Þú heldur ráðstefnu og hvað svo? Kristjana Björk Barðdal og Unnur Ársælsdóttir skrifa 16. mars 2021 12:01 Ungar athafnakonur héldu ráðstefnuna “Frá aðgerðum til áhrifa - vertu breytingin” í Hörpu í lok febrúar. Megin markmið ráðstefnunnar var að ýta undir kvenfyrirmyndir ásamt því að varpa ljósi á stöðu kynjanna í íslensku atvinnulífi. Lögð var áhersla á að koma skilaboðum ráðstefnunnar út í samfélagið en til þess að ná til sem flestra voru ýmsir samfélagsmiðlar nýttir. Hvernig nær maður athygli fólks sem ekki getur sótt ráðstefnur og þannig komið skilaboðunum áleiðis? Til að tryggja að fyrirlestrar, viðtöl og vinnustofur myndu ná til sem flestra voru skipuð frétta- og samfélagsmiðlateymi sem héldu utan um efnisgerð og birtingu efnis á samfélagsmiðlum á ráðstefnudeginum sjálfum. Skipulag, samvinna og samstilling teymisins skiptir höfuð máli til að tryggja að allar upplýsingar birtist hratt og vel á réttum miðlum. Eftirfarandi atriði þarf að hafa í huga til að ná árangri: Samhæfa teymið og setja niður markmið Fyrir ráðstefnuna fundaði frétta- og samfélagsmiðlateymið til þess að stilla saman strengi og ákveða fyrirfram hvaða áhersluþættir og upplýsingar frá hverjum og einum fyrirlesara skyldi birta á samfélagsmiðlum og með hvaða hætti. Sett var upp verklagsáætlun fyrir teymið en þar var gert grein fyrir áhersluþáttum, tíðni pósta og hvert markmið miðlunarinnar var. Áhersla var lögð á að ná aðalatriðum fram og fanga stemningu erindisins, hvaða partur af erindinu gaf þér gæsahúð? Samfélagsmiðlar og tímasparnaður Í kjölfarið af uppsetningu markmiða var áhersla lögð á skiptingu á milli samfélagsmiðla og skipulag. Þar sem erfitt getur reynst að finna réttan samfélagsmiðlaaðgang hjá fyrirlesurum á hlaupum var búið að setja upp skjal sem innihélt allar nauðsynlegar upplýsingar um fyrirlesarana og notendanöfn þeirra á samfélagsmiðlum, í þeim tilgangi að auka hraða upplýsinga út á samfélagsmiðlana. Skipulagið innihélt einnig upplýsingar um það hversu oft ætti að birta upplýsingar á hverjum miðli í þeim tilgangi að forðast að sömu upplýsingarnar birtust of oft á sama miðli. Sem dæmi var lagt upp með að fjalla ekki oftar um hvert erindi en þrisvar sinnum í Instagram Story. Staðsetning og samvinna teymisins á ráðstefnunni sjálfri Mikilvægt er að huga að staðsetningu fréttateymis í ráðstefnusalnum. Til að auðvelda samvinnu fréttateymisins er nauðsynlegt að allir meðlimir sitji við sama borð og hafi hleðslutæki, og önnur tæki nauðsynleg fyrir vinnuna, tilbúin til notkunar. Til að hafa ekki truflandi áhrif á ráðstefnuna og ráðstefnugesti þarf að huga af því að fréttateymið hafi aðstöðu á þeim stað í salnum þar sem samskipti innan teymisins og ljós frá hugbúnaði trufli ekki ráðstefnugesti. Að staðsetja teymið aftast í salnum getur verið hentugt en að sjálfsögðu fer það eftir aðstöðu að hverju sinni. Hvað svo? - Efnisgerð eftir viðburðinn Til að ráðstefnugestir festi betur í minni það sem fór fram á ráðstefnunni er mikilvægt að birta efni að lokinni ráðstefnu. Þau atriði sem leggja þarf áherslu geta verið myndbönd sem tekin eru upp á deginum sjálfum sem innihalda meðal annars viðtöl við gesti og fyrirlesara þar sem fram kemur hvað vakti helsta athygli, hafði áhrif á þá og hvað þeir taka með sér frá ráðstefnunni. Eftir ráðstefnuna getur verið áhrifamikið að birta stutt og skýr skilaboð til þess að vekja upp/viðhalda minningum frá fyrirlestrunum og hvetja hlustendur áfram. Enn og aftur sýndi þessi UAK ráðstefna okkur hvað það er mikilvægt að standa saman, vinna saman og styðja hvor aðra, því saman erum við sterkari! Höfundar eru Kristjana Björk Barðdal, samskiptastjóri UAK og Unnur Ársælsdóttir meðlimur í fréttateymi ráðstefnunnar. Viltu birta grein á Vísi? Sendu okkur póst. Senda grein Kristjana Björk Barðdal Jafnréttismál Mest lesið Til hamingju blaðamenn! Hjálmar Jónsson Skoðun Stormur í Þjóðleikhúsinu Bubbi Morthens Skoðun Mega bara íslenskir karlmenn nauðga konum á Íslandi? Guðný S. Bjarnadóttir Skoðun Að sækja gullið (okkar) Þröstur Friðfinnsson Skoðun Nýbygging þýðir ekki gallalaus eign Annþór Kristján Karlsson Skoðun Auðbeldi SFS Örn Bárður Jónsson Skoðun 120km hraði á Keflavíkurveginum og netsölur með áfengi Jón Páll Haraldsson Skoðun Norska leiðin hefur gefist vel – í Póllandi Heiðrún Lind Marteinsdóttir Skoðun Opið hús fyrir útvalda Björn Brynjúlfur Björnsson Skoðun Af hverju hræðist fólk kynjafræði? Eydís Ásbjörnsdóttir Skoðun Skoðun Skoðun Að sækja gullið (okkar) Þröstur Friðfinnsson skrifar Skoðun Til hamingju blaðamenn! Hjálmar Jónsson skrifar Skoðun Stormur í Þjóðleikhúsinu Bubbi Morthens skrifar Skoðun Börn í skugga stríðs Hólmfríður Jennýjar Árnadóttir skrifar Skoðun Opið bréf til mennta- og barnamálaráðherra Gunnar Örn Vopnfjörð Þorsteinsson skrifar Skoðun Hvernig gerum við Grundarhverfi enn betra? Ævar Harðarson skrifar Skoðun Matvælaframleiðslulandið Ísland – er framtíð án sérþekkingar? Ólöf Guðný Geirsdóttir,Ólafur Ögmundarson skrifar Skoðun 120km hraði á Keflavíkurveginum og netsölur með áfengi Jón Páll Haraldsson skrifar Skoðun Lausnin liggur fyrir – Landspítali þarf að stíga skrefið Sandra B. Franks skrifar Skoðun Auðbeldi SFS Örn Bárður Jónsson skrifar Skoðun Skjárinn og börnin Daðey Albertsdóttir,Silja Björk Egilsdóttir,Skúli Bragi Geirdal skrifar Skoðun „Er stjúpmamma þín vond eins og í Öskubusku?“ Hafdís Bára Ólafsdóttir skrifar Skoðun Af hverju er Framsóknarfólk hamingjusamast? Árelía Eydís Guðmundsdóttir skrifar Skoðun Norska leiðin hefur gefist vel – í Póllandi Heiðrún Lind Marteinsdóttir skrifar Skoðun Opið hús fyrir útvalda Björn Brynjúlfur Björnsson skrifar Skoðun Af hverju hræðist fólk kynjafræði? Eydís Ásbjörnsdóttir skrifar Skoðun Hlustum á okkar landsliðskonur - sýnum Ísrael rauða spjaldið Hrönn G. Guðmundsdóttir,Ragnhildur Hólmgeirsdóttir skrifar Skoðun Hópnauðganir/svartheimar! Davíð Bergmann skrifar Skoðun Valdið og samvinnuhugsjónin Kjartan Helgi Ólafsson skrifar Skoðun NPA breytti lífinu mínu Sveinbjörn Eggertsson skrifar Skoðun Hefur þú tilkynnt um ofbeldi gegn barni? Alfa Jóhannsdóttir skrifar Skoðun Gildi kærleika og mannúðar Toshiki Toma skrifar Skoðun Hvernig tryggjum við samkeppnishæfni þjóðar? Jón Skafti Gestsson skrifar Skoðun Í minningu Frans páfa - sem tók sér nafn verndardýrlings dýra og náttúru Árni Stefán Árnason skrifar Skoðun Flottu kjötauglýsingarnar í blöðunum... Ole Anton Bieltvedt skrifar Skoðun Grafarvogsgremjan Þorlákur Axel Jónsson skrifar Skoðun Er ég að svindla? – Um sambýli manns og gervigreindar í sköpun og þekkingu Björgmundur Örn Guðmundsson skrifar Skoðun Fjármögnuðu stríðsvél Rússlands Hjörtur J. Guðmundsson skrifar Skoðun Hugleiðingar á páskum Ámundi Loftsson skrifar Skoðun Gremjan í Grafarvogi Davíð Már Sigurðsson skrifar Sjá meira
Ungar athafnakonur héldu ráðstefnuna “Frá aðgerðum til áhrifa - vertu breytingin” í Hörpu í lok febrúar. Megin markmið ráðstefnunnar var að ýta undir kvenfyrirmyndir ásamt því að varpa ljósi á stöðu kynjanna í íslensku atvinnulífi. Lögð var áhersla á að koma skilaboðum ráðstefnunnar út í samfélagið en til þess að ná til sem flestra voru ýmsir samfélagsmiðlar nýttir. Hvernig nær maður athygli fólks sem ekki getur sótt ráðstefnur og þannig komið skilaboðunum áleiðis? Til að tryggja að fyrirlestrar, viðtöl og vinnustofur myndu ná til sem flestra voru skipuð frétta- og samfélagsmiðlateymi sem héldu utan um efnisgerð og birtingu efnis á samfélagsmiðlum á ráðstefnudeginum sjálfum. Skipulag, samvinna og samstilling teymisins skiptir höfuð máli til að tryggja að allar upplýsingar birtist hratt og vel á réttum miðlum. Eftirfarandi atriði þarf að hafa í huga til að ná árangri: Samhæfa teymið og setja niður markmið Fyrir ráðstefnuna fundaði frétta- og samfélagsmiðlateymið til þess að stilla saman strengi og ákveða fyrirfram hvaða áhersluþættir og upplýsingar frá hverjum og einum fyrirlesara skyldi birta á samfélagsmiðlum og með hvaða hætti. Sett var upp verklagsáætlun fyrir teymið en þar var gert grein fyrir áhersluþáttum, tíðni pósta og hvert markmið miðlunarinnar var. Áhersla var lögð á að ná aðalatriðum fram og fanga stemningu erindisins, hvaða partur af erindinu gaf þér gæsahúð? Samfélagsmiðlar og tímasparnaður Í kjölfarið af uppsetningu markmiða var áhersla lögð á skiptingu á milli samfélagsmiðla og skipulag. Þar sem erfitt getur reynst að finna réttan samfélagsmiðlaaðgang hjá fyrirlesurum á hlaupum var búið að setja upp skjal sem innihélt allar nauðsynlegar upplýsingar um fyrirlesarana og notendanöfn þeirra á samfélagsmiðlum, í þeim tilgangi að auka hraða upplýsinga út á samfélagsmiðlana. Skipulagið innihélt einnig upplýsingar um það hversu oft ætti að birta upplýsingar á hverjum miðli í þeim tilgangi að forðast að sömu upplýsingarnar birtust of oft á sama miðli. Sem dæmi var lagt upp með að fjalla ekki oftar um hvert erindi en þrisvar sinnum í Instagram Story. Staðsetning og samvinna teymisins á ráðstefnunni sjálfri Mikilvægt er að huga að staðsetningu fréttateymis í ráðstefnusalnum. Til að auðvelda samvinnu fréttateymisins er nauðsynlegt að allir meðlimir sitji við sama borð og hafi hleðslutæki, og önnur tæki nauðsynleg fyrir vinnuna, tilbúin til notkunar. Til að hafa ekki truflandi áhrif á ráðstefnuna og ráðstefnugesti þarf að huga af því að fréttateymið hafi aðstöðu á þeim stað í salnum þar sem samskipti innan teymisins og ljós frá hugbúnaði trufli ekki ráðstefnugesti. Að staðsetja teymið aftast í salnum getur verið hentugt en að sjálfsögðu fer það eftir aðstöðu að hverju sinni. Hvað svo? - Efnisgerð eftir viðburðinn Til að ráðstefnugestir festi betur í minni það sem fór fram á ráðstefnunni er mikilvægt að birta efni að lokinni ráðstefnu. Þau atriði sem leggja þarf áherslu geta verið myndbönd sem tekin eru upp á deginum sjálfum sem innihalda meðal annars viðtöl við gesti og fyrirlesara þar sem fram kemur hvað vakti helsta athygli, hafði áhrif á þá og hvað þeir taka með sér frá ráðstefnunni. Eftir ráðstefnuna getur verið áhrifamikið að birta stutt og skýr skilaboð til þess að vekja upp/viðhalda minningum frá fyrirlestrunum og hvetja hlustendur áfram. Enn og aftur sýndi þessi UAK ráðstefna okkur hvað það er mikilvægt að standa saman, vinna saman og styðja hvor aðra, því saman erum við sterkari! Höfundar eru Kristjana Björk Barðdal, samskiptastjóri UAK og Unnur Ársælsdóttir meðlimur í fréttateymi ráðstefnunnar.
Skoðun Matvælaframleiðslulandið Ísland – er framtíð án sérþekkingar? Ólöf Guðný Geirsdóttir,Ólafur Ögmundarson skrifar
Skoðun Hlustum á okkar landsliðskonur - sýnum Ísrael rauða spjaldið Hrönn G. Guðmundsdóttir,Ragnhildur Hólmgeirsdóttir skrifar
Skoðun Í minningu Frans páfa - sem tók sér nafn verndardýrlings dýra og náttúru Árni Stefán Árnason skrifar
Skoðun Er ég að svindla? – Um sambýli manns og gervigreindar í sköpun og þekkingu Björgmundur Örn Guðmundsson skrifar