ákvarðanir: Enn eitt atriðið er síðan að taka upplýstar ákvarðanir og sýna aga í því að ákvarðanir séu teknar að vel íhuguðu máli. Til þess að það sé mögulegt, þarf að liggja fyrir góð greining þannig að stuðst sé við gögn um það hvað best sé að gera. Oft vilja teymi drífa sig í gegnum þennan hluta. Jafnvel að sleppa þeirri vinnu sem felst í að vinna vel úr gögnum og greina. En góðir hlutir gerast hægt og það telst margsannað að undirbúningsvinna er alltaf líkleg til að skila meiri árangri. Þótt hún virðist svolítið taka tíma í upphafi. Að hrósa fyrir tilraunir: Í atvinnuauglýsingum er oftar en ekki talað um frumkvæði sem eftirsóttan eiginleika starfsfólks. En hvað er frumkvæði nema það sé fyrir alvöru virkjað innan vinnustaða? Að efla þennan eiginleika í starfsfólki þýðir líka að hrósa þarf fólki fyrir tilraunir og leiðir til lausna, þótt þær gangi ekki alltaf upp. Því hvernig annars eigum við að læra að gera betur? Að gera eitthvað sem er ekki frábært: Í nýsköpun er talað um prótó-týpur og í sjónvarpsframleiðslu er talað um pilot-þætti. Í raun er hér verið að tala um leiðir fyrir vinnustaða að leyfa sér að búa eitthvað til eða standa fyrir einhverju, þótt það takist ekki 100%. Hér snýst málið um að gleypa ekki fílinn í heilu lagi, heldur að leyfa okkur að prófa okkur aðeins áfram. Það sem virkar höldum við áfram með. Það sem virkar ekki sem skyldi, hættum við með eða breytum þannig að það virki betur. Til þess að þetta sé raunhæf leið, skiptir máli að hlutir eins og sálfræðilegt öryggi og góð samskipti séu til staðar, hrós fyrir tilraunir og uppbyggileg viðbrögð við því sem betur má fara. Því annars er hætta á að við bregðumst við í tilfinningalegu uppnámi, förum í vörn eða kennum öðrum upp og svo framvegis; eins og listað var upp hér að ofan um algeng viðbrögð við mistökum. Góðu ráðin Vinnustaðamenning Vinnustaðurinn Stjórnun Mannauðsmál Tengdar fréttir Öfund í vinnu og afbrýðisamir vinnufélagar Það getur verið erfitt að upplifa afbrýðisemi og öfund frá vinnufélögum. Að finnast maður varla geta fagnað áföngum því að við finnum svo sterkt að ákveðinn einstaklingur, jafnvel nokkrir, eru ekki að samgleðjast okkur. 25. mars 2024 07:01 Deilur og leiðindi við vinnufélaga og góð ráð Úff! Það geta auðvitað alls kyns mál komið upp í vinnunni. Sum jafnvel leiðinleg. Eins og það að deila við vinnufélaga. 15. mars 2024 07:01 Tilfinningin „að langa ekki til að fara í vinnuna“ Það er erfitt að líða þannig að langa ekki til að mæta til vinnu. Að fá hnút í magann á sunnudagskvöldum því að það er vinna daginn eftir. Að vera aldrei í tilhlökkun fyrir næsta dag, vegna þess að það er vinna daginn eftir. 23. febrúar 2024 07:00 Forstjóri Isavia: „Ein af mínum glímum er forðunarhegðun“ „Vissulega er það skrýtin upplifun að sitja með mínu fólki á fundi og segja „Ég heiti Sveinbjörn og ein af mínum glímum er forðunarhegðun.“ En ég er einfaldlega sannfærður um að ef ætlunin er að ná enn meiri árangri, snýst stóra verkefnið einfaldlega um að byrja á því að breyta hjá manni sjálfum,“ segir Sveinbjörn Indriðason forstjóri Isavia. 15. febrúar 2024 07:00 „Þar eru leiðtogar sem virðast hafa eitthvað extra“ „Það gerist oft í krísum að við áttum okkur á því að mögulega þarf vinnustaður að breyta vinnustaðamenningunni. Því það er í krísum sem við áttum okkur á því hvað hjá okkur er ekki að virka,“ segir Eyþór Eðvarðsson stjórnendaþjálfari og ráðgjafi hjá Þekkingarmiðlun. 14. febrúar 2024 07:00 Mest lesið Úrelt kerfi: „Síðan kom bara einhver bíll og tæmdi allt“ Atvinnulíf Sekta Google um meira en allan pening heimsins Viðskipti erlent Breytt skipurit og nýir stjórnendur hjá Sýn Viðskipti innlent Viðræðum slitið um samruna Samkaupa, Heimkaupa og Orkunnar Viðskipti innlent Sorp: Fólk að hoppa niður plastið í tunnunum til að þjappa því Atvinnulíf „Fyrsta verk er án gríns að fá mér lýsi og tékka á Vísi“ Atvinnulíf „Ekkert ósvipaður leikur og menn léku í bönkunum fyrir bankahrun“ Atvinnulíf Skellt í lás í Sambíóinu í Keflavík í kvöld Viðskipti innlent Hagnaður Arion banka eykst um tæpa tvo milljarða Viðskipti innlent Auknar líkur á annarri vaxtalækkun Viðskipti innlent Fleiri fréttir Úrelt kerfi: „Síðan kom bara einhver bíll og tæmdi allt“ Sorp: Fólk að hoppa niður plastið í tunnunum til að þjappa því „Ekkert ósvipaður leikur og menn léku í bönkunum fyrir bankahrun“ „Fyrsta verk er án gríns að fá mér lýsi og tékka á Vísi“ Kosningaspenna á vinnustöðum og rifrildi um pólitík Sif Jakobs: „Ekta demantar eru nú einfaldlega ræktaðir“ „Hörðustu samningaviðræðurnar voru við yngsta fólkið Eitraður starfsmaður og góð ráð „Enginn kvartað yfir því þegar ég hef skúrað“ Ekki trompast við fólk í vinnu eða á fundum „Síðan kemur í ljós að við erum í gjörólíkum störfum“ „Opinberi geirinn er að breytast og þar þarf mikinn fjölda verkefnastjóra“ B-týpa sem vill verða A en þarf tíma til að „morgna sig“ Fólki á helst að líða betur eftir vinnudaginn en þegar það mætti Slökkt á asanum: „Hljómar kannski auðveldlega en er það ekki“ Konurnar ofþreyttar en karlmenn vilja meiri frið til að vinna „Allir alltaf að segja að hann sé svo mjúkur“ „Frekar kvöldsvæfur heldur en morgunfúll“ Atvinnumissir: „Það var rosa skrýtið að lenda í þessu“ „En það hefur líka margt fallegt komið út úr þessu“ „Breytingaskeið kvenna hefur líka áhrif á karlavinnustaði“ „Það segir sig sjálft að við höfum endalausa orku“ Horfðu á hallærislegt sjónvarpsefni og úðuðu í sig bragðaref Að hætta að vera vandræðaleg í nýrri vinnu „Myndi alveg segja að hjartað í mér hafi verið í buxunum“ „Fjárfestar eru bara venjulegt fólk“ Gervigreind og tíska: Hafa nú þegar fengið 100 milljónir í styrki „Við eigum margar rómantískar stundir í vinnunni“ Langaði svakalega mikið í sleik við George Clooney Atvinnumissir: „Ég kunni nú ekki við að spyrja Jón beint“ Sjá meira
Erfiðara er að læra fyrir alvöru af mistökunum þegar þau eiga sér stað. Í grein sem birt var á Harvard Business Review eru eftirfarandi atriði nefnd sem algeng viðbrögð við því þegar mistök verða. Að kenna einhverjum um Að upplifa óréttlæti (að eitthvað hafi gerst vegna þess að eitthvað var ekki réttlátt….) Fyrirsjáanleg – vandamálin voru augljóslega til staðar (á sérstaklega við um mistök sem eru gerð vegna þess að til dæmis verkferlar eru ekki nógu skýrir eða nægilega vel farið eftir þeim og svo framvegis) Fordæmalausar aðstæður – eitthvað sem aldrei hefur gerst áður og í ólgusjó erfitt að átta sig á því hver lærdómurinn á að vera af því sem kom upp eða gerðist Þekkingarleysi Í grein á FastCompany bendir greinahöfundur líka á þá staðreynd að þegar mistök koma upp, kalla þau oft á mikil tilfinningaleg viðbrögð hjá okkur. Þess vegna sé best að ná áttum fyrst, róa aðeins taugarnar og velta því síðan fyrir okkur, hvernig best er að bregðast við þannig að lærdómur sé dreginn af því sem gerðist. Stóra málið er hins vegar: Hvernig geta vinnustaðir byggt upp þá menningu að almennt horfi starfsfólk á mistök sem eitthvað til að læra af? Þekkt staðreynd er að það sé að miklu leyti undir stjórnendum komið að svo sé. Þá ekki síst þeim sem leiðir í brúnni. Því ef leiðtoginn sjálfur er ekki líklegur til að sýna jákvæð og uppbyggileg viðbrögð við mistökum, eru litlar líkur á að starfsfólk geri það á vinnustaðnum almennt. Lítum á nokkur atriði sem sögð eru skipta máli: Sálfræðilegt öryggi: Starfsfólk verður að upplifa andrúmsloft vinnustaðarins þannig að það sé öruggt fyrir fólk að segja frá, ef eitthvað fer úrskeiðis. Fyrirsjáanleiki: Verkferlar eru dæmi um leið til að forðast mistök. Gallinn er bara sá að oft eru það þessi litlu nánast ósýnilegu atriði sem geta komið upp og galdurinn snýst því svolítið um að finna hvernig hægt er að spotta þessi atriði líka. Góð dæmisaga er frá Ford bílaframleiðandanum í Bandaríkjunum en hún er svona: Árið 2006 bættist við nýr stjórnandi til Ford, Alan Mulally og eitt af því fyrsta sem hann gerði var að innleiða litakerfi sem skiptist í þrjá liti: Gult, rautt og grænt. Græna ljósið þýddi þá auðvitað verkefni sem voru í góðum farvegi og að ganga vel. Gul verkefni sem mætti athuga betur og Rauð verkefni sem þyrftu fyrir alvöru nánari athugun. Á fyrsta stjórnendafundi sínum kallaði Mulally eftir litakóðum frá teyminu og fékk ekkert upp á borðið annað en allt grænt. Það var ekki fyrr en hann spurði einfaldlega hreint út: Er virkilega ekkert sem er ekki að ganga eins vel og skyldi? Sem hann fékk eitt gult merki um verkefni. Mulally brást við með klappi. Hrósaði viðkomandi fyrir gula spjaldið og segir sagan að eftir þetta, hafi allir fundir Mulally einkennst af mjög litríkum verkefnum. Það sem læra má af þessari sögu er einkum tvennt: Annars vegar einfalda leið til að reyna að draga fram umræður og nánari skoðun á því ófyrirsjáanlega: Lita-kóðar. Hins vegar hversu miklu máli skiptir að yfirmenn séu meðvitaðir um það sem markmið að efla þá menningu innan vinnustaðarins að mistök séu til þess eins að læra af og gera betur. Upplýstar ákvarðanir: Enn eitt atriðið er síðan að taka upplýstar ákvarðanir og sýna aga í því að ákvarðanir séu teknar að vel íhuguðu máli. Til þess að það sé mögulegt, þarf að liggja fyrir góð greining þannig að stuðst sé við gögn um það hvað best sé að gera. Oft vilja teymi drífa sig í gegnum þennan hluta. Jafnvel að sleppa þeirri vinnu sem felst í að vinna vel úr gögnum og greina. En góðir hlutir gerast hægt og það telst margsannað að undirbúningsvinna er alltaf líkleg til að skila meiri árangri. Þótt hún virðist svolítið taka tíma í upphafi. Að hrósa fyrir tilraunir: Í atvinnuauglýsingum er oftar en ekki talað um frumkvæði sem eftirsóttan eiginleika starfsfólks. En hvað er frumkvæði nema það sé fyrir alvöru virkjað innan vinnustaða? Að efla þennan eiginleika í starfsfólki þýðir líka að hrósa þarf fólki fyrir tilraunir og leiðir til lausna, þótt þær gangi ekki alltaf upp. Því hvernig annars eigum við að læra að gera betur? Að gera eitthvað sem er ekki frábært: Í nýsköpun er talað um prótó-týpur og í sjónvarpsframleiðslu er talað um pilot-þætti. Í raun er hér verið að tala um leiðir fyrir vinnustaða að leyfa sér að búa eitthvað til eða standa fyrir einhverju, þótt það takist ekki 100%. Hér snýst málið um að gleypa ekki fílinn í heilu lagi, heldur að leyfa okkur að prófa okkur aðeins áfram. Það sem virkar höldum við áfram með. Það sem virkar ekki sem skyldi, hættum við með eða breytum þannig að það virki betur. Til þess að þetta sé raunhæf leið, skiptir máli að hlutir eins og sálfræðilegt öryggi og góð samskipti séu til staðar, hrós fyrir tilraunir og uppbyggileg viðbrögð við því sem betur má fara. Því annars er hætta á að við bregðumst við í tilfinningalegu uppnámi, förum í vörn eða kennum öðrum upp og svo framvegis; eins og listað var upp hér að ofan um algeng viðbrögð við mistökum.
Góðu ráðin Vinnustaðamenning Vinnustaðurinn Stjórnun Mannauðsmál Tengdar fréttir Öfund í vinnu og afbrýðisamir vinnufélagar Það getur verið erfitt að upplifa afbrýðisemi og öfund frá vinnufélögum. Að finnast maður varla geta fagnað áföngum því að við finnum svo sterkt að ákveðinn einstaklingur, jafnvel nokkrir, eru ekki að samgleðjast okkur. 25. mars 2024 07:01 Deilur og leiðindi við vinnufélaga og góð ráð Úff! Það geta auðvitað alls kyns mál komið upp í vinnunni. Sum jafnvel leiðinleg. Eins og það að deila við vinnufélaga. 15. mars 2024 07:01 Tilfinningin „að langa ekki til að fara í vinnuna“ Það er erfitt að líða þannig að langa ekki til að mæta til vinnu. Að fá hnút í magann á sunnudagskvöldum því að það er vinna daginn eftir. Að vera aldrei í tilhlökkun fyrir næsta dag, vegna þess að það er vinna daginn eftir. 23. febrúar 2024 07:00 Forstjóri Isavia: „Ein af mínum glímum er forðunarhegðun“ „Vissulega er það skrýtin upplifun að sitja með mínu fólki á fundi og segja „Ég heiti Sveinbjörn og ein af mínum glímum er forðunarhegðun.“ En ég er einfaldlega sannfærður um að ef ætlunin er að ná enn meiri árangri, snýst stóra verkefnið einfaldlega um að byrja á því að breyta hjá manni sjálfum,“ segir Sveinbjörn Indriðason forstjóri Isavia. 15. febrúar 2024 07:00 „Þar eru leiðtogar sem virðast hafa eitthvað extra“ „Það gerist oft í krísum að við áttum okkur á því að mögulega þarf vinnustaður að breyta vinnustaðamenningunni. Því það er í krísum sem við áttum okkur á því hvað hjá okkur er ekki að virka,“ segir Eyþór Eðvarðsson stjórnendaþjálfari og ráðgjafi hjá Þekkingarmiðlun. 14. febrúar 2024 07:00 Mest lesið Úrelt kerfi: „Síðan kom bara einhver bíll og tæmdi allt“ Atvinnulíf Sekta Google um meira en allan pening heimsins Viðskipti erlent Breytt skipurit og nýir stjórnendur hjá Sýn Viðskipti innlent Viðræðum slitið um samruna Samkaupa, Heimkaupa og Orkunnar Viðskipti innlent Sorp: Fólk að hoppa niður plastið í tunnunum til að þjappa því Atvinnulíf „Fyrsta verk er án gríns að fá mér lýsi og tékka á Vísi“ Atvinnulíf „Ekkert ósvipaður leikur og menn léku í bönkunum fyrir bankahrun“ Atvinnulíf Skellt í lás í Sambíóinu í Keflavík í kvöld Viðskipti innlent Hagnaður Arion banka eykst um tæpa tvo milljarða Viðskipti innlent Auknar líkur á annarri vaxtalækkun Viðskipti innlent Fleiri fréttir Úrelt kerfi: „Síðan kom bara einhver bíll og tæmdi allt“ Sorp: Fólk að hoppa niður plastið í tunnunum til að þjappa því „Ekkert ósvipaður leikur og menn léku í bönkunum fyrir bankahrun“ „Fyrsta verk er án gríns að fá mér lýsi og tékka á Vísi“ Kosningaspenna á vinnustöðum og rifrildi um pólitík Sif Jakobs: „Ekta demantar eru nú einfaldlega ræktaðir“ „Hörðustu samningaviðræðurnar voru við yngsta fólkið Eitraður starfsmaður og góð ráð „Enginn kvartað yfir því þegar ég hef skúrað“ Ekki trompast við fólk í vinnu eða á fundum „Síðan kemur í ljós að við erum í gjörólíkum störfum“ „Opinberi geirinn er að breytast og þar þarf mikinn fjölda verkefnastjóra“ B-týpa sem vill verða A en þarf tíma til að „morgna sig“ Fólki á helst að líða betur eftir vinnudaginn en þegar það mætti Slökkt á asanum: „Hljómar kannski auðveldlega en er það ekki“ Konurnar ofþreyttar en karlmenn vilja meiri frið til að vinna „Allir alltaf að segja að hann sé svo mjúkur“ „Frekar kvöldsvæfur heldur en morgunfúll“ Atvinnumissir: „Það var rosa skrýtið að lenda í þessu“ „En það hefur líka margt fallegt komið út úr þessu“ „Breytingaskeið kvenna hefur líka áhrif á karlavinnustaði“ „Það segir sig sjálft að við höfum endalausa orku“ Horfðu á hallærislegt sjónvarpsefni og úðuðu í sig bragðaref Að hætta að vera vandræðaleg í nýrri vinnu „Myndi alveg segja að hjartað í mér hafi verið í buxunum“ „Fjárfestar eru bara venjulegt fólk“ Gervigreind og tíska: Hafa nú þegar fengið 100 milljónir í styrki „Við eigum margar rómantískar stundir í vinnunni“ Langaði svakalega mikið í sleik við George Clooney Atvinnumissir: „Ég kunni nú ekki við að spyrja Jón beint“ Sjá meira
Öfund í vinnu og afbrýðisamir vinnufélagar Það getur verið erfitt að upplifa afbrýðisemi og öfund frá vinnufélögum. Að finnast maður varla geta fagnað áföngum því að við finnum svo sterkt að ákveðinn einstaklingur, jafnvel nokkrir, eru ekki að samgleðjast okkur. 25. mars 2024 07:01
Deilur og leiðindi við vinnufélaga og góð ráð Úff! Það geta auðvitað alls kyns mál komið upp í vinnunni. Sum jafnvel leiðinleg. Eins og það að deila við vinnufélaga. 15. mars 2024 07:01
Tilfinningin „að langa ekki til að fara í vinnuna“ Það er erfitt að líða þannig að langa ekki til að mæta til vinnu. Að fá hnút í magann á sunnudagskvöldum því að það er vinna daginn eftir. Að vera aldrei í tilhlökkun fyrir næsta dag, vegna þess að það er vinna daginn eftir. 23. febrúar 2024 07:00
Forstjóri Isavia: „Ein af mínum glímum er forðunarhegðun“ „Vissulega er það skrýtin upplifun að sitja með mínu fólki á fundi og segja „Ég heiti Sveinbjörn og ein af mínum glímum er forðunarhegðun.“ En ég er einfaldlega sannfærður um að ef ætlunin er að ná enn meiri árangri, snýst stóra verkefnið einfaldlega um að byrja á því að breyta hjá manni sjálfum,“ segir Sveinbjörn Indriðason forstjóri Isavia. 15. febrúar 2024 07:00
„Þar eru leiðtogar sem virðast hafa eitthvað extra“ „Það gerist oft í krísum að við áttum okkur á því að mögulega þarf vinnustaður að breyta vinnustaðamenningunni. Því það er í krísum sem við áttum okkur á því hvað hjá okkur er ekki að virka,“ segir Eyþór Eðvarðsson stjórnendaþjálfari og ráðgjafi hjá Þekkingarmiðlun. 14. febrúar 2024 07:00