Meðal annars verður horft til þess að fleiri stöðugildi verði sveigjanlegri og tímabundin í kringum ákveðin verkefni. Auglýst störf verða ekki staðbundin, sem gerir fólki kleift að búa þar sem það vill meðan það sinnir verkefnum innan ráðuneytisins.
Húsakosturinn verður minni og af annarri gerð en þeirra sem við þekkjum úr hefðbundnum ráðuneytum. Ráðherrann vill líta til fyrirtækja á borð við Amazon, McKinsey og Google við uppbyggingu ráðuneytisins og hefur fundað með þeim að undanförnu. Ýmsar nýstárlegar reglur verða innleiddar eins og um fundafyrirkomulag og tölvupóstsamskipti.
„Þetta er gert til þess að brjóta niður síló og innleiða inn í stjórnsýslu það sem við þekkjum svo vel úr einkageiranum, þessa verkefnadrifnu nálgun. Að inni á skrifstofunni sé það ljóst að ráðuneytið er búið til í kringum þau verkefni og þau áherslumál sem ríkisstjórnin hefur sett á dagskrá og snýst í megindráttum um það að gera hugviti hærra undir höfði. Þær áherslur fara margar hverjar þvert á alla þessa málaflokka,” segir Áslaug Arna Sigurbjörnsdóttir ráðherra málaflokkanna.
Hún bindur vonir við að ákveðin skref í þessa átt geti leitt til þess að hugvit verði stærsta útflutningsgrein þjóðarinnar á næstu árum.
Á skrifstofunni sé það ljóst að ráðuneytið er búið til í kringum þau verkefni og þau áherslumál sem ríkisstjórnin hefur sett á dagskrá og snýst í megindráttum um það að gera hugviti hærra undir höfði.
Fagskrifstofur lagðar niður
Nýtt skipurit var kynnt starfsmönnum í síðustu viku. Þar kemur fram að horfið verður frá fagskrifstofum hefðbundinna ráðuneyta. Að sögn ráðherrans er það gert til að sýna í verki að verið sé að fella niður skrifstofumúra milli málefna sem heyra undir ráðuneytið.
„Ég vil sýna það í verki að við erum að meina það að við ætlum að fella niður þessa múra á milli málefnanna sem heyra undir ráðuneytið. Þá gefur augaleið að það er nauðsynlegt að ráðuneytið sé þannig uppbyggt að kerfið okkar, sem er alltof þunglamalegt á köflum, geri okkur það kleift að standa við stóru orðin.”
Aðspurð segir hún það ekki verra ef þessi skref sem stigin eru nú ýti á aðrar stofnanir og ráðuneyti að taka skref í sömu átt.
Þá gefur augaleið að það er nauðsynlegt að ráðuneytið sé þannig uppbyggt að kerfið okkar, sem er alltof þunglamalegt á köflum, geri okkur það kleift að standa við stóru orðin.
„Mitt ráðuneyti er frekar lítið og ekki mannaflsfrekt í samanburði við mörg önnur. En ég bind vonir við að þetta ýti á stofnanir og önnur ráðuneyti að stíga ákveðnari skref í átt til framtíðar og huga að nýsköpun í stjórnsýslu svo þjónustan við borgarana verði skilvirkari og yfirbyggingin minni. Það mun vonandi leiða af sér betri árangur fyrir minna skattfé.”
Nýstárlegar reglur sem einkageirinn þekkir vel
Áslaug Arna segir einnig frá ýmsum nýstárlegum vinnureglum, að minnsta kosti innan stjórnsýslunnar, sem verða viðhafðar á skrifstofunni.
„Ein regla sem ég held að ég geti fullyrt að sé ekki viðhöfð annars staðar í stjórnsýslunni er regla sem Jeff Bezos stofnandi Amazon innleiddi í sínu fyrirtæki og ég hef ákveðið að innleiða hjá mér. Hún er sú að flestir fundir ráðuneytisins ættu eingöngu að samanstanda af jafn mörgum og geta hæglega deilt með sér tveimur pítsum. Þannig skili fundirnir mestu," segir Áslaug frá.
Hún er sú að fundir ráðuneytisins ættu eingöngu að samanstanda af jafn mörgum og geta hæglega deilt með sér tveimur pítsum. Þannig skili fundirnir mestu.
Þá verður almenn regla í ráðuneytinu, sem hefur í auknum mæli rutt sér til rúms innan einkageirans að undanförnu, að tölvupósta eigi að senda á vinnutíma.
„Við förum ekki fram á að starfsfólk okkar lesi tölvupósta eftir fimm á daginn. Ef eitthvað kemur upp sem ekki getur beðið, fær viðkomandi símtal. Lítil aðgerð á borð við þessa er þó talin auka framleiðni á vinnustöðum, skapa kraftmeira og skemmtilegra umhverfi á vinnustaðnum og minnka vinnustreitu til muna," segir hún.
„Ég er að taka saman góðar hugmyndir um sambærilegar vinnureglur sem reynst hafa vel innan einkageirans til að innleiða í ráðuneytið, allar hugmyndir eru því vel þegnar," segir Áslaug Arna að lokum.
