Sjö einkenni tilgangslausra funda Rakel Sveinsdóttir skrifar 26. ágúst 2020 09:00 Það er tilgangslaust að halda fundi ef þeir missa marks hjá fundargestum. Vísir/Getty Fundarmenning getur verið mjög mismunandi á milli vinnustaða. Á meðan sumir vinnustaðir leggja áherslu á að þeir séu markvissir og góðir eru aðrir sem huga alls ekki nógu vel að fyrirkomulaginu. Fyrir vikið geta fundirnir misst marks og verið fremur óvinsælir hjá starfsfólki. Sjö atriði eru sögð einkenna fundi sem fólk upplifir sem tilgangslausa. Þessi sjö atriði eru eftirfarandi. 1. Tilgangur er óljós Tilgangur með hverjum einasta fundi þarf að vera alveg skýr. Helst þarf fólk að vera upplýst um það fyrir fundinn hver tilgangurinn er, hvert meginumræðuefnið á að vera og hvaða markmiði ætlunin er að ná. 2. Fundarstjóri ætlar sér of mikið Algeng mistök eru of mikil dagskrá miðað við uppgefinn fundartíma en til þess að fundir séu góðir þarf fundarstjóri einnig að huga að öðrum málum. Oft getur það til dæmis reynst vel að fundarstjóri fái liðsmann með sér til að passa upp á sum atriði á fundi þannig að hann/hún geti einbeitt sér að meginmarkmiði fundarins. Þetta gæti verið tímastjórnunin, að passa upp á að veitingar séu veittar, að tölva sé tengd við skjá, skipti á kynningum í tölvu o.s.frv. 3. Fundarstjórinn er ekki nógu góður Það er mikilvægt fyrir alla fundarstjóra að gera sér grein fyrir því í hverju góð fundarstjórn felst. Og stundum þarf einfaldlega að horfast í augu við það að sumir einstaklingar eru ekkert endilega góðir fundarstjórar. Vísbending um þetta getur til dæmis verið ef fundir eiga það til að dragast alltaf á langinn. Þá getur það verið gott fyrir fundarstjóra að úthluta sumum verkefnum. Til dæmis að fá annan fundargest til að leiða umræðu sem er á sérsviði viðkomandi. 4. Þátttaka fundargesta er engin Ef fundir eru haldnir þar sem fundarstjóri heldur einræðu og engum öðrum er boðið að tjá sig eru líkur á að fólk upplifi fundinn ekki góðan. Mikilvægt er að virkja fólk til þátttöku á fundi og vera með fyrirkomulag, til dæmis varðandi tímastjórnun á umræðum, skýra. Á fjölmennari fundum getur það nýst vel ef fundarstjóri fær einhvern liðsmann til að láta sig vita hverjir vilja tala. Þannig er hægt að koma í veg fyrir að fundarstjóra yfirsjáist einhver sem vill taka til máls en fær ekki færi á því. 5. Of margir á fundinum Sumir eiga það til að boða til funda um málefni sem alls ekki snerta alla þá sem boðaðir eru á fundinn. Fyrir vikið er algengt að sjá fólk upptekið í símanum, að tala saman eða hreinlega að horfa út í loftið. Góð regla er að boða eingöngu það fólk á fundi sem ætlast er til að hafi eitthvað til málanna að leggja eða þarf að vera upplýst um fundarefnið. 6. Eftirfylgnin er engin Að boða aðgerðir á fundi en fylgja þeim aðgerðum ekkert eftir gerir það að verkum að sumum finnst vinnustaðurinn halda fullt af fundum en síðan gerist ekki neitt. Þess vegna er mikilvægt að undirbúa það fyrir hvern fund, hvernig á að fylgja málum eftir og hvernig fólk verður upplýst um þann framgang. 7. Leiðinlegir fundir Sumir fundir eiga það síðan til að vera leiðinlegir. Eða eru haldnir svo oft að þeir fara að verða leiðinlegir. Allir sem standa fyrir reglulegum fundum ættu að huga að þessu. Stundum er nauðsynlegt að brjóta upp reglulega fundi þannig að þeir fari ekki að verða leiðinlegir. Að skipta um staðsetningu, breyta fyrirkomulagi, brjóta þá upp með veitingum eða brydda upp á einhverjum nýjungum er eitthvað sem gott er að hafa í huga fyrir reglubundna fundi. Góðu ráðin Vinnustaðamenning Mest lesið Byggja hótel og 1.500 fermetra baðlón í Vestmannaeyjum Viðskipti innlent Um 550 milljónum deilt til 27 einkarekinna fjölmiðla Viðskipti innlent Daði og Hrefna nýir deildarstjórar hjá Veitum Viðskipti innlent Ráðinn framkvæmdastjóri Marel Fish Viðskipti innlent „Okkur langar til að búa til nýja tegund af bjórmenningu“ Atvinnulíf Snúrunni lokað fyrir fullt og allt Viðskipti innlent Skipti máli fyrir rekstur iðnfyrirtækja að lækka vexti og verðbólgu Viðskipti innlent Fjögur ráðin í stjórnendastöður hjá Íslandsbanka Viðskipti innlent Eybjörg Helga ráðin forstjóri Eirar, Skjóls og Hamra Viðskipti innlent Dýrara að gera ekkert: „Erum öll að pissa í sömu laugina“ Atvinnulíf Fleiri fréttir „Okkur langar til að búa til nýja tegund af bjórmenningu“ „Eitthvað við kvöldin og nóttina sem ég heillast af“ Dýrara að gera ekkert: „Erum öll að pissa í sömu laugina“ Úrelt kerfi: „Síðan kom bara einhver bíll og tæmdi allt“ Sorp: Fólk að hoppa niður plastið í tunnunum til að þjappa því „Ekkert ósvipaður leikur og menn léku í bönkunum fyrir bankahrun“ „Fyrsta verk er án gríns að fá mér lýsi og tékka á Vísi“ Kosningaspenna á vinnustöðum og rifrildi um pólitík Sif Jakobs: „Ekta demantar eru nú einfaldlega ræktaðir“ „Hörðustu samningaviðræðurnar voru við yngsta fólkið Eitraður starfsmaður og góð ráð „Enginn kvartað yfir því þegar ég hef skúrað“ Ekki trompast við fólk í vinnu eða á fundum „Síðan kemur í ljós að við erum í gjörólíkum störfum“ „Opinberi geirinn er að breytast og þar þarf mikinn fjölda verkefnastjóra“ B-týpa sem vill verða A en þarf tíma til að „morgna sig“ Fólki á helst að líða betur eftir vinnudaginn en þegar það mætti Slökkt á asanum: „Hljómar kannski auðveldlega en er það ekki“ Konurnar ofþreyttar en karlmenn vilja meiri frið til að vinna „Allir alltaf að segja að hann sé svo mjúkur“ „Frekar kvöldsvæfur heldur en morgunfúll“ Atvinnumissir: „Það var rosa skrýtið að lenda í þessu“ „En það hefur líka margt fallegt komið út úr þessu“ „Breytingaskeið kvenna hefur líka áhrif á karlavinnustaði“ Sjá meira
Fundarmenning getur verið mjög mismunandi á milli vinnustaða. Á meðan sumir vinnustaðir leggja áherslu á að þeir séu markvissir og góðir eru aðrir sem huga alls ekki nógu vel að fyrirkomulaginu. Fyrir vikið geta fundirnir misst marks og verið fremur óvinsælir hjá starfsfólki. Sjö atriði eru sögð einkenna fundi sem fólk upplifir sem tilgangslausa. Þessi sjö atriði eru eftirfarandi. 1. Tilgangur er óljós Tilgangur með hverjum einasta fundi þarf að vera alveg skýr. Helst þarf fólk að vera upplýst um það fyrir fundinn hver tilgangurinn er, hvert meginumræðuefnið á að vera og hvaða markmiði ætlunin er að ná. 2. Fundarstjóri ætlar sér of mikið Algeng mistök eru of mikil dagskrá miðað við uppgefinn fundartíma en til þess að fundir séu góðir þarf fundarstjóri einnig að huga að öðrum málum. Oft getur það til dæmis reynst vel að fundarstjóri fái liðsmann með sér til að passa upp á sum atriði á fundi þannig að hann/hún geti einbeitt sér að meginmarkmiði fundarins. Þetta gæti verið tímastjórnunin, að passa upp á að veitingar séu veittar, að tölva sé tengd við skjá, skipti á kynningum í tölvu o.s.frv. 3. Fundarstjórinn er ekki nógu góður Það er mikilvægt fyrir alla fundarstjóra að gera sér grein fyrir því í hverju góð fundarstjórn felst. Og stundum þarf einfaldlega að horfast í augu við það að sumir einstaklingar eru ekkert endilega góðir fundarstjórar. Vísbending um þetta getur til dæmis verið ef fundir eiga það til að dragast alltaf á langinn. Þá getur það verið gott fyrir fundarstjóra að úthluta sumum verkefnum. Til dæmis að fá annan fundargest til að leiða umræðu sem er á sérsviði viðkomandi. 4. Þátttaka fundargesta er engin Ef fundir eru haldnir þar sem fundarstjóri heldur einræðu og engum öðrum er boðið að tjá sig eru líkur á að fólk upplifi fundinn ekki góðan. Mikilvægt er að virkja fólk til þátttöku á fundi og vera með fyrirkomulag, til dæmis varðandi tímastjórnun á umræðum, skýra. Á fjölmennari fundum getur það nýst vel ef fundarstjóri fær einhvern liðsmann til að láta sig vita hverjir vilja tala. Þannig er hægt að koma í veg fyrir að fundarstjóra yfirsjáist einhver sem vill taka til máls en fær ekki færi á því. 5. Of margir á fundinum Sumir eiga það til að boða til funda um málefni sem alls ekki snerta alla þá sem boðaðir eru á fundinn. Fyrir vikið er algengt að sjá fólk upptekið í símanum, að tala saman eða hreinlega að horfa út í loftið. Góð regla er að boða eingöngu það fólk á fundi sem ætlast er til að hafi eitthvað til málanna að leggja eða þarf að vera upplýst um fundarefnið. 6. Eftirfylgnin er engin Að boða aðgerðir á fundi en fylgja þeim aðgerðum ekkert eftir gerir það að verkum að sumum finnst vinnustaðurinn halda fullt af fundum en síðan gerist ekki neitt. Þess vegna er mikilvægt að undirbúa það fyrir hvern fund, hvernig á að fylgja málum eftir og hvernig fólk verður upplýst um þann framgang. 7. Leiðinlegir fundir Sumir fundir eiga það síðan til að vera leiðinlegir. Eða eru haldnir svo oft að þeir fara að verða leiðinlegir. Allir sem standa fyrir reglulegum fundum ættu að huga að þessu. Stundum er nauðsynlegt að brjóta upp reglulega fundi þannig að þeir fari ekki að verða leiðinlegir. Að skipta um staðsetningu, breyta fyrirkomulagi, brjóta þá upp með veitingum eða brydda upp á einhverjum nýjungum er eitthvað sem gott er að hafa í huga fyrir reglubundna fundi.
Góðu ráðin Vinnustaðamenning Mest lesið Byggja hótel og 1.500 fermetra baðlón í Vestmannaeyjum Viðskipti innlent Um 550 milljónum deilt til 27 einkarekinna fjölmiðla Viðskipti innlent Daði og Hrefna nýir deildarstjórar hjá Veitum Viðskipti innlent Ráðinn framkvæmdastjóri Marel Fish Viðskipti innlent „Okkur langar til að búa til nýja tegund af bjórmenningu“ Atvinnulíf Snúrunni lokað fyrir fullt og allt Viðskipti innlent Skipti máli fyrir rekstur iðnfyrirtækja að lækka vexti og verðbólgu Viðskipti innlent Fjögur ráðin í stjórnendastöður hjá Íslandsbanka Viðskipti innlent Eybjörg Helga ráðin forstjóri Eirar, Skjóls og Hamra Viðskipti innlent Dýrara að gera ekkert: „Erum öll að pissa í sömu laugina“ Atvinnulíf Fleiri fréttir „Okkur langar til að búa til nýja tegund af bjórmenningu“ „Eitthvað við kvöldin og nóttina sem ég heillast af“ Dýrara að gera ekkert: „Erum öll að pissa í sömu laugina“ Úrelt kerfi: „Síðan kom bara einhver bíll og tæmdi allt“ Sorp: Fólk að hoppa niður plastið í tunnunum til að þjappa því „Ekkert ósvipaður leikur og menn léku í bönkunum fyrir bankahrun“ „Fyrsta verk er án gríns að fá mér lýsi og tékka á Vísi“ Kosningaspenna á vinnustöðum og rifrildi um pólitík Sif Jakobs: „Ekta demantar eru nú einfaldlega ræktaðir“ „Hörðustu samningaviðræðurnar voru við yngsta fólkið Eitraður starfsmaður og góð ráð „Enginn kvartað yfir því þegar ég hef skúrað“ Ekki trompast við fólk í vinnu eða á fundum „Síðan kemur í ljós að við erum í gjörólíkum störfum“ „Opinberi geirinn er að breytast og þar þarf mikinn fjölda verkefnastjóra“ B-týpa sem vill verða A en þarf tíma til að „morgna sig“ Fólki á helst að líða betur eftir vinnudaginn en þegar það mætti Slökkt á asanum: „Hljómar kannski auðveldlega en er það ekki“ Konurnar ofþreyttar en karlmenn vilja meiri frið til að vinna „Allir alltaf að segja að hann sé svo mjúkur“ „Frekar kvöldsvæfur heldur en morgunfúll“ Atvinnumissir: „Það var rosa skrýtið að lenda í þessu“ „En það hefur líka margt fallegt komið út úr þessu“ „Breytingaskeið kvenna hefur líka áhrif á karlavinnustaði“ Sjá meira