Varðveisla skjala og persónuvernd Svanhildur Bogadóttir skrifar 3. júlí 2018 07:00 Persónuvernd og vinnsla persónuupplýsinga er nátengd skjalastjórn og skjalavörslu opinberra aðila. Á nær hverjum degi leita einstaklingar til Borgarskjalasafns Reykjavíkur eftir skjölum og upplýsingum sem tengjast lífi þeirra með einum eða öðrum hætti. Stundum er þar um að ræða upplýsingar um lóðir, hús eða skipulag hverfis. Einnig er óskað afrita af trúnaðarupplýsingum um aðilana sjálfa. Slík trúnaðargögn varða oft hagsmuni og mikilvæg réttindi einstaklinga og geta því haft áhrif á líf þeirra. Dæmi um það eru til dæmis greiningargögn, barnaverndarmál, einkunnir og fleira. Það að skjölin hafi varðveist getur skipt einstaklingana miklu máli. Til dæmis kom maður á Borgarskjalasafn í síðasta mánuði. Hann hafði sótt um nám í framhaldsháskóla erlendis en verið synjað um skólavist vegna þess að hann gat ekki framvísað prófskírteini eða öðru er staðfesti að hann hefði lokið grunnskólaprófi. Á safninu fundust bæði kladdar frá skólanum sem báru með sér að hann hafði verið þar í 10. bekk og ljósmynd sem tekin var á útskriftarhátíð skólans. Hann hafði samband við erlenda framhaldsskólann og fékk að vita að þetta myndi nægja honum til að fá inngöngu í skólann. Það skipti hann því miklu máli að þessi gögn voru til. Annar maður kom í afgreiðslu Borgarskjalasafns, sem var nýbyrjaður á nýjum vinnustað. Vegna vinnustaðaleiks voru allir beðnir um að koma með myndir af sér frá því að þeir voru krakkar. Hann hafði í æsku verið í fóstri á vegum barnaverndaryfirvalda, minni hans frá þeim tíma var gloppótt og hann átti engar slíkar myndir. Í möppu hans frá barnaverndaryfirvöldum voru ljósmyndir frá þessum tíma og fékk hann afrit af þeim. Hann tjáði starfsmanni að þetta hefði mjög mikla þýðingu fyrir sig.Undirbúningur og innleiðing á nýjum persónuverndarlögum Þann 13. júní sl. samþykkti Alþingi ný lög um persónuvernd og vinnslu persónuupplýsinga. Um er að ræða ný heildarlög um persónuvernd og vinnslu persónuupplýsinga sem leysa af hólmi eldri lög. Um er að ræða grundvallarlöggjöf er varðar mannréttindi einstaklinga. Það skaut því skökku við að frumvarp að lögunum var lagt fyrir Alþingi 28. maí og gafst því allt of stuttur tími til að skrifa umsagnir um frumvarpið. Til að mynda fékk Borgarskjalasafn einungis átta daga til þess að skrifa sína umsögn. Frumvarpið var afar umfangsmikið, samtals 147 blaðsíður með greinargerð. Því miður var frumvarpið samþykkt nær óbreytt þrátt fyrir fjölda athugasemda á hinum stutta umsagnartíma. Lögin eru flókin og torskilin almenningi. Óæskilegt er að slík lög sem varða réttindi einstaklinga séu þannig að þeim sé í raun ofviða að skilja inntak laganna og átta sig á réttindum sínum. „Það á ekki að þurfa lögfræðinga til að geta uppfyllt lögin eða skýrt,“ sagði í umsögn Borgarskjalasafns um frumvarpið. Einnig eru lögin óljós fyrir ábyrgðaraðila um hvað eigi að gera til að uppfylla skilyrði laganna; hvað megi og hvað megi ekki. Má eyða persónuupplýsingum? Lögin um persónuvernd og vinnslu persónuupplýsinga tengjast annarri grundvallarlöggjöf um réttindi almennings, eins og stjórnsýslulögum, upplýsingalögum og lögum um opinber skjalasöfn. Markmið þeirra síðastnefndu er einmitt að tryggja gegnsæi, vörslu og örugga meðferð skjala með réttindi borgaranna, hag stjórnsýslunnar og varðveislu sögu íslensku þjóðarinnar að leiðarljósi. Vegna þess hve óskýr persónuverndarlögin eru hefur víða orðið vart við misskilning varðandi varðveislu á persónuupplýsingum. Borið hefur á því að aðilar innan stjórnsýslunnar telji að með nýjum persónuverndarlögum verði þeim heimilt eða skylt að eyða persónuupplýsingum sem myndast í starfseminni. Eins og Borgarskjalasafn hefur margoft bent á er mjög mikilvægt að eyða þessum útbreidda misskilningi. Það getur valdið einstaklingum og stjórnvöldum miklum skaða verði skjölum eytt í heimildarleysi. Þetta er hættulegur misskilningur. Það sem er búið að eyða verður ekki endurheimt. Varðveisluskylda í stjórnsýslu ríkisins og hjá sveitarfélögum Rétt er að árétta að ekkert hefur breyst varðandi varðveisluskyldu opinberra aðila, svo sem ríkisstofnana, sveitarfélaga og stofnana þeirra. Lykilatriði í skjalavörslu þessara aðila er að hún sé fagleg og unnin með skipulögðum hætti, hvort sem um er að ræða minni eða stærri aðila. Vinna þarf skjalavistunaráætlanir og fá samþykki opinbers skjalasafns fyrir þeim samkvæmt gildandi lögum og reglum. Í slíkri skjalavistunaráætlun er skilgreint hvaða skjöl beri að varðveita og með hvaða hætti. Vönduð vinnubrögð í þessum efnum er í raun forsenda allrar persónuverndar hjá opinberum stofnunum. Skjalavarsla opinberra aðila er ekki einkamál þeirra, heldur er hún lögbundin. Henni er ætlað að auka gegnsæi, skilvirkni og skráningu ákvarðana og ekki síst að gera sönnun mögulega í réttindamálum einstaklinga. Skjalavarslan skiptir okkur öll máli og það á að vera metnaðarmál hverrar stofnunar að hún uppfylli lagakröfur.Höfundur er borgarskjalavörður Viltu birta grein á Vísi? Sendu okkur póst. Senda grein Birtist í Fréttablaðinu Mest lesið Braggablús Ölmu Eyþór Kristleifsson Skoðun Kosningabaráttan er kostuð af þér Ragnar Sigurður Kristjánsson Skoðun Heilbrigðiskerfi framtíðarinnar Victor Guðmundsson Skoðun Af hverju ætti ég að standa með kennurum? Stefán Birgir Jóhannesson Skoðun Helvítis Píratarnir Unnar Þór Sæmundsson Skoðun Ráðherrann Gísli Hvanndal Jakobsson Skoðun Er „woke-ismi“ genginn of langt? Tanja Mjöll Ísfjörð Magnúsdóttir Skoðun Dýrkeypt jólagjöf Áslaug Arna Sigurbjörnsdóttir Skoðun Reikningskúnstir Ragnars Þórs Björn Leví Gunnarsson Skoðun Sálfræðiþjónusta: Ég var heppinn að pabbi hafi greinst með krabbamein Davíð Brynjar Sigurjónsson Skoðun Skoðun Skoðun Að standa vörð um þjóðina Eiríkur S. Svavarsson skrifar Skoðun Jöfn tækifæri í boði Sjálfstæðisflokksins Snorri Ingimarsson skrifar Skoðun Íslendingar, ekki vera fávitar! Tómas Ellert Tómasson skrifar Skoðun Náttúran er stærsta kosningamálið Skúli Skúlason skrifar Skoðun Ásýnd spillingar Jón Ármann Steinsson skrifar Skoðun Pólitík í pípunum Áslaug Arna Sigurbjörnsdóttir skrifar Skoðun Veldu Viðreisn Katrín Sigríður J Steingrímsdóttir skrifar Skoðun Hugsi eftir íbúafund gærdagsins Jón Hjörleifur Stefánsson skrifar Skoðun Framtíðin er í húfi Ásmundur Einar Daðason skrifar Skoðun Drodzy Polacy Jóhann Karl Sigurðsson skrifar Skoðun Fáránleg fjármálastjórn Sigurður Oddsson skrifar Skoðun Fyrirsjáanleiki fyrir ferðaþjónustuna Hanna Katrín Friðriksson skrifar Skoðun Sjávarútvegurinn - Unga fólkið er framtíðin Arnar Jónsson,Hreinn Pétursson skrifar Skoðun Hver verða lykilgildin í næsta stjórnarsáttmála? Gunnar Hersveinn skrifar Skoðun Ungt fólk í Hafnarfirði stendur með Rósu Guðbjartsdóttur Hópur ungs fólks í Hafnarfirði skrifar Skoðun Kjósum frið Guttormur Þorsteinsson skrifar Skoðun Af hverju kýs ég frjálslyndi og frelsi? Thelma Rut Haukdal Magnúsdóttir skrifar Skoðun Píratar, frumkvöðlar í íslenskum stjórnmálum Helga Völundardóttir skrifar Skoðun Lilja lofar öllu fögru Björn B Björnsson skrifar Skoðun Siðlaus einkavæðing gegn almannahagsmunum Finnbjörn A. Hermannsson,Sonja Ýr Þorbergsdóttir skrifar Skoðun Reikningskúnstir Ragnars Þórs Björn Leví Gunnarsson skrifar Skoðun Sögulegt tækifæri Logi Einarsson,Eydís Ásbjörnsdóttir,Sæunn Gísladóttir,Sindri S. Kristjánsson skrifar Skoðun X í C fyrir framtíð á Íslandi Lovísa Oktovía Eyvindsdóttir skrifar Skoðun Kosið um stefnu Axel Jón Ellenarson skrifar Skoðun Byggjum og náum niður vöxtum og verðbólgu Eyjólfur Ármannsson skrifar Skoðun Ríkisstjórnir síðustu ára hafa vanrækt barnamál Lúðvík Júlíusson skrifar Skoðun Opnum fjöldahjálparstöð! Aðalheiður Jónsdóttir skrifar Skoðun Öflug garðyrkja – lykill að matvælaöryggi og grænni framtíð Guðrún Hafsteinsdóttir,Vilhjálmur Árnason skrifar Skoðun Vinnum gullið, stór áfangi inn í bjarta framtíð íþrótta á Íslandi Vésteinn Hafsteinsson skrifar Skoðun HSU réttir upp hönd í aðdraganda Alþingiskosninga Díana Óskarsdóttir skrifar Sjá meira
Persónuvernd og vinnsla persónuupplýsinga er nátengd skjalastjórn og skjalavörslu opinberra aðila. Á nær hverjum degi leita einstaklingar til Borgarskjalasafns Reykjavíkur eftir skjölum og upplýsingum sem tengjast lífi þeirra með einum eða öðrum hætti. Stundum er þar um að ræða upplýsingar um lóðir, hús eða skipulag hverfis. Einnig er óskað afrita af trúnaðarupplýsingum um aðilana sjálfa. Slík trúnaðargögn varða oft hagsmuni og mikilvæg réttindi einstaklinga og geta því haft áhrif á líf þeirra. Dæmi um það eru til dæmis greiningargögn, barnaverndarmál, einkunnir og fleira. Það að skjölin hafi varðveist getur skipt einstaklingana miklu máli. Til dæmis kom maður á Borgarskjalasafn í síðasta mánuði. Hann hafði sótt um nám í framhaldsháskóla erlendis en verið synjað um skólavist vegna þess að hann gat ekki framvísað prófskírteini eða öðru er staðfesti að hann hefði lokið grunnskólaprófi. Á safninu fundust bæði kladdar frá skólanum sem báru með sér að hann hafði verið þar í 10. bekk og ljósmynd sem tekin var á útskriftarhátíð skólans. Hann hafði samband við erlenda framhaldsskólann og fékk að vita að þetta myndi nægja honum til að fá inngöngu í skólann. Það skipti hann því miklu máli að þessi gögn voru til. Annar maður kom í afgreiðslu Borgarskjalasafns, sem var nýbyrjaður á nýjum vinnustað. Vegna vinnustaðaleiks voru allir beðnir um að koma með myndir af sér frá því að þeir voru krakkar. Hann hafði í æsku verið í fóstri á vegum barnaverndaryfirvalda, minni hans frá þeim tíma var gloppótt og hann átti engar slíkar myndir. Í möppu hans frá barnaverndaryfirvöldum voru ljósmyndir frá þessum tíma og fékk hann afrit af þeim. Hann tjáði starfsmanni að þetta hefði mjög mikla þýðingu fyrir sig.Undirbúningur og innleiðing á nýjum persónuverndarlögum Þann 13. júní sl. samþykkti Alþingi ný lög um persónuvernd og vinnslu persónuupplýsinga. Um er að ræða ný heildarlög um persónuvernd og vinnslu persónuupplýsinga sem leysa af hólmi eldri lög. Um er að ræða grundvallarlöggjöf er varðar mannréttindi einstaklinga. Það skaut því skökku við að frumvarp að lögunum var lagt fyrir Alþingi 28. maí og gafst því allt of stuttur tími til að skrifa umsagnir um frumvarpið. Til að mynda fékk Borgarskjalasafn einungis átta daga til þess að skrifa sína umsögn. Frumvarpið var afar umfangsmikið, samtals 147 blaðsíður með greinargerð. Því miður var frumvarpið samþykkt nær óbreytt þrátt fyrir fjölda athugasemda á hinum stutta umsagnartíma. Lögin eru flókin og torskilin almenningi. Óæskilegt er að slík lög sem varða réttindi einstaklinga séu þannig að þeim sé í raun ofviða að skilja inntak laganna og átta sig á réttindum sínum. „Það á ekki að þurfa lögfræðinga til að geta uppfyllt lögin eða skýrt,“ sagði í umsögn Borgarskjalasafns um frumvarpið. Einnig eru lögin óljós fyrir ábyrgðaraðila um hvað eigi að gera til að uppfylla skilyrði laganna; hvað megi og hvað megi ekki. Má eyða persónuupplýsingum? Lögin um persónuvernd og vinnslu persónuupplýsinga tengjast annarri grundvallarlöggjöf um réttindi almennings, eins og stjórnsýslulögum, upplýsingalögum og lögum um opinber skjalasöfn. Markmið þeirra síðastnefndu er einmitt að tryggja gegnsæi, vörslu og örugga meðferð skjala með réttindi borgaranna, hag stjórnsýslunnar og varðveislu sögu íslensku þjóðarinnar að leiðarljósi. Vegna þess hve óskýr persónuverndarlögin eru hefur víða orðið vart við misskilning varðandi varðveislu á persónuupplýsingum. Borið hefur á því að aðilar innan stjórnsýslunnar telji að með nýjum persónuverndarlögum verði þeim heimilt eða skylt að eyða persónuupplýsingum sem myndast í starfseminni. Eins og Borgarskjalasafn hefur margoft bent á er mjög mikilvægt að eyða þessum útbreidda misskilningi. Það getur valdið einstaklingum og stjórnvöldum miklum skaða verði skjölum eytt í heimildarleysi. Þetta er hættulegur misskilningur. Það sem er búið að eyða verður ekki endurheimt. Varðveisluskylda í stjórnsýslu ríkisins og hjá sveitarfélögum Rétt er að árétta að ekkert hefur breyst varðandi varðveisluskyldu opinberra aðila, svo sem ríkisstofnana, sveitarfélaga og stofnana þeirra. Lykilatriði í skjalavörslu þessara aðila er að hún sé fagleg og unnin með skipulögðum hætti, hvort sem um er að ræða minni eða stærri aðila. Vinna þarf skjalavistunaráætlanir og fá samþykki opinbers skjalasafns fyrir þeim samkvæmt gildandi lögum og reglum. Í slíkri skjalavistunaráætlun er skilgreint hvaða skjöl beri að varðveita og með hvaða hætti. Vönduð vinnubrögð í þessum efnum er í raun forsenda allrar persónuverndar hjá opinberum stofnunum. Skjalavarsla opinberra aðila er ekki einkamál þeirra, heldur er hún lögbundin. Henni er ætlað að auka gegnsæi, skilvirkni og skráningu ákvarðana og ekki síst að gera sönnun mögulega í réttindamálum einstaklinga. Skjalavarslan skiptir okkur öll máli og það á að vera metnaðarmál hverrar stofnunar að hún uppfylli lagakröfur.Höfundur er borgarskjalavörður
Sálfræðiþjónusta: Ég var heppinn að pabbi hafi greinst með krabbamein Davíð Brynjar Sigurjónsson Skoðun
Skoðun Ungt fólk í Hafnarfirði stendur með Rósu Guðbjartsdóttur Hópur ungs fólks í Hafnarfirði skrifar
Skoðun Siðlaus einkavæðing gegn almannahagsmunum Finnbjörn A. Hermannsson,Sonja Ýr Þorbergsdóttir skrifar
Skoðun Sögulegt tækifæri Logi Einarsson,Eydís Ásbjörnsdóttir,Sæunn Gísladóttir,Sindri S. Kristjánsson skrifar
Skoðun Öflug garðyrkja – lykill að matvælaöryggi og grænni framtíð Guðrún Hafsteinsdóttir,Vilhjálmur Árnason skrifar
Skoðun Vinnum gullið, stór áfangi inn í bjarta framtíð íþrótta á Íslandi Vésteinn Hafsteinsson skrifar
Sálfræðiþjónusta: Ég var heppinn að pabbi hafi greinst með krabbamein Davíð Brynjar Sigurjónsson Skoðun