Þú heldur ráðstefnu og hvað svo? Kristjana Björk Barðdal og Unnur Ársælsdóttir skrifa 16. mars 2021 12:01 Ungar athafnakonur héldu ráðstefnuna “Frá aðgerðum til áhrifa - vertu breytingin” í Hörpu í lok febrúar. Megin markmið ráðstefnunnar var að ýta undir kvenfyrirmyndir ásamt því að varpa ljósi á stöðu kynjanna í íslensku atvinnulífi. Lögð var áhersla á að koma skilaboðum ráðstefnunnar út í samfélagið en til þess að ná til sem flestra voru ýmsir samfélagsmiðlar nýttir. Hvernig nær maður athygli fólks sem ekki getur sótt ráðstefnur og þannig komið skilaboðunum áleiðis? Til að tryggja að fyrirlestrar, viðtöl og vinnustofur myndu ná til sem flestra voru skipuð frétta- og samfélagsmiðlateymi sem héldu utan um efnisgerð og birtingu efnis á samfélagsmiðlum á ráðstefnudeginum sjálfum. Skipulag, samvinna og samstilling teymisins skiptir höfuð máli til að tryggja að allar upplýsingar birtist hratt og vel á réttum miðlum. Eftirfarandi atriði þarf að hafa í huga til að ná árangri: Samhæfa teymið og setja niður markmið Fyrir ráðstefnuna fundaði frétta- og samfélagsmiðlateymið til þess að stilla saman strengi og ákveða fyrirfram hvaða áhersluþættir og upplýsingar frá hverjum og einum fyrirlesara skyldi birta á samfélagsmiðlum og með hvaða hætti. Sett var upp verklagsáætlun fyrir teymið en þar var gert grein fyrir áhersluþáttum, tíðni pósta og hvert markmið miðlunarinnar var. Áhersla var lögð á að ná aðalatriðum fram og fanga stemningu erindisins, hvaða partur af erindinu gaf þér gæsahúð? Samfélagsmiðlar og tímasparnaður Í kjölfarið af uppsetningu markmiða var áhersla lögð á skiptingu á milli samfélagsmiðla og skipulag. Þar sem erfitt getur reynst að finna réttan samfélagsmiðlaaðgang hjá fyrirlesurum á hlaupum var búið að setja upp skjal sem innihélt allar nauðsynlegar upplýsingar um fyrirlesarana og notendanöfn þeirra á samfélagsmiðlum, í þeim tilgangi að auka hraða upplýsinga út á samfélagsmiðlana. Skipulagið innihélt einnig upplýsingar um það hversu oft ætti að birta upplýsingar á hverjum miðli í þeim tilgangi að forðast að sömu upplýsingarnar birtust of oft á sama miðli. Sem dæmi var lagt upp með að fjalla ekki oftar um hvert erindi en þrisvar sinnum í Instagram Story. Staðsetning og samvinna teymisins á ráðstefnunni sjálfri Mikilvægt er að huga að staðsetningu fréttateymis í ráðstefnusalnum. Til að auðvelda samvinnu fréttateymisins er nauðsynlegt að allir meðlimir sitji við sama borð og hafi hleðslutæki, og önnur tæki nauðsynleg fyrir vinnuna, tilbúin til notkunar. Til að hafa ekki truflandi áhrif á ráðstefnuna og ráðstefnugesti þarf að huga af því að fréttateymið hafi aðstöðu á þeim stað í salnum þar sem samskipti innan teymisins og ljós frá hugbúnaði trufli ekki ráðstefnugesti. Að staðsetja teymið aftast í salnum getur verið hentugt en að sjálfsögðu fer það eftir aðstöðu að hverju sinni. Hvað svo? - Efnisgerð eftir viðburðinn Til að ráðstefnugestir festi betur í minni það sem fór fram á ráðstefnunni er mikilvægt að birta efni að lokinni ráðstefnu. Þau atriði sem leggja þarf áherslu geta verið myndbönd sem tekin eru upp á deginum sjálfum sem innihalda meðal annars viðtöl við gesti og fyrirlesara þar sem fram kemur hvað vakti helsta athygli, hafði áhrif á þá og hvað þeir taka með sér frá ráðstefnunni. Eftir ráðstefnuna getur verið áhrifamikið að birta stutt og skýr skilaboð til þess að vekja upp/viðhalda minningum frá fyrirlestrunum og hvetja hlustendur áfram. Enn og aftur sýndi þessi UAK ráðstefna okkur hvað það er mikilvægt að standa saman, vinna saman og styðja hvor aðra, því saman erum við sterkari! Höfundar eru Kristjana Björk Barðdal, samskiptastjóri UAK og Unnur Ársælsdóttir meðlimur í fréttateymi ráðstefnunnar. Viltu birta grein á Vísi? Sendu okkur póst. Senda grein Kristjana Björk Barðdal Jafnréttismál Mest lesið Ýmislegt um rafmagnsbíla og reiðhjól Valur Elli Valsson Skoðun Samkennd samfélags Guðrún Karls Helgudóttir Skoðun Þeir borga sem nota! Tómas Kristjánsson Skoðun Íþróttahreyfingin og gerviverktaka Ástþór Jón Ragnheiðarson Skoðun Að hjálpa fólki að standa á eigin fótum Jón Þór Kristjánsson Skoðun Óttinn við íslensku rafkrónuna Birna Guðný Björnsdóttir Skoðun Taugatýpísk forréttindi Mamiko Dís Ragnarsdóttir Skoðun Hver er ég og hvert er ég að fara? Ellý Tómasdóttir Skoðun Þjóðin slæst við elda: Hvar er Alþingi? Baldur Borgþórsson Skoðun Tölum um tilfinningar Amanda Ásdís Jóhannsdóttir Skoðun Skoðun Skoðun Íþróttahreyfingin og gerviverktaka Ástþór Jón Ragnheiðarson skrifar Skoðun Tölum um tilfinningar Amanda Ásdís Jóhannsdóttir skrifar Skoðun Óttinn við íslensku rafkrónuna Birna Guðný Björnsdóttir skrifar Skoðun Áskorun til Sjúkratrygginga Íslands – hugsum í lausnum Björn Bjarki Þorsteinsson skrifar Skoðun Afnemum launamisrétti Guðmundur Ingi Guðbrandsson skrifar Skoðun Hvað hefur Ísland gert? Katla Þorvaldsdóttir skrifar Skoðun Viðhorf almennings og neytenda til sjálfbærnimála fyrirtækja og stofnana skiptir miklu máli Soffía Sigurgeirsdóttir,Trausti Haraldsson skrifar Skoðun Ýmislegt um rafmagnsbíla og reiðhjól Valur Elli Valsson skrifar Skoðun Taugatýpísk forréttindi Mamiko Dís Ragnarsdóttir skrifar Skoðun Hver er ég og hvert er ég að fara? Ellý Tómasdóttir skrifar Skoðun Þeir borga sem nota! Tómas Kristjánsson skrifar Skoðun Að hjálpa fólki að standa á eigin fótum Jón Þór Kristjánsson skrifar Skoðun Samkennd samfélags Guðrún Karls Helgudóttir skrifar Skoðun „Heimferða- og fylgdadeild“ Eiríkur Rögnvaldsson skrifar Skoðun Til varnar mennsku kúgarans Hans Alexander Margrétarson Hansen skrifar Skoðun Þegar ómennskan vitnar í lög Bubbi Morthens skrifar Skoðun Engum til sóma Sigmar Guðmundsson skrifar Skoðun Góðan daginn, ég ætla að fá … ENGLISH PLEASE! Ólafur Guðsteinn Kristjánsson skrifar Skoðun Vernd náttúrunnar er ákvörðun Eva Dögg Davíðsdóttir skrifar Skoðun Hver er okkar ábyrgð á ofbeldi meðal barna Hafdís Hrönn Hafsteinsdóttir skrifar Skoðun Er verkalýðsbarátta á Íslandi að hnigna? Sverrir Fannberg Júlíusson skrifar Skoðun Má ekkert gera fyrir millistéttina? Þorbjörg S. Gunnlaugsdóttir skrifar Skoðun Milljarðarnir óteljandi og bókun 35 Haraldur Ólafsson skrifar Skoðun Háskólinn sveik stúdenta um góðar samgöngur Guðni Thorlacius,Katla Ólafsdóttir skrifar Skoðun „Bara“ kennari Álfhildur Leifsdóttir skrifar Skoðun Þjóðin slæst við elda: Hvar er Alþingi? Baldur Borgþórsson skrifar Skoðun Yazan Tamimi – spegill á sjálfsmynd þjóðar Sema Erla Serdaroglu skrifar Skoðun Hvað er niðurskurðarstefna? Halla Gunnarsdóttir skrifar Skoðun Framtíðin liggur í bættri nýtingu auðlinda Helga Kristín Jóhannsdóttir skrifar Skoðun Öryggi sjúklinga – gerum og greinum betur Alma D. Möller skrifar Sjá meira
Ungar athafnakonur héldu ráðstefnuna “Frá aðgerðum til áhrifa - vertu breytingin” í Hörpu í lok febrúar. Megin markmið ráðstefnunnar var að ýta undir kvenfyrirmyndir ásamt því að varpa ljósi á stöðu kynjanna í íslensku atvinnulífi. Lögð var áhersla á að koma skilaboðum ráðstefnunnar út í samfélagið en til þess að ná til sem flestra voru ýmsir samfélagsmiðlar nýttir. Hvernig nær maður athygli fólks sem ekki getur sótt ráðstefnur og þannig komið skilaboðunum áleiðis? Til að tryggja að fyrirlestrar, viðtöl og vinnustofur myndu ná til sem flestra voru skipuð frétta- og samfélagsmiðlateymi sem héldu utan um efnisgerð og birtingu efnis á samfélagsmiðlum á ráðstefnudeginum sjálfum. Skipulag, samvinna og samstilling teymisins skiptir höfuð máli til að tryggja að allar upplýsingar birtist hratt og vel á réttum miðlum. Eftirfarandi atriði þarf að hafa í huga til að ná árangri: Samhæfa teymið og setja niður markmið Fyrir ráðstefnuna fundaði frétta- og samfélagsmiðlateymið til þess að stilla saman strengi og ákveða fyrirfram hvaða áhersluþættir og upplýsingar frá hverjum og einum fyrirlesara skyldi birta á samfélagsmiðlum og með hvaða hætti. Sett var upp verklagsáætlun fyrir teymið en þar var gert grein fyrir áhersluþáttum, tíðni pósta og hvert markmið miðlunarinnar var. Áhersla var lögð á að ná aðalatriðum fram og fanga stemningu erindisins, hvaða partur af erindinu gaf þér gæsahúð? Samfélagsmiðlar og tímasparnaður Í kjölfarið af uppsetningu markmiða var áhersla lögð á skiptingu á milli samfélagsmiðla og skipulag. Þar sem erfitt getur reynst að finna réttan samfélagsmiðlaaðgang hjá fyrirlesurum á hlaupum var búið að setja upp skjal sem innihélt allar nauðsynlegar upplýsingar um fyrirlesarana og notendanöfn þeirra á samfélagsmiðlum, í þeim tilgangi að auka hraða upplýsinga út á samfélagsmiðlana. Skipulagið innihélt einnig upplýsingar um það hversu oft ætti að birta upplýsingar á hverjum miðli í þeim tilgangi að forðast að sömu upplýsingarnar birtust of oft á sama miðli. Sem dæmi var lagt upp með að fjalla ekki oftar um hvert erindi en þrisvar sinnum í Instagram Story. Staðsetning og samvinna teymisins á ráðstefnunni sjálfri Mikilvægt er að huga að staðsetningu fréttateymis í ráðstefnusalnum. Til að auðvelda samvinnu fréttateymisins er nauðsynlegt að allir meðlimir sitji við sama borð og hafi hleðslutæki, og önnur tæki nauðsynleg fyrir vinnuna, tilbúin til notkunar. Til að hafa ekki truflandi áhrif á ráðstefnuna og ráðstefnugesti þarf að huga af því að fréttateymið hafi aðstöðu á þeim stað í salnum þar sem samskipti innan teymisins og ljós frá hugbúnaði trufli ekki ráðstefnugesti. Að staðsetja teymið aftast í salnum getur verið hentugt en að sjálfsögðu fer það eftir aðstöðu að hverju sinni. Hvað svo? - Efnisgerð eftir viðburðinn Til að ráðstefnugestir festi betur í minni það sem fór fram á ráðstefnunni er mikilvægt að birta efni að lokinni ráðstefnu. Þau atriði sem leggja þarf áherslu geta verið myndbönd sem tekin eru upp á deginum sjálfum sem innihalda meðal annars viðtöl við gesti og fyrirlesara þar sem fram kemur hvað vakti helsta athygli, hafði áhrif á þá og hvað þeir taka með sér frá ráðstefnunni. Eftir ráðstefnuna getur verið áhrifamikið að birta stutt og skýr skilaboð til þess að vekja upp/viðhalda minningum frá fyrirlestrunum og hvetja hlustendur áfram. Enn og aftur sýndi þessi UAK ráðstefna okkur hvað það er mikilvægt að standa saman, vinna saman og styðja hvor aðra, því saman erum við sterkari! Höfundar eru Kristjana Björk Barðdal, samskiptastjóri UAK og Unnur Ársælsdóttir meðlimur í fréttateymi ráðstefnunnar.
Skoðun Viðhorf almennings og neytenda til sjálfbærnimála fyrirtækja og stofnana skiptir miklu máli Soffía Sigurgeirsdóttir,Trausti Haraldsson skrifar