Ríkir gagnsæi hjá þínu fyrirtæki? Þorsteinn Guðmundsson skrifar 9. desember 2022 13:31 Í persónuverndarlögum segir að markmið þeirra sé m.a. að stuðla að því að með persónuupplýsingar sé farið í samræmi við grundvallarsjónarmið og reglur um persónuvernd og friðhelgi einkalífs. Stór þáttur í því að njóta friðhelgi einkalífsins gagnvart vinnslu persónuupplýsinga er að vinnslan teljist gagnsæ og sanngjörn, þ.e. uppfylli skilyrði sanngirnisreglu persónuverndarlaga. Það er því grundvallarskilyrði að einstaklingar viti að unnið sé með persónuupplýsingar um þá. Fyrirtækjum sem vinna persónuupplýsingar um viðskiptavini sína ber því samkvæmt persónuverndarlögum að tilkynna þeim um vinnsluna en slíkar upplýsingar hafa mikla þýðingu fyrir viðkomandi t.a.m. til að geta tekið afstöðu til vinnslunnar út frá þeim réttindum sem persónuverndarlög veita. Algengast er að slíkar tilkynningar séu færðar fyrir augu viðskiptavina með svokölluðum persónuverndarstefnum á vefsíðum fyrirtækja. Það skiptir máli hvert innihald persónuverndarstefnu er Fjölmörg atriði þarf að hafa í huga þegar slíkar persónuverndarstefnur eru settar fram en hér verður þó einungis tæpt á þeim helstu. Vart ætti að þurfa taka það fram að mikilvægast af öllu er að fyrirtæki hafi yfirhöfuð upplýsingar um vinnslu þeirra á persónuupplýsingum viðskiptavina á vefsíðu fyrirtækisins t.d. í formi persónuverndarstefnu. Það er ekki síður mikilvægt að persónuverndarstefna sé á áberandi stað og helst á aðalsíðu fyrirtækjavefsins. Þannig ætti ekki að þurfa nema einn til tvo „smelli“ til að komast í stefnuna. Miklu máli getur skipt hvernig persónuverndarstefnur eru orðaðar því skýrt þarf að koma fram hvaða upplýsingar unnið er með og hvenær. Ekki ætti því að nota orðalag eins og “… dæmi um persónuupplýsingar sem unnið er með”, “… gætum unnið með …”, „… kunnum að vinna með …“ eða „… vinnum einkum …“ þegar lýst er hvaða persónuupplýsingar eru unnar. Slíkt orðalag er þó ansi algengt þrátt fyrir að vera ófullnægjandi því eins og áður sagði er það grundvallaratriði að einstaklingar viti hvaða persónuupplýsingar eru unnar um þá og hvenær það er gert. Hér er því mikilvægt að fyrirtæki noti meira afgerandi orðalag enda ætti það ekki að vefjast fyrir fyrirtækjum, sem hafa útbúið vinnsluskrá, hvenær það vinnur persónuupplýsingar um viðskiptavini sína. Rétt er að hafa það í huga að persónuverndarstefnur eru í eðli sínu upplýsingar til hins almenna neytenda og ættu því að vera á einföldu og skýru máli. Forðast ætti að nota óútskýrð hugtök úr persónuverndarlögum og annað lagatæknimál. Því miður er alltof algengt að sjá persónuverndarstefnur þar sem notast er við langar málsgreinar, t.a.m. þar sem vinnslu persónuupplýsinga er lýst í samfelldu máli sem fyllir margar línur. Betra er að setja textann upp í punktaformi til að gera textann aðgengilegri og sporna með því við „upplýsingaþreytu“. Í því samhengi má benda á ef viðskiptavinir skilja almennt ekki efni persónuverndarstefnu og geta þannig ekki ráðið af henni hvaða persónuupplýsingar eru unnar um þá eða hvenær það er gert, þá uppfyllir vinnslan ekki kröfur persónuverndarlaga um sanngirni og gagnsæi. Staða íslenskra fyrirtækja gagnvart persónuvernd Eftir skoðun á fjölda vefsíðna er óhætt að fullyrða að stór hluti fyrirtækja á Íslandi uppfyllir ekki fyrrgreind skilyrði persónuverndarlaga. Í því sambandi ætti að vera nokkuð augljóst að fyrirtæki sem ekki birtir upplýsingar um vinnslu þeirra á persónuupplýsingum viðskiptavina á vefsíðu sinni, getur ekki talist uppfylla kröfur persónuverndarlaga um sanngjarna og gagnsæja vinnslu. Einnig er ljóst að fyrirtæki sem birtir ófullnægjandi persónuverndarstefnu, eins og hér hefur verið lýst, gerir það ekki heldur. Það er mikið í húfi fyrir rekstraraðila að hafa persónuverndarmálin á hreinu því trúverðugleiki fyrirtækja og traust viðskiptavina verða ekki metin til fjár. Það verða þó hins vegar sektarákvarðanir Persónuverndar, því samkvæmt lögunum geta sektir fyrir brot á þeim reglum sem hér um ræðir numið allt að 2,4 milljörðum eða 4% af ársveltu, eftir því hvort er hærra. Rétt er því að hvetja rekstraraðila fyrirtækja til að birta upplýsingar um vinnslu þeirra á persónuupplýsingum viðskiptavina á vefsíðum sínum. Einnig þarf að ganga úr skugga um að persónuverndarstefnan uppfylli skilyrði persónuverndarlaga. Að öðrum kosti gæti aðgerðarleysi í þessum efnum leitt til þess að bæði glatist fé og traust. Höfundur er lögfræðingur og starfar sem persónuverndarráðgjafi. Viltu birta grein á Vísi? Sendu okkur póst. Senda grein Persónuvernd Mest lesið Bannað að lækna sykursýki II Lukka Pálsdóttir Skoðun Barnaskapur Bjarna Ben; Fjölmargar þjóðir með meiri kaupmátt en við! Ole Anton Bieltvedt Skoðun Misskilin mannúð í hælisleitendamálum Nanna Margrét Gunnlaugsdóttir Skoðun Jæja, ræðum þá þetta dásamlega Evrópusamband Haraldur Ólafsson Skoðun Sigurður Ingi og óverðtryggingin Hjalti Þórisson Skoðun Hvert er fóðrið til að skipulögð glæpastarfsemi geti þrifist hér á landi? Jú, villuráfandi stefnulaus ungmenni! Davíð Bergmann Skoðun „Útlendingar“ og „þetta fólk“ Jasmina Vajzović Crnac Skoðun Af hverju ég styð Samfylkinguna – og Hannes Sigurbjörn Jónsson Ásbjörn Þór Ásbjörnsson Skoðun Flokkur fólksins vill efla byggð um land allt! Lilja Rafney Magnúsdóttir Skoðun Varnarveggur gegn vonbrigðum Sanna Magdalena Mörtudóttir Skoðun Skoðun Skoðun 11 ástæður fyrir því að kjósa Pírata Baldur Karl Magnússon skrifar Skoðun Misskilin mannúð í hælisleitendamálum Nanna Margrét Gunnlaugsdóttir skrifar Skoðun Hvert er fóðrið til að skipulögð glæpastarfsemi geti þrifist hér á landi? Jú, villuráfandi stefnulaus ungmenni! Davíð Bergmann skrifar Skoðun „Útlendingar“ og „þetta fólk“ Jasmina Vajzović Crnac skrifar Skoðun Erum við ekki betri en Talibanar? Hildur Þórðardóttir skrifar Skoðun Af hverju ég styð Samfylkinguna – og Hannes Sigurbjörn Jónsson Ásbjörn Þór Ásbjörnsson skrifar Skoðun Lyftistöng fyrir samfélagið Bragi Bjarnason skrifar Skoðun Stöndum með ungu fólki og fjölskyldum Ragna Sigurðardóttir,Jóhann Páll Jóhannsson skrifar Skoðun Þrælakistur samtímans? Gunnar Hólmsteinn Ársælsson skrifar Skoðun Bannað að lækna sykursýki II Lukka Pálsdóttir skrifar Skoðun Hvað kostar vímuefnavandinn? Lilja Sif Þorsteinsdóttir skrifar Skoðun Hægri menn vega að heilbrigðiskerfinu Stefán Ólafsson skrifar Skoðun Jæja, ræðum þá þetta dásamlega Evrópusamband Haraldur Ólafsson skrifar Skoðun Kvikmyndagerð á Íslandi: Næstu skref Lilja Dögg Alfreðsdóttir skrifar Skoðun Sigurður Ingi og óverðtryggingin Hjalti Þórisson skrifar Skoðun Varnarveggur gegn vonbrigðum Sanna Magdalena Mörtudóttir skrifar Skoðun Flokkur fólksins vill efla byggð um land allt! Lilja Rafney Magnúsdóttir skrifar Skoðun Barnaskapur Bjarna Ben; Fjölmargar þjóðir með meiri kaupmátt en við! Ole Anton Bieltvedt skrifar Skoðun Gekk ég yfir sjó og land og ríkisstofnanir líka Magnús Guðmundsson skrifar Skoðun Getur þú fengið þá hjálp sem þú þarft ef andlega heilsan hrörnar? Sigurrós Eggertsdóttir skrifar Skoðun Skilum skömminni Elín Birna Olsen skrifar Skoðun Reynir Samband sveitarfélaga að spilla gerð kennarasamninga? Ragnar Þór Pétursson skrifar Skoðun Hefur sálfræðileg meðferð áhrif á líkamlegt heilbrigði? Rúnar Helgi Andrason skrifar Skoðun Vaxtahækkanir og brotið traust - hver ber ábyrgð? Sandra B. Franks skrifar Skoðun Rödd friðar þarf að hljóma skærar Arnar Þór Jónsson skrifar Skoðun Af skynsemi Vegagerðarinnar Magnús Rannver Rafnsson skrifar Skoðun Nýja stjórnarskráin — Alþingi rjúfi stöðnunina með stjórnlagaþingi Stjórn Stjórnarskrárfélagsins skrifar Skoðun Nýtt fangelsi – fyrir öruggara samfélag Guðrún Hafsteinsdóttir skrifar Skoðun Ísland og orkuskiptin: Styðjum þróun á jarðhita og alþjóðlegt samstarf Ester Halldórsdóttir skrifar Skoðun Ærin verkefni næstu ár Ásbjörg Kristinsdóttir skrifar Sjá meira
Í persónuverndarlögum segir að markmið þeirra sé m.a. að stuðla að því að með persónuupplýsingar sé farið í samræmi við grundvallarsjónarmið og reglur um persónuvernd og friðhelgi einkalífs. Stór þáttur í því að njóta friðhelgi einkalífsins gagnvart vinnslu persónuupplýsinga er að vinnslan teljist gagnsæ og sanngjörn, þ.e. uppfylli skilyrði sanngirnisreglu persónuverndarlaga. Það er því grundvallarskilyrði að einstaklingar viti að unnið sé með persónuupplýsingar um þá. Fyrirtækjum sem vinna persónuupplýsingar um viðskiptavini sína ber því samkvæmt persónuverndarlögum að tilkynna þeim um vinnsluna en slíkar upplýsingar hafa mikla þýðingu fyrir viðkomandi t.a.m. til að geta tekið afstöðu til vinnslunnar út frá þeim réttindum sem persónuverndarlög veita. Algengast er að slíkar tilkynningar séu færðar fyrir augu viðskiptavina með svokölluðum persónuverndarstefnum á vefsíðum fyrirtækja. Það skiptir máli hvert innihald persónuverndarstefnu er Fjölmörg atriði þarf að hafa í huga þegar slíkar persónuverndarstefnur eru settar fram en hér verður þó einungis tæpt á þeim helstu. Vart ætti að þurfa taka það fram að mikilvægast af öllu er að fyrirtæki hafi yfirhöfuð upplýsingar um vinnslu þeirra á persónuupplýsingum viðskiptavina á vefsíðu fyrirtækisins t.d. í formi persónuverndarstefnu. Það er ekki síður mikilvægt að persónuverndarstefna sé á áberandi stað og helst á aðalsíðu fyrirtækjavefsins. Þannig ætti ekki að þurfa nema einn til tvo „smelli“ til að komast í stefnuna. Miklu máli getur skipt hvernig persónuverndarstefnur eru orðaðar því skýrt þarf að koma fram hvaða upplýsingar unnið er með og hvenær. Ekki ætti því að nota orðalag eins og “… dæmi um persónuupplýsingar sem unnið er með”, “… gætum unnið með …”, „… kunnum að vinna með …“ eða „… vinnum einkum …“ þegar lýst er hvaða persónuupplýsingar eru unnar. Slíkt orðalag er þó ansi algengt þrátt fyrir að vera ófullnægjandi því eins og áður sagði er það grundvallaratriði að einstaklingar viti hvaða persónuupplýsingar eru unnar um þá og hvenær það er gert. Hér er því mikilvægt að fyrirtæki noti meira afgerandi orðalag enda ætti það ekki að vefjast fyrir fyrirtækjum, sem hafa útbúið vinnsluskrá, hvenær það vinnur persónuupplýsingar um viðskiptavini sína. Rétt er að hafa það í huga að persónuverndarstefnur eru í eðli sínu upplýsingar til hins almenna neytenda og ættu því að vera á einföldu og skýru máli. Forðast ætti að nota óútskýrð hugtök úr persónuverndarlögum og annað lagatæknimál. Því miður er alltof algengt að sjá persónuverndarstefnur þar sem notast er við langar málsgreinar, t.a.m. þar sem vinnslu persónuupplýsinga er lýst í samfelldu máli sem fyllir margar línur. Betra er að setja textann upp í punktaformi til að gera textann aðgengilegri og sporna með því við „upplýsingaþreytu“. Í því samhengi má benda á ef viðskiptavinir skilja almennt ekki efni persónuverndarstefnu og geta þannig ekki ráðið af henni hvaða persónuupplýsingar eru unnar um þá eða hvenær það er gert, þá uppfyllir vinnslan ekki kröfur persónuverndarlaga um sanngirni og gagnsæi. Staða íslenskra fyrirtækja gagnvart persónuvernd Eftir skoðun á fjölda vefsíðna er óhætt að fullyrða að stór hluti fyrirtækja á Íslandi uppfyllir ekki fyrrgreind skilyrði persónuverndarlaga. Í því sambandi ætti að vera nokkuð augljóst að fyrirtæki sem ekki birtir upplýsingar um vinnslu þeirra á persónuupplýsingum viðskiptavina á vefsíðu sinni, getur ekki talist uppfylla kröfur persónuverndarlaga um sanngjarna og gagnsæja vinnslu. Einnig er ljóst að fyrirtæki sem birtir ófullnægjandi persónuverndarstefnu, eins og hér hefur verið lýst, gerir það ekki heldur. Það er mikið í húfi fyrir rekstraraðila að hafa persónuverndarmálin á hreinu því trúverðugleiki fyrirtækja og traust viðskiptavina verða ekki metin til fjár. Það verða þó hins vegar sektarákvarðanir Persónuverndar, því samkvæmt lögunum geta sektir fyrir brot á þeim reglum sem hér um ræðir numið allt að 2,4 milljörðum eða 4% af ársveltu, eftir því hvort er hærra. Rétt er því að hvetja rekstraraðila fyrirtækja til að birta upplýsingar um vinnslu þeirra á persónuupplýsingum viðskiptavina á vefsíðum sínum. Einnig þarf að ganga úr skugga um að persónuverndarstefnan uppfylli skilyrði persónuverndarlaga. Að öðrum kosti gæti aðgerðarleysi í þessum efnum leitt til þess að bæði glatist fé og traust. Höfundur er lögfræðingur og starfar sem persónuverndarráðgjafi.
Hvert er fóðrið til að skipulögð glæpastarfsemi geti þrifist hér á landi? Jú, villuráfandi stefnulaus ungmenni! Davíð Bergmann Skoðun
Skoðun Hvert er fóðrið til að skipulögð glæpastarfsemi geti þrifist hér á landi? Jú, villuráfandi stefnulaus ungmenni! Davíð Bergmann skrifar
Skoðun Af hverju ég styð Samfylkinguna – og Hannes Sigurbjörn Jónsson Ásbjörn Þór Ásbjörnsson skrifar
Skoðun Barnaskapur Bjarna Ben; Fjölmargar þjóðir með meiri kaupmátt en við! Ole Anton Bieltvedt skrifar
Skoðun Getur þú fengið þá hjálp sem þú þarft ef andlega heilsan hrörnar? Sigurrós Eggertsdóttir skrifar
Skoðun Nýja stjórnarskráin — Alþingi rjúfi stöðnunina með stjórnlagaþingi Stjórn Stjórnarskrárfélagsins skrifar
Skoðun Ísland og orkuskiptin: Styðjum þróun á jarðhita og alþjóðlegt samstarf Ester Halldórsdóttir skrifar
Hvert er fóðrið til að skipulögð glæpastarfsemi geti þrifist hér á landi? Jú, villuráfandi stefnulaus ungmenni! Davíð Bergmann Skoðun