Einungis fengið gögn úr þremur prósentum af rafrænum gagnakerfum ríkisins Atli Ísleifsson skrifar 1. júlí 2020 07:59 Þjóðskjalasafn Íslands við Laugaveg. Þjóðskjalasafn hefur einungis fengið gögn úr þremur prósentum af rafrænum gagnakerfum ríkisins og er hætta á að mikilvægar upplýsingar ríkisins geti glatast. Þetta kemur fram í nýrri skýrslu Þjóðskjalasafns Íslands sem unnin er úr könnun á meðferð skjala hjá afhendingarskyldum aðilum ríkisins sem framkvæmd var í febrúar. Þar sem segir að heilbrigðisstofnanir, dómstólar og lögregluembætti standi sig illa er kemur að því að uppfylla lög og reglur sem lúta að skjalavörslu og skjalastjórn. Í tilkynningu frá stofnuninni segir að könnunin leiði í ljós að þótt skjalavarsla og skjalastjórn ríkisins fari batnandi miðað við fyrri kannanir frá 2012 og 2016, þá sé enn víða pottur brotinn. Aðbúnaður í skjalageymslum sé almennt ekki nægilega góður og meðferð á tölvupóstum ábótavant. Á móti komi að ýmislegt horfi til betri vegar, til að mynda að störfum skjalastjóra hafi fjölgað og óheimil eyðing gagna sé nánast úr sögunni. Rafræn skjalavarsla skammt á veg komin „Í skýrslu Þjóðskjalasafns segir einnig að alvarlegt sé hve rafræn skjalavarsla ríkisins sé skammt á veg komin. Samkvæmt könnuninni eru 1.400 rafræn gagnakerfi í notkun hjá ríkinu en Þjóðskjalasafn hefur aðeins fengið tilkynningar um 20% þessara kerfa og gögn úr aðeins 40 gagnakerfum hafa verið afhent safninu til varðveislu, eða 3%. Þjóðskjalavörður segir mikilvægt að ríkið í heild setji sér markmið um að innan fárra ára verði það að mestu komið í rafræna skjalavörslu og pappírsskjalavarsla víki. Hagsmunir einstaklinga geta verið í húfi Ein afleiðing þess að ríkið hugi ekki að varðveislu rafrænna gagna getur verið sú að mikilvægar upplýsingar ríkisins tapist. Það getur haft ýmis neikvæð áhrif, s.s. að upplýsingaréttur almennings sé ekki virkur því gögn finnast ekki þegar á þarf að halda. Þá þýðir ástandið í rafrænum skjalamálum ríkisins einnig að miklu meira magn pappírsskjala er nú að finna hjá þeim sem eru afhendingarskyldir á gögnum sínum til Þjóðskjalasafns en í fyrri könnunum safnsins. Mörg hundruð stofnunum og lögaðilum á Íslandi er skylt að afhenda Þjóðskjalasafninu öll sín gögn til varðveislu,“ segir í tilkynningunni. Stjórnsýsla Mest lesið Stefna á víðtækar ferðatakmarkanir Erlent Vefmyndavél Vísis á Reykjanesskaganum Innlent Óttast að missa úrræðið sem breytti lífi hennar Innlent Hringvegurinn styttist um tólf kílómetra fyrir lok árs Innlent Opnuðu ónothæft meðferðarheimili rétt fyrir kosningar Innlent Að minnsta kosti 37 látnir eftir ofsaveður Erlent Hefur tröllatrú á að samningar náist svo „Ladderíið“ geti haldið áfram Innlent Barnavernd veigri sér ekki við að taka á málum barna af erlendum uppruna Innlent Trump og Pútín ræða „skiptingu eigna“ í Úkraínu Erlent Börn Hackmans ekki í erfðaskránni en erfa hann samt Erlent Fleiri fréttir Óttast að missa úrræðið sem breytti lífi hennar Hringvegurinn styttist um tólf kílómetra fyrir lok árs Hefur tröllatrú á að samningar náist svo „Ladderíið“ geti haldið áfram Opnuðu ónothæft meðferðarheimili rétt fyrir kosningar Galasýning á hestum og dansað við stóðhest Barnavernd veigri sér ekki við að taka á málum barna af erlendum uppruna Tveir handteknir vegna líkamsárása Hræðileg staða, tap vegna leikaraverkfalls og dansandi stóðhestur Vefmyndavél Vísis á Reykjanesskaganum Veruleg fækkun skemmtiskipa á Vestfjörðum í sumar Ríkið taki að sér mál barna með fjölþættan vanda „Stjórn Leikfélagsins hefur fullkomlega brugðist“ Gripið verði inn í strax í leikskóla Ætlaði að kaupa rafhlaupahjól en var rændur Sjötti úrskurðaður í gæsluvarðhald Hjólakaup sem enduðu í vopnuðu ráni og börn í vanda Hvað má læra af Covid, börn í vanda og ríkisbuddan í Sprengisandi Hótað með hníf og rændur í miðbænum Muni eyða síðustu stundunum með sínum nánustu við slæmar aðstæður Áreitið hafði mikil áhrif 16 klukkutíma ferð 12 vörubíla með sex timburhús á Húsavík Ekki útilokað að það gjósi á næstu klukkustundum Yfirvofandi eldgos og íslandsmeistarmót í Ólsen ólsen Hundrað manns ræddu umhverfismálin Rannsókninni miðar vel áfram Svört skýrsla komi ekki á óvart Rabarbarafélag stofnað á Blönduósi í dag Neyðarvistun í fangaklefa gróft brot á réttindum barna Sjá ekki fyrir sér framtíð í heimalandi sínu Höfðu ríflega fimm milljónir upp úr búðarhnupli Sjá meira
Þjóðskjalasafn hefur einungis fengið gögn úr þremur prósentum af rafrænum gagnakerfum ríkisins og er hætta á að mikilvægar upplýsingar ríkisins geti glatast. Þetta kemur fram í nýrri skýrslu Þjóðskjalasafns Íslands sem unnin er úr könnun á meðferð skjala hjá afhendingarskyldum aðilum ríkisins sem framkvæmd var í febrúar. Þar sem segir að heilbrigðisstofnanir, dómstólar og lögregluembætti standi sig illa er kemur að því að uppfylla lög og reglur sem lúta að skjalavörslu og skjalastjórn. Í tilkynningu frá stofnuninni segir að könnunin leiði í ljós að þótt skjalavarsla og skjalastjórn ríkisins fari batnandi miðað við fyrri kannanir frá 2012 og 2016, þá sé enn víða pottur brotinn. Aðbúnaður í skjalageymslum sé almennt ekki nægilega góður og meðferð á tölvupóstum ábótavant. Á móti komi að ýmislegt horfi til betri vegar, til að mynda að störfum skjalastjóra hafi fjölgað og óheimil eyðing gagna sé nánast úr sögunni. Rafræn skjalavarsla skammt á veg komin „Í skýrslu Þjóðskjalasafns segir einnig að alvarlegt sé hve rafræn skjalavarsla ríkisins sé skammt á veg komin. Samkvæmt könnuninni eru 1.400 rafræn gagnakerfi í notkun hjá ríkinu en Þjóðskjalasafn hefur aðeins fengið tilkynningar um 20% þessara kerfa og gögn úr aðeins 40 gagnakerfum hafa verið afhent safninu til varðveislu, eða 3%. Þjóðskjalavörður segir mikilvægt að ríkið í heild setji sér markmið um að innan fárra ára verði það að mestu komið í rafræna skjalavörslu og pappírsskjalavarsla víki. Hagsmunir einstaklinga geta verið í húfi Ein afleiðing þess að ríkið hugi ekki að varðveislu rafrænna gagna getur verið sú að mikilvægar upplýsingar ríkisins tapist. Það getur haft ýmis neikvæð áhrif, s.s. að upplýsingaréttur almennings sé ekki virkur því gögn finnast ekki þegar á þarf að halda. Þá þýðir ástandið í rafrænum skjalamálum ríkisins einnig að miklu meira magn pappírsskjala er nú að finna hjá þeim sem eru afhendingarskyldir á gögnum sínum til Þjóðskjalasafns en í fyrri könnunum safnsins. Mörg hundruð stofnunum og lögaðilum á Íslandi er skylt að afhenda Þjóðskjalasafninu öll sín gögn til varðveislu,“ segir í tilkynningunni.
Stjórnsýsla Mest lesið Stefna á víðtækar ferðatakmarkanir Erlent Vefmyndavél Vísis á Reykjanesskaganum Innlent Óttast að missa úrræðið sem breytti lífi hennar Innlent Hringvegurinn styttist um tólf kílómetra fyrir lok árs Innlent Opnuðu ónothæft meðferðarheimili rétt fyrir kosningar Innlent Að minnsta kosti 37 látnir eftir ofsaveður Erlent Hefur tröllatrú á að samningar náist svo „Ladderíið“ geti haldið áfram Innlent Barnavernd veigri sér ekki við að taka á málum barna af erlendum uppruna Innlent Trump og Pútín ræða „skiptingu eigna“ í Úkraínu Erlent Börn Hackmans ekki í erfðaskránni en erfa hann samt Erlent Fleiri fréttir Óttast að missa úrræðið sem breytti lífi hennar Hringvegurinn styttist um tólf kílómetra fyrir lok árs Hefur tröllatrú á að samningar náist svo „Ladderíið“ geti haldið áfram Opnuðu ónothæft meðferðarheimili rétt fyrir kosningar Galasýning á hestum og dansað við stóðhest Barnavernd veigri sér ekki við að taka á málum barna af erlendum uppruna Tveir handteknir vegna líkamsárása Hræðileg staða, tap vegna leikaraverkfalls og dansandi stóðhestur Vefmyndavél Vísis á Reykjanesskaganum Veruleg fækkun skemmtiskipa á Vestfjörðum í sumar Ríkið taki að sér mál barna með fjölþættan vanda „Stjórn Leikfélagsins hefur fullkomlega brugðist“ Gripið verði inn í strax í leikskóla Ætlaði að kaupa rafhlaupahjól en var rændur Sjötti úrskurðaður í gæsluvarðhald Hjólakaup sem enduðu í vopnuðu ráni og börn í vanda Hvað má læra af Covid, börn í vanda og ríkisbuddan í Sprengisandi Hótað með hníf og rændur í miðbænum Muni eyða síðustu stundunum með sínum nánustu við slæmar aðstæður Áreitið hafði mikil áhrif 16 klukkutíma ferð 12 vörubíla með sex timburhús á Húsavík Ekki útilokað að það gjósi á næstu klukkustundum Yfirvofandi eldgos og íslandsmeistarmót í Ólsen ólsen Hundrað manns ræddu umhverfismálin Rannsókninni miðar vel áfram Svört skýrsla komi ekki á óvart Rabarbarafélag stofnað á Blönduósi í dag Neyðarvistun í fangaklefa gróft brot á réttindum barna Sjá ekki fyrir sér framtíð í heimalandi sínu Höfðu ríflega fimm milljónir upp úr búðarhnupli Sjá meira