Rafrænir reikningar - bylting í stafrænni vegferð Rúnar Sigurðsson skrifar 25. janúar 2022 07:31 Þær breytingar sem eiga sér nú stað í rafrænni skeytamiðlun eru gott dæmi um það sem gerist þegar ný tækni umbyltir öllu og hlutir gerast mun hraðar en nokkurn gat órað fyrir. Í dag eru þrír íslenskir aðilar svokallaðir skeytmiðlarar hér á landi, en skeytamiðlarar eru i raun gömlu pósthúsin sem flokkuðu póst áður en hann var áframsendur til viðtakenda. Í dag gerist þetta allt saman rafrænt og á örskotsstundu. Nútíma upplýsingakerfi taka á móti slíkum rafrænum reikningum og færa þá inn í fjárhagskerfin - afrit af reikningum fylgja svo færslunni sjálfkrafa og það er auðvelt að skoða og samþykkja rafrænt, hvar sem er. Allur pappír er því horfinn og mannlegar villur og handavinna minnka töluvert. Hver er staðan á rafrænum reikningum? Ekki eru til neinar opinberar tölur um fjölda sendra reikninga á milli fyrirtækja á Íslandi. Í ársskýrslu Póstsins kemur fram að samdráttur í bréfasendingum er 22% á milli ára. Það eru þó ekki eingöngu bréf á milli fyrirtækja. Ég hef reynt að grafast fyrir um fjölda sendra reikninga á Íslandi á milli fyrirtækja og þær skoðanir hafa sýnt að það megi áætla að fjöldinn sé á bilinu 23 - 27 miljónir útgefnir reikningar á ári. Eftir samtal við skeytamiðlara gefa tölur til kynna að um 50% þeirra séu sendir rafrænt í gegnum skeytamiðlara, 30 til 40% séu sendir sem PDF sem ekki er rafrænt, og afgangurinn sendur með gömlu aðferðinni, sem oft er kallaður sniglapóstur, og gefur nafngift sú vel til kynna hversu hægt sá póstur berst miðað við rafrænar sendingar með nútíma skeytamiðlurum. Aukning á milli ára hefur verið 80-100% Síðustu ár hefur aukning í rafrænum reikningum verið 80-100%. Tel ég jafnvel að frekari vöxtur verði á þessu nú árið 2022 og að hann haldist næstu 3-5 árin. Ef þessar getgátur ganga eftir má leiða líkum að því að rafrænir reikningar taki yfir innan 3-5 ára. Þetta eru gríðarlegar breytingar á mjög skömmum tíma en það eru ekki mörg ár síðan almennur skilningur og þekking varð til staðar á rafrænum reikningum. Auknar kröfur til upplýsingakerfa nútímans Til þess að það gengi eftir þurfa nútíma upplýsingakerfi að fylgja eftir þróuninni. Þau kerfi sem ekki uppfylla þessar kröfur sitja einfaldlega eftir. Fyrirtækin koma til með að gera kröfur um að uppgjör gerist mun hraðar en áður og bið eftir að pappírseintök af reikningum berist verður ekki liðin. Í raun eiga fyrirtækin að sjá stöðuna á hverjum degi. Ekki er ásættanlegt að bíða í vikur eða mánuði með að sjá raunstöðu á fyrirtækjunum. Tel ég að fyrirtækin sem tileinka sér þetta muni einfaldlega gera kröfu um að taka eingöngu á móti rafrænum reikningum í nánustu framtíð. Í dag er auðvelt fyrir alla að senda frá sér rafrænt og er kostnaður því samfara ekki flöskuháls lengur. Skeytamiðlarar bjóða upp á aðgengi fyrir minni aðila til að senda rafræna reikninga nánast án endurgjalds. Erlendir reikningar – staðan Við Íslendingar erum þekkt fyrir að taka hlutina með áhlaupi og vinna hratt og vel þegar við loksins sjáum ljósið. Slíkt á ekki við um allar þjóðir, en það er ljóst að þjóðirnar í kringum okkur hafa verið að nýta sér lausnir sem hafa verið sérsniðnar að einstökum löndum. Vandamálið við slíkar lausnir eru þær að erfitt er að senda rafræna reikninga á milli landa því staðlar hafa ekki verið til staðar. Nú er svo komið að kominn er samevrópskur staðall sem á að tryggja að hægt sé að senda rafræna reikninga á milli landa í sama staðlaða forminu. Löndin eru komin mislangt í þessu samhengi og eru Norðurlöndin þar fremst í flokki á meðan, t.d. Þýskaland, er langt á eftir í þessum efnum. Höfundur er framkvæmdastjóri Svars ehf. Viltu birta grein á Vísi? Sendu okkur póst. Senda grein Stafræn þróun Mest lesið Fyrst flúðu þau Reykjavíkurborg… Diljá Mist Einarsdóttir Skoðun Villtur lax eða villt græðgi – sveitin í skotlínu Jóhann Helgi Stefánsson Skoðun Aðför ríkisstjórnar Kristrúnar Frostadóttur að flóttafólki Hópur stjórnarkvenna í Solaris Skoðun Hanna Katrín og Co, koma til bjargar Björn Ólafsson Skoðun Konur og menntun Sigríður Ingibjörg Ingadóttir,Steinunn Bragadóttir Skoðun Vladímír Pútín: Hvað er að marka hann? Steinar Björgvinsson Skoðun Vegamál á tímum skattahækkana og vantrausts Benedikt S. Benediktsson Skoðun Flokkur fólksins eða flokkun fólksins? Halldóra Lillý Jóhannsdóttir Skoðun Örlög Úkraínu varða frið og öryggi á Íslandi Þorgerður Katrín Gunnarsdóttir Skoðun Íslendingar flytja út fisk og líka ofbeldismenn Guðný S. Bjarnadóttir Skoðun Skoðun Skoðun Mikilvægi orkuspáa Ingvar Júlíus Baldursson skrifar Skoðun Þegar innflutningurinn ræður ríkjum Anton Guðmundsson skrifar Skoðun Vladímír Pútín: Hvað er að marka hann? Steinar Björgvinsson skrifar Skoðun Örlög Úkraínu varða frið og öryggi á Íslandi Þorgerður Katrín Gunnarsdóttir skrifar Skoðun Vegamál á tímum skattahækkana og vantrausts Benedikt S. Benediktsson skrifar Skoðun Konur og menntun Sigríður Ingibjörg Ingadóttir,Steinunn Bragadóttir skrifar Skoðun Aðför ríkisstjórnar Kristrúnar Frostadóttur að flóttafólki Hópur stjórnarkvenna í Solaris skrifar Skoðun Hanna Katrín og Co, koma til bjargar Björn Ólafsson skrifar Skoðun Villtur lax eða villt græðgi – sveitin í skotlínu Jóhann Helgi Stefánsson skrifar Skoðun Fyrst flúðu þau Reykjavíkurborg… Diljá Mist Einarsdóttir skrifar Skoðun Fyrst flúðu þau Reykjavíkurborg… Diljá Mist Einarsdóttir skrifar Skoðun Er útlegð á innleið? Reyn Alpha Magnúsdóttir skrifar Skoðun Leiðsögundurinn Gaur gerir mig að betri manneskju Þorkell J. Steindal skrifar Skoðun Börn á flótta – nýtt líf, nýtt tungumál og nýtt tækifæri í íslenskum grunnskólum Friðþjófur Helgi Karlsson skrifar Skoðun Skólarnir lokaðir - myglan vinnur Guðmundur Þórir Sigurðsson skrifar Skoðun Flokkur fólksins eða flokkun fólksins? Halldóra Lillý Jóhannsdóttir skrifar Skoðun Betri nýting á tíma og fjármunum Reykjavíkurborgar 2/3 Magnea Gná Jóhannsdóttir skrifar Skoðun Hver ætlar að bera ábyrgð á mannslífi? Sævar Þór Jónsson skrifar Skoðun Horfumst í augu Kristín Thoroddsen skrifar Skoðun 30 silfurpeningar dýralækna? 125.000 lítrar af blóði tappaðir af 4088 merum (með valdi), af eiðsvörðum dýralæknum, 2023 Ole Anton Bieltvedt skrifar Skoðun Opið bréf til heilbrigðisráðherra: Iðjuþjálfar – mikilvægur mannauður í geðheilbrigðisþjónustu framtíðarinnar Erna Rut Elvarsdóttir,Lilja Logadóttir, Rebekka Lind Hjaltadóttir,Sandra Dís Sigurðardóttir skrifar Skoðun Saga Israa á Gaza og hvernig hægt er að verða að liði Katrín Harðardóttir,Israa Saed skrifar Skoðun Fordómar frá sálfélagslegu sjónarhorni Sóley Dröfn Davíðsdóttir skrifar Skoðun Er aldur bara tala? Teitur Guðmundsson skrifar Skoðun Íslendingar flytja út fisk og líka ofbeldismenn Guðný S. Bjarnadóttir skrifar Skoðun Iðjuþjálfar í leik- og grunnskólum: Tækifæri í baráttunni gegn agavanda og skólaforðun Hekla Björt Birkisdóttir,Hrefna Dagbjört Arnardóttir,Inga Fríða Guðbjörnsdóttir,Íris Kristrún Kristmundsdóttir skrifar Skoðun Frans páfi kvaddur eða meðtekinn? Bjarni Karlsson skrifar Skoðun Lægjum öldurnar Halla Hrund Logadóttir skrifar Skoðun Að hata einhvern sem þú þarft á að halda? Katrín Pétursdóttir skrifar Skoðun Íslenskar pyndingar Guðmundur Ingi Þóroddsson skrifar Sjá meira
Þær breytingar sem eiga sér nú stað í rafrænni skeytamiðlun eru gott dæmi um það sem gerist þegar ný tækni umbyltir öllu og hlutir gerast mun hraðar en nokkurn gat órað fyrir. Í dag eru þrír íslenskir aðilar svokallaðir skeytmiðlarar hér á landi, en skeytamiðlarar eru i raun gömlu pósthúsin sem flokkuðu póst áður en hann var áframsendur til viðtakenda. Í dag gerist þetta allt saman rafrænt og á örskotsstundu. Nútíma upplýsingakerfi taka á móti slíkum rafrænum reikningum og færa þá inn í fjárhagskerfin - afrit af reikningum fylgja svo færslunni sjálfkrafa og það er auðvelt að skoða og samþykkja rafrænt, hvar sem er. Allur pappír er því horfinn og mannlegar villur og handavinna minnka töluvert. Hver er staðan á rafrænum reikningum? Ekki eru til neinar opinberar tölur um fjölda sendra reikninga á milli fyrirtækja á Íslandi. Í ársskýrslu Póstsins kemur fram að samdráttur í bréfasendingum er 22% á milli ára. Það eru þó ekki eingöngu bréf á milli fyrirtækja. Ég hef reynt að grafast fyrir um fjölda sendra reikninga á Íslandi á milli fyrirtækja og þær skoðanir hafa sýnt að það megi áætla að fjöldinn sé á bilinu 23 - 27 miljónir útgefnir reikningar á ári. Eftir samtal við skeytamiðlara gefa tölur til kynna að um 50% þeirra séu sendir rafrænt í gegnum skeytamiðlara, 30 til 40% séu sendir sem PDF sem ekki er rafrænt, og afgangurinn sendur með gömlu aðferðinni, sem oft er kallaður sniglapóstur, og gefur nafngift sú vel til kynna hversu hægt sá póstur berst miðað við rafrænar sendingar með nútíma skeytamiðlurum. Aukning á milli ára hefur verið 80-100% Síðustu ár hefur aukning í rafrænum reikningum verið 80-100%. Tel ég jafnvel að frekari vöxtur verði á þessu nú árið 2022 og að hann haldist næstu 3-5 árin. Ef þessar getgátur ganga eftir má leiða líkum að því að rafrænir reikningar taki yfir innan 3-5 ára. Þetta eru gríðarlegar breytingar á mjög skömmum tíma en það eru ekki mörg ár síðan almennur skilningur og þekking varð til staðar á rafrænum reikningum. Auknar kröfur til upplýsingakerfa nútímans Til þess að það gengi eftir þurfa nútíma upplýsingakerfi að fylgja eftir þróuninni. Þau kerfi sem ekki uppfylla þessar kröfur sitja einfaldlega eftir. Fyrirtækin koma til með að gera kröfur um að uppgjör gerist mun hraðar en áður og bið eftir að pappírseintök af reikningum berist verður ekki liðin. Í raun eiga fyrirtækin að sjá stöðuna á hverjum degi. Ekki er ásættanlegt að bíða í vikur eða mánuði með að sjá raunstöðu á fyrirtækjunum. Tel ég að fyrirtækin sem tileinka sér þetta muni einfaldlega gera kröfu um að taka eingöngu á móti rafrænum reikningum í nánustu framtíð. Í dag er auðvelt fyrir alla að senda frá sér rafrænt og er kostnaður því samfara ekki flöskuháls lengur. Skeytamiðlarar bjóða upp á aðgengi fyrir minni aðila til að senda rafræna reikninga nánast án endurgjalds. Erlendir reikningar – staðan Við Íslendingar erum þekkt fyrir að taka hlutina með áhlaupi og vinna hratt og vel þegar við loksins sjáum ljósið. Slíkt á ekki við um allar þjóðir, en það er ljóst að þjóðirnar í kringum okkur hafa verið að nýta sér lausnir sem hafa verið sérsniðnar að einstökum löndum. Vandamálið við slíkar lausnir eru þær að erfitt er að senda rafræna reikninga á milli landa því staðlar hafa ekki verið til staðar. Nú er svo komið að kominn er samevrópskur staðall sem á að tryggja að hægt sé að senda rafræna reikninga á milli landa í sama staðlaða forminu. Löndin eru komin mislangt í þessu samhengi og eru Norðurlöndin þar fremst í flokki á meðan, t.d. Þýskaland, er langt á eftir í þessum efnum. Höfundur er framkvæmdastjóri Svars ehf.
Aðför ríkisstjórnar Kristrúnar Frostadóttur að flóttafólki Hópur stjórnarkvenna í Solaris Skoðun
Skoðun Aðför ríkisstjórnar Kristrúnar Frostadóttur að flóttafólki Hópur stjórnarkvenna í Solaris skrifar
Skoðun Börn á flótta – nýtt líf, nýtt tungumál og nýtt tækifæri í íslenskum grunnskólum Friðþjófur Helgi Karlsson skrifar
Skoðun 30 silfurpeningar dýralækna? 125.000 lítrar af blóði tappaðir af 4088 merum (með valdi), af eiðsvörðum dýralæknum, 2023 Ole Anton Bieltvedt skrifar
Skoðun Opið bréf til heilbrigðisráðherra: Iðjuþjálfar – mikilvægur mannauður í geðheilbrigðisþjónustu framtíðarinnar Erna Rut Elvarsdóttir,Lilja Logadóttir, Rebekka Lind Hjaltadóttir,Sandra Dís Sigurðardóttir skrifar
Skoðun Iðjuþjálfar í leik- og grunnskólum: Tækifæri í baráttunni gegn agavanda og skólaforðun Hekla Björt Birkisdóttir,Hrefna Dagbjört Arnardóttir,Inga Fríða Guðbjörnsdóttir,Íris Kristrún Kristmundsdóttir skrifar
Aðför ríkisstjórnar Kristrúnar Frostadóttur að flóttafólki Hópur stjórnarkvenna í Solaris Skoðun