Braggablús? Þórdís Lóa Þórhallsdóttir. skrifar 18. febrúar 2020 17:00 Borgarstjórn ræðir aftur Braggann í dag, nú vegna skýrslu borgarskjalavarðar um skjalavörslu tengda framkvæmdum við Nauthólsveg 100. Framkvæmdin sem um ræðir var á dagskrá síðasta meirihluta, sem Viðreisn var ekki hluti af, en við höfum tekið þátt í að leysa úr vandanum í samræmi við hugsjónir okkar um ábyrga stjórnun sem leiði til betri og áreiðanlegri ákvarðanatöku. Áhyggjum af skjalalegum lagabrotum hefur verið vísað til borgarlögmanns til lagalegrar greiningar og verður minnisblað hans birt opinberlega því það er ekkert í Braggamálinu svokallaða sem ekki á að vera uppi á yfirborðinu. Þegar misbresturinn kom í ljós með skýrslu Innri endurskoðunar í fyrra var farið í töluverða uppstokkun á skipulaginu hér í ráðhúsinu til að einfalda ferla og skerpa á ábyrgð og umboði. Skrifstofa eigna- og atvinnuþróunar, sú skrifstofa sem bar ábyrgð á framkvæmdum við Braggann, var lögð niður. Framkvæmdir voru færðar yfir á umhverfis- og skipulagssvið og hlutverk innkauparáðs verður útvíkkað til að styrkja eftirlitshlutverk þess með kostnaðaráætlunum, innkaupum og útboðum. Innkaupareglur Reykjavíkur hafa verið teknar til endurskoðunar. Fjármálaskrifstofan var efld, ekki síst á sviði áhættustýringar og auglýsir Reykjavíkurborg þessa dagana eftir bæði skrifstofustjóra áhættustýringar og sérfræðing í áhættustýringu. Við viljum tryggja agaða og góða fjármálastjórn, þar sem fjármunum er ráðstafað af ráðdeild og hagkvæmni og virkt eftirlit er með fjárfestingum og framkvæmdum. Þetta eftirlit á ekki bara að liggja hjá embættismönnum. Kjörnir fulltrúar þurfa líka að geta haft virkt eftirlit með fjármálum borgarinnar, til að standa undir ábyrgð sinni. Því eru viðaukar vegna fjármála reglulega lagðir fyrir Borgarráð. Hvað varðar ábendingar borgarskjalavarðar, hefur þegar verið brugðist við þeim, því þetta eru ábendingar sem að efninu til komu fram í skýrslu Innri endurskoðanda fyrir ári síðan. Í september á síðasta ári lögðum við fram á fundi borgarráðs yfirlit yfir hvernig brugðist hefur verið við ábendingum og niðurstöðum skýrslu innri endurskoðunar um Nauthólsveg 100, þar á meðal hvernig ábendingum um að skjölun hafi verið ófullnægjandi. Þarna þurfti að bæta úr því gott aðgengi að upplýsingum er forsenda góðra ákvarðana, trausts og aðhalds. Fyrst og síðast byggir góð skjalavarsla á því að allir starfsmenn séu meðvitaðir um hvernig nota eigi skjalakerfin og að fræðsla um notkun þeirra sé reglulega endurtekin. Niðurstaða borgarskjalavarðar er að Borgarskjalasafn þurfi að vera mun virkara í fræðslu um skjalavistunarmál. Þá er mannauðs- og starfsumhverfissvið að undirbúa aðgengilega fræðslu um skjalavistun fyrir starfsmenn. En til að auðvelda starfsmönnum verkið hefur einnig verið ákveðið að verja milljarði í nýtt upplýsinga- og skjalavörslukerfi sem hefur fengið nafnið Hlaðan. Hlaðan hefur verið í undirbúningi í nokkurn tíma enda eitt stærsta og dýrasta kerfi borgarinnar, og hafa fyrstu skref innleiðingar verið tekin. Um helgina var t.d. auglýst eftir Hlöðusérfræðingi, snjöllum og skemmtilegum starfsmanni fyrir innleiðingu á upplýsingastjórnunarkerfinu. Allir starfsmenn á miðlægum skrifstofum eiga að vera farnir að vinna í Hlöðunni í lok þessa árs. Innleiðing Hlöðunnar felur líka í sér gott tækifæri til að fara yfir skjalavistunarmál hjá starfsmönnum. Einn helsti kosturinn við Hlöðuna er að þá verður vinnuumhverfi og skjalavistunarkerfi ekki lengur aðskilið. Það verða því miklu færri skref falin í því vista skjöl á réttum stað. Í þessu mun felast verulegur vinnusparnaður og einföldun verklags. Meðfram því sem Hlaðan er tekin upp er verið að yfirfara málalykla hjá borginni og endurskoða skjalavistunaráætlanir í miðlægri stjórnsýslu, samkvæmt leiðbeiningum frá Borgarskjalasafni. Til að koma í veg fyrir tvíverknað var ákveðið að setja vinnu við nýja málalykla og skjalvistunaráætlanir ekki strax af stað á síðasta ári en hún er núna vel á veg komin. Allar þessar breytingar sem farið hefur verið í miða að því að einfalda og skýra borgarkerfið til að hægt sé að taka betri ákvarðanir, hafa betra eftirlit, nýta betur almannafé og stuðla að betri stjórnsýslu fyrir borgarbúa. Höfundur er oddviti Viðreisnar í Reykjavík og formaður borgarráðs Viltu birta grein á Vísi? Sendu okkur póst. Senda grein Braggamálið Reykjavík Skipulag Þórdís Lóa Þórhallsdóttir Mest lesið Halldór 31.08.2024 Halldór Áfengið innan seilingar Helgi Héðinsson Skoðun Seðlabanki Íslands virðist lifa í hliðarveruleika við fólkið í landinu! Fjóla Einarsdóttir Skoðun Hvítþvottur veðmálastarfseminnar Sigurður Kjartansson Skoðun Fær prik fyrir hreinskilnina Hjörtur J. Guðmundsson Skoðun Getum við sparað saman? Ágúst Bjarni Garðarsson Skoðun Fögnum á degi líffræðilegrar fjölbreytni Rannveig Magnúsdóttir,Ragnhildur Guðmundsdóttir,Skúli Skúlason,Ole Sandberg,Sæunn Júlía Sigurjónsdóttir Skoðun Er krónan Ponzi-svikamylla? Guðmundur Ragnarsson Skoðun Friðarsúlan skín skærar Skúli Helgason Skoðun Alþingi fyrir sérhagsmuni? Gunnar Hólmsteinn Ársælsson Skoðun Skoðun Skoðun Framsóknarflokkurinn tryggir heilbrigðisþjónustu í Suðurnesjabæ Anton Kristinn Guðmundsson skrifar Skoðun Að fá að sjá í það áður ósýnilega Matthildur Björnsdóttir skrifar Skoðun Alþingi fyrir sérhagsmuni? Gunnar Hólmsteinn Ársælsson skrifar Skoðun Friðarsúlan skín skærar Skúli Helgason skrifar Skoðun Fær prik fyrir hreinskilnina Hjörtur J. Guðmundsson skrifar Skoðun Getum við sparað saman? Ágúst Bjarni Garðarsson skrifar Skoðun Hvítþvottur veðmálastarfseminnar Sigurður Kjartansson skrifar Skoðun Áfengið innan seilingar Helgi Héðinsson skrifar Skoðun Seðlabanki Íslands virðist lifa í hliðarveruleika við fólkið í landinu! Fjóla Einarsdóttir skrifar Skoðun Vertu gagnrýnin, greinandi og skapandi Martha Árnadóttir skrifar Skoðun Má búa í húsum? Baldur Karl Magnússon skrifar Skoðun Fáheyrð umræða komin á yfirborðið Berglind Ósk Guðmundsdóttir skrifar Skoðun Er krónan Ponzi-svikamylla? Guðmundur Ragnarsson skrifar Skoðun Hvað má mangó kosta? Hólmfríður Drífa Jónsdóttir,Hrönn G. Guðmundsdóttir,Ragnhildur Hólmgeirsdóttir skrifar Skoðun Áratugur í borginni Alexandra Briem skrifar Skoðun Um fjöldamorð og Íslamófóbíu Sverrir Agnarsson skrifar Skoðun Gott að eldast á Vestfjörðum Alberta Gullveig Guðbjartsdóttir skrifar Skoðun Nú árið er liðið í aldanna skaut Sigurður Páll Jónsson skrifar Skoðun Frá rafmynt til gervigreindar Valur Ægisson skrifar Skoðun Aðstoð eftir afplánun hjálpar fyrrverandi föngum að fóta sig á ný Jakob Smári Magnússon skrifar Skoðun Made in Germany Guðjón Hreinn Hauksson skrifar Skoðun Þjálfun varnarviðbragða er dauðans alvara Þórdís Kolbrún Reykfjörð Gylfadóttir skrifar Skoðun Hnignun menntakerfisins og rétturinn til að fullnýta hæfileika sína Svana Helen Björnsdóttir skrifar Skoðun Er Kópavogsmódelið bakslag í jafnréttisbaráttunni? Ásdís Kristjánsdóttir skrifar Skoðun Sannleikurinn um Evrópsambandið II – 10 ríki bíða milli vonar og ótta eftir því að fá inngönu – 1 hefur beðið í 37 ár Ole Anton Bieltvedt skrifar Skoðun Lýðheilsuhugsjónin Willum Þór Þórsson skrifar Skoðun Ó, $ vors lands Árni Björnsson skrifar Skoðun Staða barnafólks á Íslandi Steindór Örn Gunnarsson,Agla Arnars Katrínardóttir,Agnes Lóa Gunnarsdóttir,Árni Dagur Andrésson,Hildur Agla Ottadóttir,Kári Freyr Kane,Oddur Sigþór Hilmarsson skrifar Skoðun Hinn sorglegi sjálfsflótti Matthildur Björnsdóttir skrifar Skoðun Vegnir, metnir og léttvægir fundir Hjálmar Jónsson skrifar Sjá meira
Borgarstjórn ræðir aftur Braggann í dag, nú vegna skýrslu borgarskjalavarðar um skjalavörslu tengda framkvæmdum við Nauthólsveg 100. Framkvæmdin sem um ræðir var á dagskrá síðasta meirihluta, sem Viðreisn var ekki hluti af, en við höfum tekið þátt í að leysa úr vandanum í samræmi við hugsjónir okkar um ábyrga stjórnun sem leiði til betri og áreiðanlegri ákvarðanatöku. Áhyggjum af skjalalegum lagabrotum hefur verið vísað til borgarlögmanns til lagalegrar greiningar og verður minnisblað hans birt opinberlega því það er ekkert í Braggamálinu svokallaða sem ekki á að vera uppi á yfirborðinu. Þegar misbresturinn kom í ljós með skýrslu Innri endurskoðunar í fyrra var farið í töluverða uppstokkun á skipulaginu hér í ráðhúsinu til að einfalda ferla og skerpa á ábyrgð og umboði. Skrifstofa eigna- og atvinnuþróunar, sú skrifstofa sem bar ábyrgð á framkvæmdum við Braggann, var lögð niður. Framkvæmdir voru færðar yfir á umhverfis- og skipulagssvið og hlutverk innkauparáðs verður útvíkkað til að styrkja eftirlitshlutverk þess með kostnaðaráætlunum, innkaupum og útboðum. Innkaupareglur Reykjavíkur hafa verið teknar til endurskoðunar. Fjármálaskrifstofan var efld, ekki síst á sviði áhættustýringar og auglýsir Reykjavíkurborg þessa dagana eftir bæði skrifstofustjóra áhættustýringar og sérfræðing í áhættustýringu. Við viljum tryggja agaða og góða fjármálastjórn, þar sem fjármunum er ráðstafað af ráðdeild og hagkvæmni og virkt eftirlit er með fjárfestingum og framkvæmdum. Þetta eftirlit á ekki bara að liggja hjá embættismönnum. Kjörnir fulltrúar þurfa líka að geta haft virkt eftirlit með fjármálum borgarinnar, til að standa undir ábyrgð sinni. Því eru viðaukar vegna fjármála reglulega lagðir fyrir Borgarráð. Hvað varðar ábendingar borgarskjalavarðar, hefur þegar verið brugðist við þeim, því þetta eru ábendingar sem að efninu til komu fram í skýrslu Innri endurskoðanda fyrir ári síðan. Í september á síðasta ári lögðum við fram á fundi borgarráðs yfirlit yfir hvernig brugðist hefur verið við ábendingum og niðurstöðum skýrslu innri endurskoðunar um Nauthólsveg 100, þar á meðal hvernig ábendingum um að skjölun hafi verið ófullnægjandi. Þarna þurfti að bæta úr því gott aðgengi að upplýsingum er forsenda góðra ákvarðana, trausts og aðhalds. Fyrst og síðast byggir góð skjalavarsla á því að allir starfsmenn séu meðvitaðir um hvernig nota eigi skjalakerfin og að fræðsla um notkun þeirra sé reglulega endurtekin. Niðurstaða borgarskjalavarðar er að Borgarskjalasafn þurfi að vera mun virkara í fræðslu um skjalavistunarmál. Þá er mannauðs- og starfsumhverfissvið að undirbúa aðgengilega fræðslu um skjalavistun fyrir starfsmenn. En til að auðvelda starfsmönnum verkið hefur einnig verið ákveðið að verja milljarði í nýtt upplýsinga- og skjalavörslukerfi sem hefur fengið nafnið Hlaðan. Hlaðan hefur verið í undirbúningi í nokkurn tíma enda eitt stærsta og dýrasta kerfi borgarinnar, og hafa fyrstu skref innleiðingar verið tekin. Um helgina var t.d. auglýst eftir Hlöðusérfræðingi, snjöllum og skemmtilegum starfsmanni fyrir innleiðingu á upplýsingastjórnunarkerfinu. Allir starfsmenn á miðlægum skrifstofum eiga að vera farnir að vinna í Hlöðunni í lok þessa árs. Innleiðing Hlöðunnar felur líka í sér gott tækifæri til að fara yfir skjalavistunarmál hjá starfsmönnum. Einn helsti kosturinn við Hlöðuna er að þá verður vinnuumhverfi og skjalavistunarkerfi ekki lengur aðskilið. Það verða því miklu færri skref falin í því vista skjöl á réttum stað. Í þessu mun felast verulegur vinnusparnaður og einföldun verklags. Meðfram því sem Hlaðan er tekin upp er verið að yfirfara málalykla hjá borginni og endurskoða skjalavistunaráætlanir í miðlægri stjórnsýslu, samkvæmt leiðbeiningum frá Borgarskjalasafni. Til að koma í veg fyrir tvíverknað var ákveðið að setja vinnu við nýja málalykla og skjalvistunaráætlanir ekki strax af stað á síðasta ári en hún er núna vel á veg komin. Allar þessar breytingar sem farið hefur verið í miða að því að einfalda og skýra borgarkerfið til að hægt sé að taka betri ákvarðanir, hafa betra eftirlit, nýta betur almannafé og stuðla að betri stjórnsýslu fyrir borgarbúa. Höfundur er oddviti Viðreisnar í Reykjavík og formaður borgarráðs
Fögnum á degi líffræðilegrar fjölbreytni Rannveig Magnúsdóttir,Ragnhildur Guðmundsdóttir,Skúli Skúlason,Ole Sandberg,Sæunn Júlía Sigurjónsdóttir Skoðun
Skoðun Framsóknarflokkurinn tryggir heilbrigðisþjónustu í Suðurnesjabæ Anton Kristinn Guðmundsson skrifar
Skoðun Seðlabanki Íslands virðist lifa í hliðarveruleika við fólkið í landinu! Fjóla Einarsdóttir skrifar
Skoðun Hvað má mangó kosta? Hólmfríður Drífa Jónsdóttir,Hrönn G. Guðmundsdóttir,Ragnhildur Hólmgeirsdóttir skrifar
Skoðun Aðstoð eftir afplánun hjálpar fyrrverandi föngum að fóta sig á ný Jakob Smári Magnússon skrifar
Skoðun Hnignun menntakerfisins og rétturinn til að fullnýta hæfileika sína Svana Helen Björnsdóttir skrifar
Skoðun Sannleikurinn um Evrópsambandið II – 10 ríki bíða milli vonar og ótta eftir því að fá inngönu – 1 hefur beðið í 37 ár Ole Anton Bieltvedt skrifar
Skoðun Staða barnafólks á Íslandi Steindór Örn Gunnarsson,Agla Arnars Katrínardóttir,Agnes Lóa Gunnarsdóttir,Árni Dagur Andrésson,Hildur Agla Ottadóttir,Kári Freyr Kane,Oddur Sigþór Hilmarsson skrifar
Fögnum á degi líffræðilegrar fjölbreytni Rannveig Magnúsdóttir,Ragnhildur Guðmundsdóttir,Skúli Skúlason,Ole Sandberg,Sæunn Júlía Sigurjónsdóttir Skoðun