Óboðlegt ástand skjalavörslu ríkisins Þórir Helgi Sigvaldason skrifar 3. júlí 2020 14:00 Nýverið voru fluttar fréttir af niðurstöðum skýrslu Þjóðskjalasafns Íslands um skjalavörslu og skjalastjórn stofnana íslenska ríkisins. Skýrslan, líkt og eldri skýrslur safnsins um sama efni, sýnir að skjalavarsla er ríkisstofnana samræmist ekki lagaboðum og mikil vinna er fyrir höndum til að tryggja langtímavarðveislu upplýsinga hins opinbera. Sú mikla bót hefur orðið á stjórnsýslunni undanfarið að hún er að miklu leyti orðin rafræn. Í skýrslu Þjóðskjalasafns kemur hins vegar fram að safninu hafi aðeins borist gögn úr 3% þeirra rafrænu skjalakerfa sem í notkun eru hjá ríkisstofnunum og að safninu hafi aðeins verið tilkynnt um notkun 20% þeirra. Þetta er bagalegt ástand, enda hvílir rík lagaskylda á opinberum aðilum að skila öllum sínum gögnum til opinberra skjalasafna. Skjalavarsla opinberra aðila er lögbundin. Starfsmönnum ríkis og sveitarfélaga er því ekki frjálst að meðhöndla skjöl og gögn sem til verða í tengslum við störf þeirra með hvaða hætti sem er. Stjórnvöldum ber lagaskylda til að afhenda skjalasöfn sín til opinberra skjalasafna og óheimilt er að eyða skjölum opinberra aðila nema með sérstakri heimild. Í skýrslu Þjóðskjalasafns segir að óheimil eyðing gagna sé næstum úr sögunni. Undirritaður efast verulega að hvert og eitt skjal, þ.á.m. allir tölvupóstar, sem einhverja tengingu hafa við verkefni ríkisins sé réttilega vistað og aðgengilegt í viðurkenndu skjalakerfi. Þá eru vísbendingar um að ástand skjalavörslu sveitarfélaganna sé litlu betra. Nægir að vísa til skýrslu innri endurskoðunar Reykjavíkurborgar um endurgerð bygginga við Nauthólsveg 100, þ.e. um hinn svokallaða Bragga. Niðurstaða innri endurskoðunar var meðal annars að skjalastjórn og skjalavarsla í tengslum við verkefnið hafi verið óvönduð og að upplýsingar um ákvarðanir hafi tapast. Þá var talið að meðferð skjala hafi hvorki verið í samræmi við lög um opinber skjalasöfn né skjalastefnu Reykjavíkurborgar. Niðurstaða skýrslu Borgarskjalasafns Reykjavíkur um skjalavörslu í tengslum við framkvæmdina var áþekk. Skyldan til að varðveita opinber skjöl stafar ekki af söfnunaráráttu þjóðskjalavarðar og starfsliðs hans, heldur er gríðarlega mikilvægt að varðveita opinber skjöl til þess að tryggja gagnsæi stjórnsýslunnar og ábyrgð þeirra sem sýsla með opinbera hagsmuni. Vönduð skjalavarsla er grundvallarforsenda þess að almenningur og fjölmiðlar fái notið þess aðgangs að skjölum og gögnum stjórnvalda sem tryggður er í upplýsingalögum. Slíkt tryggir að almenningur og fjölmiðlar geti haft eftirlit með aðgerðum og starfsháttum stjórnvalda, stuðlar að vönduðum vinnubrögðum og eykur trúverðugleika stjórnvalda. Þar sem skjöl og gögn eru varðveitt þar þrífst ekki spilling. Höfundur er lögmaður hjá Lögmönnum Laugardal og starfaði áður sem lögfræðingur Borgarskjalasafns Reykjavíkur. Viltu birta grein á Vísi? Sendu okkur póst. Senda grein Stjórnsýsla Mest lesið „Eru ekki allir pínu einhverfir í dag?“ Andrea Ólafsdóttir Skoðun Að verða fórnarlamb íslenskra skattyfirvalda Arnar Pálsson Skoðun Vatnið og tíminn Ari Trausti Guðmundsson Skoðun Loftslagsávinningur Coda Terminal er gífurlegur Sigurður Loftur Thorlacius Skoðun Skaðinn í leyndri meðferð á heimilum Matthildur Björnsdóttir Skoðun Betri leið til að velja keppendur inn á Ólympíuleika Pawel Bartoszek Skoðun Af glyðrugangi eftirlitsstofnana Ester Hilmarsdóttir Skoðun 3.200 aumingjar (mín skoðun) Ole Anton Bieltvedt Skoðun Um vanda stúlkna í skólum Ragnar Þór Pétursson Skoðun Tilgangur atvinnurekstrarbanns Lárus Sigurður Lárusson Skoðun Skoðun Skoðun Vatnið og tíminn Ari Trausti Guðmundsson skrifar Skoðun „Eru ekki allir pínu einhverfir í dag?“ Andrea Ólafsdóttir skrifar Skoðun Betri leið til að velja keppendur inn á Ólympíuleika Pawel Bartoszek skrifar Skoðun Tilgangur atvinnurekstrarbanns Lárus Sigurður Lárusson skrifar Skoðun Að verða fórnarlamb íslenskra skattyfirvalda Arnar Pálsson skrifar Skoðun Loftslagsávinningur Coda Terminal er gífurlegur Sigurður Loftur Thorlacius skrifar Skoðun Bóluefni eða veirur Ágúst Kvaran skrifar Skoðun Skaðinn í leyndri meðferð á heimilum Matthildur Björnsdóttir skrifar Skoðun Af glyðrugangi eftirlitsstofnana Ester Hilmarsdóttir skrifar Skoðun Linnulaus þjáning íbúa á Gaza Hrafnhildur Sverrisdóttir skrifar Skoðun Munurinn á þjóðerniskennd versus sálernis þarfar upplifun Matthildur Björnsdóttir skrifar Skoðun Verða rangfærslur að sannleika, ef þær eru endurteknar nógu oft!? Ole Anton Bieltvedt skrifar Skoðun Svifhrifavaldar Halldóra Lillý Jóhannsdóttir skrifar Skoðun Forseti ÍSÍ hvattur til að hefja tiltektina í eigin starfsemi Sigurður G. Guðjónsson skrifar Skoðun Hvernig og hvenær en ekki hvort Hjörtur J. Guðmundsson skrifar Skoðun Það er víst hægt að semja um aðildarskilmála! Mörg dæmi sanna það! Ole Anton Bieltvedt skrifar Skoðun Orðatónar: Aukinn orðaforði og lesskilningur barna með íslenskri tónlist Halldóra Lillý Jóhannsdóttir skrifar Skoðun Tilfinningalegur athyglisbrestur og heilbrigt tilfinningalíf Jón Þór Ólafsson skrifar Skoðun Reglurnar eru óumsemjanlegar Hjörtur J. Guðmundsson skrifar Skoðun 3.200 aumingjar (mín skoðun) Ole Anton Bieltvedt skrifar Skoðun Ber endurhæfing ávöxt? skrifar Skoðun Heimur á heljarþröm skrifar Skoðun Foreldrar á 4. vaktinni Sara Rós Kristinsdóttir,Lóa Ólafsdóttir skrifar Skoðun Norður-Kórea er víða Ingvar Smári Birgisson skrifar Skoðun Það getur verið gott að búa til steind Ari Trausti Guðmundsson skrifar Skoðun Uppskeruhátíð öldrunarfræða á Norðurlöndum Sirrý Sif Sigurlaugardóttir skrifar Skoðun Gullverðlaun í mengun Guðmundur Ingi Kristinsson skrifar Skoðun Gen og glæpir Halldóra Lillý Jóhannsdóttir skrifar Skoðun 10 tæknilegir yfirburðir rafbíla Sigurður Ingi Friðleifsson skrifar Skoðun Um vanda stúlkna í skólum Ragnar Þór Pétursson skrifar Sjá meira
Nýverið voru fluttar fréttir af niðurstöðum skýrslu Þjóðskjalasafns Íslands um skjalavörslu og skjalastjórn stofnana íslenska ríkisins. Skýrslan, líkt og eldri skýrslur safnsins um sama efni, sýnir að skjalavarsla er ríkisstofnana samræmist ekki lagaboðum og mikil vinna er fyrir höndum til að tryggja langtímavarðveislu upplýsinga hins opinbera. Sú mikla bót hefur orðið á stjórnsýslunni undanfarið að hún er að miklu leyti orðin rafræn. Í skýrslu Þjóðskjalasafns kemur hins vegar fram að safninu hafi aðeins borist gögn úr 3% þeirra rafrænu skjalakerfa sem í notkun eru hjá ríkisstofnunum og að safninu hafi aðeins verið tilkynnt um notkun 20% þeirra. Þetta er bagalegt ástand, enda hvílir rík lagaskylda á opinberum aðilum að skila öllum sínum gögnum til opinberra skjalasafna. Skjalavarsla opinberra aðila er lögbundin. Starfsmönnum ríkis og sveitarfélaga er því ekki frjálst að meðhöndla skjöl og gögn sem til verða í tengslum við störf þeirra með hvaða hætti sem er. Stjórnvöldum ber lagaskylda til að afhenda skjalasöfn sín til opinberra skjalasafna og óheimilt er að eyða skjölum opinberra aðila nema með sérstakri heimild. Í skýrslu Þjóðskjalasafns segir að óheimil eyðing gagna sé næstum úr sögunni. Undirritaður efast verulega að hvert og eitt skjal, þ.á.m. allir tölvupóstar, sem einhverja tengingu hafa við verkefni ríkisins sé réttilega vistað og aðgengilegt í viðurkenndu skjalakerfi. Þá eru vísbendingar um að ástand skjalavörslu sveitarfélaganna sé litlu betra. Nægir að vísa til skýrslu innri endurskoðunar Reykjavíkurborgar um endurgerð bygginga við Nauthólsveg 100, þ.e. um hinn svokallaða Bragga. Niðurstaða innri endurskoðunar var meðal annars að skjalastjórn og skjalavarsla í tengslum við verkefnið hafi verið óvönduð og að upplýsingar um ákvarðanir hafi tapast. Þá var talið að meðferð skjala hafi hvorki verið í samræmi við lög um opinber skjalasöfn né skjalastefnu Reykjavíkurborgar. Niðurstaða skýrslu Borgarskjalasafns Reykjavíkur um skjalavörslu í tengslum við framkvæmdina var áþekk. Skyldan til að varðveita opinber skjöl stafar ekki af söfnunaráráttu þjóðskjalavarðar og starfsliðs hans, heldur er gríðarlega mikilvægt að varðveita opinber skjöl til þess að tryggja gagnsæi stjórnsýslunnar og ábyrgð þeirra sem sýsla með opinbera hagsmuni. Vönduð skjalavarsla er grundvallarforsenda þess að almenningur og fjölmiðlar fái notið þess aðgangs að skjölum og gögnum stjórnvalda sem tryggður er í upplýsingalögum. Slíkt tryggir að almenningur og fjölmiðlar geti haft eftirlit með aðgerðum og starfsháttum stjórnvalda, stuðlar að vönduðum vinnubrögðum og eykur trúverðugleika stjórnvalda. Þar sem skjöl og gögn eru varðveitt þar þrífst ekki spilling. Höfundur er lögmaður hjá Lögmönnum Laugardal og starfaði áður sem lögfræðingur Borgarskjalasafns Reykjavíkur.
Skoðun Verða rangfærslur að sannleika, ef þær eru endurteknar nógu oft!? Ole Anton Bieltvedt skrifar
Skoðun Forseti ÍSÍ hvattur til að hefja tiltektina í eigin starfsemi Sigurður G. Guðjónsson skrifar
Skoðun Það er víst hægt að semja um aðildarskilmála! Mörg dæmi sanna það! Ole Anton Bieltvedt skrifar
Skoðun Orðatónar: Aukinn orðaforði og lesskilningur barna með íslenskri tónlist Halldóra Lillý Jóhannsdóttir skrifar