Um aðgengi að upplýsingum Helga Jóna Eiríksdóttir skrifar 5. október 2023 11:01 Þann 27. september birtist pistill eftir Sigurð Gylfa Magnússon prófessor í menningarsögu við Háskóla Íslands þar sem hann skorar á borgarstjóra og bæjarstjóra Kópavogs að endurskoða ákvarðanir þeirra um að hætta rekstri Borgarskjalasafns og Héraðsskjalasafni Kópavogs. Slík áskorun er góð og gild og óskandi að öll sveitarfélög sæju kosti þess að reka öflugt héraðsskjalasafn. Því miður er það ekki alltaf raunin. Sveitarfélög eru ekki skyldug að reka héraðsskjalasöfn líkt og þau eru skyldug að reka almenningsbókasafn skv. 7. gr. bókasafnalaga nr. 150/2012. Hins vegar er þeim það heimilt og hafa undanfarin ár verið starfandi 20 héraðsskjalasöfn um land allt. Þau sveitarfélög sem ekki reka héraðsskjalasafn eru afhendingarskyld með skjöl sín til Þjóðskjalasafns Íslands. Má þar nefna sveitarfélög eins og Reykjanesbær, Hafnarfjarðarbær, Snæfellsbær, Sveitarfélagið Stykkishólmur og Vesturbyggð svo eitthvað sé nefnt. Þrátt fyrir að þessi sveitarfélög séu ekki afhendingarskyld á héraðsskjalasafn heldur Þjóðskjalasafn gilda nákvæmlega sömu lög um gögn þeirra og annarra sveitarfélaga, sem og ríkisins alls. Lög nr. 77/2014 um opinber skjalasöfn tiltaka að öllum opinberum aðilum, ríki og sveitarfélög, er skylt að afhenda skjöl sín á opinbert skjalasafn, það er á Þjóðskjalasafn eða á héraðsskjalasöfn. Lögin tryggja varðveislu upplýsinga óháð hvar þau verða til í stjórnkerfinu og hvar þau eiga að enda í varanlegri varðveislu. Sömu lög gilda um aðgengi að þessum upplýsingum. Lög nr. 77/2014 um opinber skjalasöfn og upplýsingalög nr. 140/2011 mynda saman heilstæðan lagabálk um aðgengi að upplýsingum sem verða til hjá hinu opinbera. Almennt gilda upplýsingalög um aðgengi að gögnum yngri en 30 ára en lög um opinber skjalasöfn um eldri gögn. Sigurður Gylfi heldur því fram í pistli sínum að „[þ]egnar landsins ættu erfiðara með að nálgast mikilvægar upplýsingar“ og telur að það „að flytja gögn úr sínu nærumhverfi og í miðlæga stofnun eins og Þjóðskjalasafn Íslands myndi skerða stórkostlega möguleika fólks til að fylgja málum eftir.“ Lögin tryggja að svo er ekki. Öll skjalasöfn tryggja aðgengi að gögnum í þeirra vörslu. Sömu lög gilda um aðgengi óháð því hvort gögnin liggja á héraðsskjalasafni eða Þjóðskjalasafni. Svo má nefna að samkvæmt lögum um opinber skjalasöfn eiga afhendingarskyldir aðilar að halda áfram að veita aðgengi að gögnum sínum þar til þau hafa náð tilteknum aldri og eru afhent á opinbert skjalasafn. Ef um pappírsskjöl er að ræða á ekki að afhenda þau opinberu skjalasafni fyrr en þau hafa náð 30 ára aldri og rafræn skjöl á almennt að afhenda í vörsluútgáfu þegar þau hafa náð 5 ára aldri. Hins vegar skal afhendingarskyldur aðili áfram veita aðgang að rafrænum gögnum sínum þar til að þau hafa náð 30 ára aldri. Svo möguleikar almennings til að fylgja málum eftir ætti ekki að breytast eftir því hver stendur að rekstri skjalasafns, enda á stjórnvaldið, sveitarfélög eða ríkið, að veita aðgengi að upplýsingunum í allt að 30 ár eftir að þær urðu til eða þar til opinber skjalasöfn hafa tekið við gögnunum og aðgengi í þau. Eins og Sigurður Gylfi bendir réttilega á byggist nútímasamfélag á gegnsæi og opnum aðgangi að gjörðum kjörinna fulltrúa. Hann vill meina að með því að færa verkefni tveggja skjalasafna til Þjóðskjalasafns Íslands séum „við að sverja okkur í ætt við einræðisríki sem keppast við að halda upplýsingum frá almenningi.“ Af framansögðu er ljóst að ekki er hægt að taka undir þau orð hans. Þjóðskjalasafn Ísland er sjálfstæð stofnun sem starfar samkvæmt lögum og veitir aðgengi samkvæmt lögum hér eftir sem hingað til, eins og önnur skjalasöfn gera einnig. Að lokum vill Sigurður Gylfi hvetja alþingismenn til að skerpa á safnalögum til að tryggja að héraðsskjalasöfn séu að finna í öllum kjördæmum landsins. Fyrirmynd að slíku ákvæði má sjá í bókasafnalögum nr. 150/2012 eins og nefnt var, að alls staðar sem fyrirfinnast bókasöfn skyldu einnig héraðsskjalasöfn finnast. Hins vegar verður að benda á að safnalög gilda ekki um héraðsskjalasöfn og Þjóðskjalasafn Íslands enda starfa þau samkvæmt lögum nr. 77/2014 um opinber skjalasöfn. Það er meðal annars vegna þess að þau eru ekki bara söfn í þeim skilningi orðsins heldur einnig stjórnsýslustofnanir sem gegna veigameira hlutverki, s.s. að hafa eftirlit með afhendingarskyldum aðilum. Því má ekki gleyma í umræðunni. Höfundur er lektor í skjalfræði við Háskóla Íslands. Viltu birta grein á Vísi? Sendu okkur póst. Senda grein Lokun Borgarskjalasafns Reykjavík Kópavogur Söfn Mest lesið Fögnum á degi líffræðilegrar fjölbreytni Rannveig Magnúsdóttir,Ragnhildur Guðmundsdóttir,Skúli Skúlason,Ole Sandberg,Sæunn Júlía Sigurjónsdóttir Skoðun Bestun Seðlabankastjóra Karl Guðlaugsson Skoðun Að mála sig út í horn Ingólfur Sverrisson Skoðun Árið er 1990 Rebekka Hilmarsdóttir Skoðun Veistu þitt skýjaspor? Hólmfríður Rut Einarsdóttir,Þóra Rut Jónsdóttir Skoðun Etanól í glansumbúðum Ingibjörg Rósa Björnsdóttir Skoðun Hvað getum við tekið á móti mörgum? Gísli Rafn Ólafsson Skoðun HSÍ er okkur öllum til skammar Björn B. Björnsson Skoðun Hvers vegna getur ein greiðsla á ári frá TR verið góður kostur? Sigurjón Skúlason Skoðun Í gíslingu Ríkislögmanns, samtryggingar og spillingar Ásthildur Lóa Þórsdóttir Skoðun Skoðun Skoðun Árið er 1990 Rebekka Hilmarsdóttir skrifar Skoðun Létt Borgarlína og bráðavandi umferðar Elías B. Elíasson,Þórarinn Hjaltason skrifar Skoðun Bestun Seðlabankastjóra Karl Guðlaugsson skrifar Skoðun Nýr tækniskóli rís við Flensborgarhöfn í Hafnarfirði Ágúst Bjarni Garðarsson skrifar Skoðun Úr samkeppni í einokun? Sigríður Margrét Oddsdóttir,Anna Hrefna Ingimundarsdóttir skrifar Skoðun Að mála sig út í horn Ingólfur Sverrisson skrifar Skoðun Verst fyrir fámennustu ríkin Hjörtur J. Guðmundsson skrifar Skoðun Hvað getum við tekið á móti mörgum? Gísli Rafn Ólafsson skrifar Skoðun Yazan, Kant og siðleg breytni á Íslandi Gunnar Hersveinn skrifar Skoðun Dauðinn og skattarnir skrifar Skoðun Áskorun ÖBÍ og Þroskahjálpar til ráðherra og þingmanna Alma Ýr Ingólfsdóttir,Unnur Helga Óttarsdóttir skrifar Skoðun Flug frá Keflavík til Köben tekur styttri tíma en meðaltími nauðgunar Guðný S. Bjarnadóttir skrifar Skoðun Hvers vegna getur ein greiðsla á ári frá TR verið góður kostur? Sigurjón Skúlason skrifar Skoðun Í gíslingu Ríkislögmanns, samtryggingar og spillingar Ásthildur Lóa Þórsdóttir skrifar Skoðun Þegar andi Mussolini svífur yfir vötnunum og titlar verða langir Ole Anton Bieltvedt skrifar Skoðun Af málathöfnum Gauti Kristmannsson skrifar Skoðun Etanól í glansumbúðum Ingibjörg Rósa Björnsdóttir skrifar Skoðun Kæri Jón Kaldal Eva Dögg Davíðsdóttir skrifar Skoðun Fölsk vernd fæðingarorlofslaga fyrir verðandi feður? Erna Guðmundsdóttir skrifar Skoðun Gaza - hvað getum við gert? Guðrún María Jónsdóttir,Hulda María Einarsdóttir,Sunna Snædal,Theódór Skúli Sigurðsson skrifar Skoðun Palestína og Vestur-Sahara – Tvær vonlausar aðskilnaðarhreyfingar Finnur Thorlacius Eiríksson skrifar Skoðun Græn svæði Rúna Sif Stefánsdóttir skrifar Skoðun HSÍ er okkur öllum til skammar Björn B. Björnsson skrifar Skoðun Stór skref í átt að réttlæti Alma Ýr Ingólfsdóttir skrifar Skoðun Ógreindir víkingar Hólmfríður Jennýjar Árnadóttir,Álfhildur Leifsdóttir skrifar Skoðun Húsnæðisátak Reykjavíkur á fullu skriði Dóra Björt Guðjónsdóttir skrifar Skoðun Opið bréf til Ásmundar Einars barnamálaráðherra Brynjar Bragi Einarsson skrifar Skoðun Sjókvíeldi: aðför gegn náttúrunni Daníel Þröstur Pálsson skrifar Skoðun Þarf heppni til að fæðingarorlof með fjölbura gangi upp? Margrét Finney Jónsdóttir skrifar Skoðun Árangursríkur þingvetur skilar samfélaginu í rétta átt Ágúst Bjarni Garðarsson skrifar Sjá meira
Þann 27. september birtist pistill eftir Sigurð Gylfa Magnússon prófessor í menningarsögu við Háskóla Íslands þar sem hann skorar á borgarstjóra og bæjarstjóra Kópavogs að endurskoða ákvarðanir þeirra um að hætta rekstri Borgarskjalasafns og Héraðsskjalasafni Kópavogs. Slík áskorun er góð og gild og óskandi að öll sveitarfélög sæju kosti þess að reka öflugt héraðsskjalasafn. Því miður er það ekki alltaf raunin. Sveitarfélög eru ekki skyldug að reka héraðsskjalasöfn líkt og þau eru skyldug að reka almenningsbókasafn skv. 7. gr. bókasafnalaga nr. 150/2012. Hins vegar er þeim það heimilt og hafa undanfarin ár verið starfandi 20 héraðsskjalasöfn um land allt. Þau sveitarfélög sem ekki reka héraðsskjalasafn eru afhendingarskyld með skjöl sín til Þjóðskjalasafns Íslands. Má þar nefna sveitarfélög eins og Reykjanesbær, Hafnarfjarðarbær, Snæfellsbær, Sveitarfélagið Stykkishólmur og Vesturbyggð svo eitthvað sé nefnt. Þrátt fyrir að þessi sveitarfélög séu ekki afhendingarskyld á héraðsskjalasafn heldur Þjóðskjalasafn gilda nákvæmlega sömu lög um gögn þeirra og annarra sveitarfélaga, sem og ríkisins alls. Lög nr. 77/2014 um opinber skjalasöfn tiltaka að öllum opinberum aðilum, ríki og sveitarfélög, er skylt að afhenda skjöl sín á opinbert skjalasafn, það er á Þjóðskjalasafn eða á héraðsskjalasöfn. Lögin tryggja varðveislu upplýsinga óháð hvar þau verða til í stjórnkerfinu og hvar þau eiga að enda í varanlegri varðveislu. Sömu lög gilda um aðgengi að þessum upplýsingum. Lög nr. 77/2014 um opinber skjalasöfn og upplýsingalög nr. 140/2011 mynda saman heilstæðan lagabálk um aðgengi að upplýsingum sem verða til hjá hinu opinbera. Almennt gilda upplýsingalög um aðgengi að gögnum yngri en 30 ára en lög um opinber skjalasöfn um eldri gögn. Sigurður Gylfi heldur því fram í pistli sínum að „[þ]egnar landsins ættu erfiðara með að nálgast mikilvægar upplýsingar“ og telur að það „að flytja gögn úr sínu nærumhverfi og í miðlæga stofnun eins og Þjóðskjalasafn Íslands myndi skerða stórkostlega möguleika fólks til að fylgja málum eftir.“ Lögin tryggja að svo er ekki. Öll skjalasöfn tryggja aðgengi að gögnum í þeirra vörslu. Sömu lög gilda um aðgengi óháð því hvort gögnin liggja á héraðsskjalasafni eða Þjóðskjalasafni. Svo má nefna að samkvæmt lögum um opinber skjalasöfn eiga afhendingarskyldir aðilar að halda áfram að veita aðgengi að gögnum sínum þar til þau hafa náð tilteknum aldri og eru afhent á opinbert skjalasafn. Ef um pappírsskjöl er að ræða á ekki að afhenda þau opinberu skjalasafni fyrr en þau hafa náð 30 ára aldri og rafræn skjöl á almennt að afhenda í vörsluútgáfu þegar þau hafa náð 5 ára aldri. Hins vegar skal afhendingarskyldur aðili áfram veita aðgang að rafrænum gögnum sínum þar til að þau hafa náð 30 ára aldri. Svo möguleikar almennings til að fylgja málum eftir ætti ekki að breytast eftir því hver stendur að rekstri skjalasafns, enda á stjórnvaldið, sveitarfélög eða ríkið, að veita aðgengi að upplýsingunum í allt að 30 ár eftir að þær urðu til eða þar til opinber skjalasöfn hafa tekið við gögnunum og aðgengi í þau. Eins og Sigurður Gylfi bendir réttilega á byggist nútímasamfélag á gegnsæi og opnum aðgangi að gjörðum kjörinna fulltrúa. Hann vill meina að með því að færa verkefni tveggja skjalasafna til Þjóðskjalasafns Íslands séum „við að sverja okkur í ætt við einræðisríki sem keppast við að halda upplýsingum frá almenningi.“ Af framansögðu er ljóst að ekki er hægt að taka undir þau orð hans. Þjóðskjalasafn Ísland er sjálfstæð stofnun sem starfar samkvæmt lögum og veitir aðgengi samkvæmt lögum hér eftir sem hingað til, eins og önnur skjalasöfn gera einnig. Að lokum vill Sigurður Gylfi hvetja alþingismenn til að skerpa á safnalögum til að tryggja að héraðsskjalasöfn séu að finna í öllum kjördæmum landsins. Fyrirmynd að slíku ákvæði má sjá í bókasafnalögum nr. 150/2012 eins og nefnt var, að alls staðar sem fyrirfinnast bókasöfn skyldu einnig héraðsskjalasöfn finnast. Hins vegar verður að benda á að safnalög gilda ekki um héraðsskjalasöfn og Þjóðskjalasafn Íslands enda starfa þau samkvæmt lögum nr. 77/2014 um opinber skjalasöfn. Það er meðal annars vegna þess að þau eru ekki bara söfn í þeim skilningi orðsins heldur einnig stjórnsýslustofnanir sem gegna veigameira hlutverki, s.s. að hafa eftirlit með afhendingarskyldum aðilum. Því má ekki gleyma í umræðunni. Höfundur er lektor í skjalfræði við Háskóla Íslands.
Fögnum á degi líffræðilegrar fjölbreytni Rannveig Magnúsdóttir,Ragnhildur Guðmundsdóttir,Skúli Skúlason,Ole Sandberg,Sæunn Júlía Sigurjónsdóttir Skoðun
Skoðun Áskorun ÖBÍ og Þroskahjálpar til ráðherra og þingmanna Alma Ýr Ingólfsdóttir,Unnur Helga Óttarsdóttir skrifar
Skoðun Flug frá Keflavík til Köben tekur styttri tíma en meðaltími nauðgunar Guðný S. Bjarnadóttir skrifar
Skoðun Gaza - hvað getum við gert? Guðrún María Jónsdóttir,Hulda María Einarsdóttir,Sunna Snædal,Theódór Skúli Sigurðsson skrifar
Skoðun Palestína og Vestur-Sahara – Tvær vonlausar aðskilnaðarhreyfingar Finnur Thorlacius Eiríksson skrifar
Fögnum á degi líffræðilegrar fjölbreytni Rannveig Magnúsdóttir,Ragnhildur Guðmundsdóttir,Skúli Skúlason,Ole Sandberg,Sæunn Júlía Sigurjónsdóttir Skoðun