Þú heldur ráðstefnu og hvað svo? Kristjana Björk Barðdal og Unnur Ársælsdóttir skrifa 16. mars 2021 12:01 Ungar athafnakonur héldu ráðstefnuna “Frá aðgerðum til áhrifa - vertu breytingin” í Hörpu í lok febrúar. Megin markmið ráðstefnunnar var að ýta undir kvenfyrirmyndir ásamt því að varpa ljósi á stöðu kynjanna í íslensku atvinnulífi. Lögð var áhersla á að koma skilaboðum ráðstefnunnar út í samfélagið en til þess að ná til sem flestra voru ýmsir samfélagsmiðlar nýttir. Hvernig nær maður athygli fólks sem ekki getur sótt ráðstefnur og þannig komið skilaboðunum áleiðis? Til að tryggja að fyrirlestrar, viðtöl og vinnustofur myndu ná til sem flestra voru skipuð frétta- og samfélagsmiðlateymi sem héldu utan um efnisgerð og birtingu efnis á samfélagsmiðlum á ráðstefnudeginum sjálfum. Skipulag, samvinna og samstilling teymisins skiptir höfuð máli til að tryggja að allar upplýsingar birtist hratt og vel á réttum miðlum. Eftirfarandi atriði þarf að hafa í huga til að ná árangri: Samhæfa teymið og setja niður markmið Fyrir ráðstefnuna fundaði frétta- og samfélagsmiðlateymið til þess að stilla saman strengi og ákveða fyrirfram hvaða áhersluþættir og upplýsingar frá hverjum og einum fyrirlesara skyldi birta á samfélagsmiðlum og með hvaða hætti. Sett var upp verklagsáætlun fyrir teymið en þar var gert grein fyrir áhersluþáttum, tíðni pósta og hvert markmið miðlunarinnar var. Áhersla var lögð á að ná aðalatriðum fram og fanga stemningu erindisins, hvaða partur af erindinu gaf þér gæsahúð? Samfélagsmiðlar og tímasparnaður Í kjölfarið af uppsetningu markmiða var áhersla lögð á skiptingu á milli samfélagsmiðla og skipulag. Þar sem erfitt getur reynst að finna réttan samfélagsmiðlaaðgang hjá fyrirlesurum á hlaupum var búið að setja upp skjal sem innihélt allar nauðsynlegar upplýsingar um fyrirlesarana og notendanöfn þeirra á samfélagsmiðlum, í þeim tilgangi að auka hraða upplýsinga út á samfélagsmiðlana. Skipulagið innihélt einnig upplýsingar um það hversu oft ætti að birta upplýsingar á hverjum miðli í þeim tilgangi að forðast að sömu upplýsingarnar birtust of oft á sama miðli. Sem dæmi var lagt upp með að fjalla ekki oftar um hvert erindi en þrisvar sinnum í Instagram Story. Staðsetning og samvinna teymisins á ráðstefnunni sjálfri Mikilvægt er að huga að staðsetningu fréttateymis í ráðstefnusalnum. Til að auðvelda samvinnu fréttateymisins er nauðsynlegt að allir meðlimir sitji við sama borð og hafi hleðslutæki, og önnur tæki nauðsynleg fyrir vinnuna, tilbúin til notkunar. Til að hafa ekki truflandi áhrif á ráðstefnuna og ráðstefnugesti þarf að huga af því að fréttateymið hafi aðstöðu á þeim stað í salnum þar sem samskipti innan teymisins og ljós frá hugbúnaði trufli ekki ráðstefnugesti. Að staðsetja teymið aftast í salnum getur verið hentugt en að sjálfsögðu fer það eftir aðstöðu að hverju sinni. Hvað svo? - Efnisgerð eftir viðburðinn Til að ráðstefnugestir festi betur í minni það sem fór fram á ráðstefnunni er mikilvægt að birta efni að lokinni ráðstefnu. Þau atriði sem leggja þarf áherslu geta verið myndbönd sem tekin eru upp á deginum sjálfum sem innihalda meðal annars viðtöl við gesti og fyrirlesara þar sem fram kemur hvað vakti helsta athygli, hafði áhrif á þá og hvað þeir taka með sér frá ráðstefnunni. Eftir ráðstefnuna getur verið áhrifamikið að birta stutt og skýr skilaboð til þess að vekja upp/viðhalda minningum frá fyrirlestrunum og hvetja hlustendur áfram. Enn og aftur sýndi þessi UAK ráðstefna okkur hvað það er mikilvægt að standa saman, vinna saman og styðja hvor aðra, því saman erum við sterkari! Höfundar eru Kristjana Björk Barðdal, samskiptastjóri UAK og Unnur Ársælsdóttir meðlimur í fréttateymi ráðstefnunnar. Viltu birta grein á Vísi? Sendu okkur póst. Senda grein Kristjana Björk Barðdal Jafnréttismál Mest lesið Skaðinn í leyndri meðferð á heimilum Matthildur Björnsdóttir Skoðun Loftslagsávinningur Coda Terminal er gífurlegur Sigurður Loftur Thorlacius Skoðun Bóluefni eða veirur Ágúst Kvaran Skoðun Um vanda stúlkna í skólum Ragnar Þór Pétursson Skoðun Af glyðrugangi eftirlitsstofnana Ester Hilmarsdóttir Skoðun 3.200 aumingjar (mín skoðun) Ole Anton Bieltvedt Skoðun Það er hægt Ragna Sigurðardóttir Skoðun Snjallsímar og geðveiki meðal barna og unglinga Atli Harðarson Skoðun Linnulaus þjáning íbúa á Gaza Hrafnhildur Sverrisdóttir Skoðun Halldór 13.07.2024 Halldór Baldursson Halldór Skoðun Skoðun Loftslagsávinningur Coda Terminal er gífurlegur Sigurður Loftur Thorlacius skrifar Skoðun Bóluefni eða veirur Ágúst Kvaran skrifar Skoðun Skaðinn í leyndri meðferð á heimilum Matthildur Björnsdóttir skrifar Skoðun Af glyðrugangi eftirlitsstofnana Ester Hilmarsdóttir skrifar Skoðun Linnulaus þjáning íbúa á Gaza Hrafnhildur Sverrisdóttir skrifar Skoðun Munurinn á þjóðerniskennd versus sálernis þarfar upplifun Matthildur Björnsdóttir skrifar Skoðun Verða rangfærslur að sannleika, ef þær eru endurteknar nógu oft!? Ole Anton Bieltvedt skrifar Skoðun Svifhrifavaldar Halldóra Lillý Jóhannsdóttir skrifar Skoðun Forseti ÍSÍ hvattur til að hefja tiltektina í eigin starfsemi Sigurður G. Guðjónsson skrifar Skoðun Hvernig og hvenær en ekki hvort Hjörtur J. Guðmundsson skrifar Skoðun Það er víst hægt að semja um aðildarskilmála! Mörg dæmi sanna það! Ole Anton Bieltvedt skrifar Skoðun Orðatónar: Aukinn orðaforði og lesskilningur barna með íslenskri tónlist Halldóra Lillý Jóhannsdóttir skrifar Skoðun Tilfinningalegur athyglisbrestur og heilbrigt tilfinningalíf Jón Þór Ólafsson skrifar Skoðun Reglurnar eru óumsemjanlegar Hjörtur J. Guðmundsson skrifar Skoðun 3.200 aumingjar (mín skoðun) Ole Anton Bieltvedt skrifar Skoðun Ber endurhæfing ávöxt? skrifar Skoðun Heimur á heljarþröm skrifar Skoðun Foreldrar á 4. vaktinni Sara Rós Kristinsdóttir,Lóa Ólafsdóttir skrifar Skoðun Norður-Kórea er víða Ingvar Smári Birgisson skrifar Skoðun Það getur verið gott að búa til steind Ari Trausti Guðmundsson skrifar Skoðun Uppskeruhátíð öldrunarfræða á Norðurlöndum Sirrý Sif Sigurlaugardóttir skrifar Skoðun Gullverðlaun í mengun Guðmundur Ingi Kristinsson skrifar Skoðun Gen og glæpir Halldóra Lillý Jóhannsdóttir skrifar Skoðun 10 tæknilegir yfirburðir rafbíla Sigurður Ingi Friðleifsson skrifar Skoðun Um vanda stúlkna í skólum Ragnar Þór Pétursson skrifar Skoðun Land, borgir og samgöngur Guðjón Sigurbjartsson skrifar Skoðun Coda Terminal: Verndum náttúru, umhverfi og leiðréttum mýtur Edda Sif Aradóttir skrifar Skoðun Kveikjum áhugann – Kveikjum neistann Kolbrún Áslaugar Baldursdóttir skrifar Skoðun Mega bara íslenskir karlmenn nauðga konum á Íslandi? Guðný S. Bjarnadóttir skrifar Skoðun Ekki gera þessi mistök í sumarfríinu! Ólafía Sigurjónsdóttir skrifar Sjá meira
Ungar athafnakonur héldu ráðstefnuna “Frá aðgerðum til áhrifa - vertu breytingin” í Hörpu í lok febrúar. Megin markmið ráðstefnunnar var að ýta undir kvenfyrirmyndir ásamt því að varpa ljósi á stöðu kynjanna í íslensku atvinnulífi. Lögð var áhersla á að koma skilaboðum ráðstefnunnar út í samfélagið en til þess að ná til sem flestra voru ýmsir samfélagsmiðlar nýttir. Hvernig nær maður athygli fólks sem ekki getur sótt ráðstefnur og þannig komið skilaboðunum áleiðis? Til að tryggja að fyrirlestrar, viðtöl og vinnustofur myndu ná til sem flestra voru skipuð frétta- og samfélagsmiðlateymi sem héldu utan um efnisgerð og birtingu efnis á samfélagsmiðlum á ráðstefnudeginum sjálfum. Skipulag, samvinna og samstilling teymisins skiptir höfuð máli til að tryggja að allar upplýsingar birtist hratt og vel á réttum miðlum. Eftirfarandi atriði þarf að hafa í huga til að ná árangri: Samhæfa teymið og setja niður markmið Fyrir ráðstefnuna fundaði frétta- og samfélagsmiðlateymið til þess að stilla saman strengi og ákveða fyrirfram hvaða áhersluþættir og upplýsingar frá hverjum og einum fyrirlesara skyldi birta á samfélagsmiðlum og með hvaða hætti. Sett var upp verklagsáætlun fyrir teymið en þar var gert grein fyrir áhersluþáttum, tíðni pósta og hvert markmið miðlunarinnar var. Áhersla var lögð á að ná aðalatriðum fram og fanga stemningu erindisins, hvaða partur af erindinu gaf þér gæsahúð? Samfélagsmiðlar og tímasparnaður Í kjölfarið af uppsetningu markmiða var áhersla lögð á skiptingu á milli samfélagsmiðla og skipulag. Þar sem erfitt getur reynst að finna réttan samfélagsmiðlaaðgang hjá fyrirlesurum á hlaupum var búið að setja upp skjal sem innihélt allar nauðsynlegar upplýsingar um fyrirlesarana og notendanöfn þeirra á samfélagsmiðlum, í þeim tilgangi að auka hraða upplýsinga út á samfélagsmiðlana. Skipulagið innihélt einnig upplýsingar um það hversu oft ætti að birta upplýsingar á hverjum miðli í þeim tilgangi að forðast að sömu upplýsingarnar birtust of oft á sama miðli. Sem dæmi var lagt upp með að fjalla ekki oftar um hvert erindi en þrisvar sinnum í Instagram Story. Staðsetning og samvinna teymisins á ráðstefnunni sjálfri Mikilvægt er að huga að staðsetningu fréttateymis í ráðstefnusalnum. Til að auðvelda samvinnu fréttateymisins er nauðsynlegt að allir meðlimir sitji við sama borð og hafi hleðslutæki, og önnur tæki nauðsynleg fyrir vinnuna, tilbúin til notkunar. Til að hafa ekki truflandi áhrif á ráðstefnuna og ráðstefnugesti þarf að huga af því að fréttateymið hafi aðstöðu á þeim stað í salnum þar sem samskipti innan teymisins og ljós frá hugbúnaði trufli ekki ráðstefnugesti. Að staðsetja teymið aftast í salnum getur verið hentugt en að sjálfsögðu fer það eftir aðstöðu að hverju sinni. Hvað svo? - Efnisgerð eftir viðburðinn Til að ráðstefnugestir festi betur í minni það sem fór fram á ráðstefnunni er mikilvægt að birta efni að lokinni ráðstefnu. Þau atriði sem leggja þarf áherslu geta verið myndbönd sem tekin eru upp á deginum sjálfum sem innihalda meðal annars viðtöl við gesti og fyrirlesara þar sem fram kemur hvað vakti helsta athygli, hafði áhrif á þá og hvað þeir taka með sér frá ráðstefnunni. Eftir ráðstefnuna getur verið áhrifamikið að birta stutt og skýr skilaboð til þess að vekja upp/viðhalda minningum frá fyrirlestrunum og hvetja hlustendur áfram. Enn og aftur sýndi þessi UAK ráðstefna okkur hvað það er mikilvægt að standa saman, vinna saman og styðja hvor aðra, því saman erum við sterkari! Höfundar eru Kristjana Björk Barðdal, samskiptastjóri UAK og Unnur Ársælsdóttir meðlimur í fréttateymi ráðstefnunnar.
Skoðun Verða rangfærslur að sannleika, ef þær eru endurteknar nógu oft!? Ole Anton Bieltvedt skrifar
Skoðun Forseti ÍSÍ hvattur til að hefja tiltektina í eigin starfsemi Sigurður G. Guðjónsson skrifar
Skoðun Það er víst hægt að semja um aðildarskilmála! Mörg dæmi sanna það! Ole Anton Bieltvedt skrifar
Skoðun Orðatónar: Aukinn orðaforði og lesskilningur barna með íslenskri tónlist Halldóra Lillý Jóhannsdóttir skrifar