Stafrænt samstarf sveitarfélaga þarf aukið vægi Sigurjón Ólafsson skrifar 13. maí 2024 08:00 Síðustu fjögur ár eða svo hafa sveitarfélög átt með sér meira samstarf í stafrænum málum en nokkru sinni áður. Margt gott hefur áunnist. Miðlægt teymi innan Sambands íslenskra sveitarfélaga (Sambandið) hefur spilað mikilvægt hlutverk í því að koma á auknu samtali milli sveitarfélaga og stuðla að aukinni samvinnu. Þrátt fyrir jákvæðar breytingar síðustu ár tel ég mikla þörf á að auka vægi samstarfsins. Það þarf að hrista upp í því, styrkja samvinnu við Reykjavíkurborg og Stafrænt Ísland og koma málaflokknum efst í pýramída Sambandsins eða færa málaflokkinn út fyrir skipurit þess. Á síðustu árum hefur Sambandið í tvígang fengið KPMG til að rýna stöðuna á upplýsingatækni og stafrænni þróun sveitarfélaga. Árið 2022 var birt greining á skrifstofuhugbúnaðarumhverfi sveitarfélaga sem fékk talsverða umræðu. Í fyrra var birt skýrsla með tillögum um framtíð í stafrænu samstarfi sveitarfélaga sem hins vegar hefur ekki fengið neina umræðu. Það er tímabært að gera það núna. Skýrslur gera lítið gagn í skúffum. Kortlagning á stafrænum málum Fyrir 2020 starfaði ég sem vefráðgjafi og vann með fjölda sveitarfélaga. Á þeim árum, 2013-2019, fullyrði ég að samstarf sveitarfélaga var lítið sem ekkert í stafrænni þróun eða upplýsingatækni. Sveitarfélögin töluðust ekki við.. Á svipuðum tíma, haustið 2019, var ráðinn stafrænn leiðtogi hjá Sambandi íslenskra sveitarfélaga sem hafði það hlutverk að styðja við sveitarfélög landsins, leiða þau saman og vinna að sameiginlegum verkefnum í stafrænni þróun. Allt í einu var vel hugsandi og reyndar bara sjálfgefið að leiða hesta saman, auka slagkraft í þjónustu og þróun stafrænna lausna. Næstu ár á eftir gerðist margt gott, m.a. var upplýsingatækniumhverfið kortlagt með aðstoð ráðgjafafyrirtækja, þarfagreining átti sér stað, rýnt var í hvaða kerfi væru í notkun, hvaða hugbúnaðaraðilar væru að þjónusta sveitarfélög, hvaða mannskapur væri til staðar ásamt því sem fleiri undirstöður skoðaðar. Lesa má nánar um þetta í skýrslu KPMG frá júní 2022: Greining á skrifstofuhugbúnaðarumhverfi sveitarfélaga Skýrslan sem hefur verið í skúffunni Stafrænt teymi Sambandsins var mikilvægt skref á sínum tíma en hvert er umboð þessa teymis og slagkraftur í dag? Styður skipulag Sambandsins við þennan mikilvæga málaflokk? Hvað varð um tillögur KPMG um breytingar á skipulagi Sambandsins? Því miður virðist ekkert hafa verið gert með þær. Ég vil því nota tækifærið að rifja þær upp með von um að skapa umræður. Það þarf nefnilega að gera breytingar. Verkefninu var svona lýst í skýrslu KPMG. Leitað var til KPMG um að veita Sambandi íslenskra sveitarfélaga ráðgjöf við að stilla upp framtíðar rekstrarfyrirkomulagi og fjármögnun stafræns samstarfs sveitarfélaga, að undangenginni greiningu á núverandi fyrirkomulagi. Í inngangi skýrslunnar er fjallað um mikilvægi þess að byggja ofan á hinn góða grunn sem er til staðar og áhersla lögð á gott samstarf við Reykjavíkurborg og Stafrænt Ísland. Niðurstaða KPMG var kynnt í stjórn Sambandsins og fyrir stafrænu ráði á fyrsta ársfjórðungi 2023. Skýrslan er því ekkert leyndarmál en það er ekki einfalt að nálgast hana en hlekkur úr fundargerð stjórnar Sambandsins frá 28. apríl 2023 (sem er öllum opinn sem þangað rata) leiðir mann að henni og þar er margt áhugavert að finna. Í þessari úttekt KPMG kemur skýrt fram að breytinga sé þörf. Lagðir voru til tveir valkostir. Valkostur 1: Mynda sjálfstæðan lögaðila eða verkefnastofu í anda Jafnlaunastofu þar sem unnið er þétt með Reykjavíkurborg. Verkefnastofan átti að heyra beint undir stafrænt ráð. Valkostur 2: Setja á laggirnar nýtt svið innan Sambandsins, þar með yrði leiðtogi stafrænna umbreytinga sviðsstjóri og hluti af stjórnendateymi. Ljóst er að ári seinna hefur hvorugur kosturinn orðið ofan á og óbreytt staða ríkir hvað stöðu stafræna teymisins varðar. Það er umhugsunarefni þar sem þetta er afar mikilvægur málaflokkur og í kyrrstöðu gerist fátt. Í báðum þessum valkostum var lagt til að auka við mannskap og tryggja fjármagn til verkefnanna til næstu 3-5 ára. Einnig var lagt til að efla starf faghóps um stafræna umbreytingu og gera starfið markvissara. KPMG lagði sömuleiðis til að ráðnir yrðu stafrænir leiðtogar til landshlutasamtaka. KPMG lagði einnig til stóraukið samstarf við Stafrænt Ísland og Reykjavíkurborg. Í mínum huga gæti vel komið til greina að leggja til þriðja valkostinn að færa stafrænu málin undir Stafrænt Ísland og auka enn slagkraft þess teymis. Ekki gera ekki neitt! Í stuttu máli er allt óbreytt í stafrænum málum hjá Sambandinu í dag. Áfram situr þriggja manna stafrænt teymi neðarlega í skipuriti, hefur takmarkað umboð, fjármagn og þar með takmörkuð áhrif á stafræna framþróun sveitarfélaga. Stafrænt ráð var án formanns um langan tíma sem er einnig ákveðin birtingarmynd þess að stafræn mál njóta ekki forgangs. Í nútímaskipulagi fyrirtækja og stofnana í dag eru stafræn mál efst í pýramídanum en ekki hjá Sambandinu því miður. Á síðustu tveimur árum hefur átt sér stað gott samstarf sveitarfélaga og Stafræns Íslands, góð greiningarvinna hefur átt sér stað, eitt sveitarfélag a.m.k. hyggst fara með sinn vef á Ísland.is, nokkur sveitarfélög eru farin að nota umsóknarkerfið, innskráningarþjónustan er mjög víða notuð, það er búið að kortleggja verkefni sem geta hentað vel í samstarfi ríkis og sveitarfélaga, ýmis hópavinna er í gangi og samtal hefur átt sér stað á ýmsum vettvangi t.a.m. á stórgóðri ráðstefnu Sambandsins í október sl. og sameiginlegri stefnumótunarvinnu. Talsverðar breytingar hafa átt sér stað í teymi Stafræns Íslands síðastliðið ár og það tekur eðlilega tíma til að stilla strengi og fyrir nýjan framkvæmdastjóra Stafræns Íslands að móta forgang og áherslur. Mín von er að þessi grein geti orðið til að ýta undir styrkingu og frekari umræðu um samstarf sveitarfélaga og ríkisins í stafrænum málum. Það er svo mikið í húfi, stuðla að bættum rekstri, bæta þjónustu og upplifun íbúa landsins af þjónustunni. Keyrum þessi mál í gang. Á nýjan leik. Höfundur er sérfræðingur á sviði stafrænnar þróunar og sviðsstjóri þjónustu- og þróunarsviðs Hafnarfjarðarbæjar. Viltu birta grein á Vísi? Sendu okkur póst. Senda grein Sveitarstjórnarmál Stafræn þróun Mest lesið Samlokan á borðinu: Hugleiðingar á föstudeginn langaum sjónvarpsþættina Adolescence Skúli Ólafsson Skoðun Gremjan í Grafarvogi Davíð Már Sigurðsson Skoðun Þegar mannshjörtun mætast Jóna Hrönn Bolladóttir,Bjarni Karlsson Skoðun Hugleiðingar á páskum Ámundi Loftsson Skoðun Kristján á Sprengisandi lendir í ágjöf Björn Ólafsson Skoðun Tvær dætur á Gaza - páskahugvekja Viðar Hreinsson Skoðun Stöðvum glæpagengi á Íslandi Hjalti Vigfússon Skoðun Hver er mannúð? – saga Amirs Toshiki Toma Skoðun „Bíddu, varst þú ekki að biðja um þessa greiðslu?“ Heiðrún Jónsdóttir Skoðun Ef það líkist þjóðarmorði – þá er það þjóðarmorð! Ólafur Ingólfsson Skoðun Skoðun Skoðun Fjármögnuðu stríðsvél Rússlands Hjörtur J. Guðmundsson skrifar Skoðun Hugleiðingar á páskum Ámundi Loftsson skrifar Skoðun Gremjan í Grafarvogi Davíð Már Sigurðsson skrifar Skoðun Samlokan á borðinu: Hugleiðingar á föstudeginn langaum sjónvarpsþættina Adolescence Skúli Ólafsson skrifar Skoðun Móttaka skemmtiferðaskipa - hlustað á íbúa Þórdís Lóa Þórhallsdóttir skrifar Skoðun Námsfærni nemenda í íslenskum skólum: Eigum við að lækka rána? Sigríður Ólafsdóttir skrifar Skoðun Snorri byggir skoðun á skólakerfinu á reynslusögum annarra en Guðrún vitnar í ritrýndar heimildir Davíð Routley skrifar Skoðun Þegar mannshjörtun mætast Jóna Hrönn Bolladóttir,Bjarni Karlsson skrifar Skoðun Horft til einkunna og annarra þátta við innritun í framhaldsskóla Guðmundur Ingi Kristinsson skrifar Skoðun Kristján á Sprengisandi lendir í ágjöf Björn Ólafsson skrifar Skoðun Unglingar eiga skilið heildstætt mat frá framhaldsskólum Sigurður Kári Harðarson skrifar Skoðun Stöðvum glæpagengi á Íslandi Hjalti Vigfússon skrifar Skoðun Jafnlaunavottun - „Hverjir græða á jafnlaunavottun“ Gunnar Ármannsson skrifar Skoðun Gervigreind í skólum: Tækifæri sem fáir eru að ræða? Björgmundur Örn Guðmundsson skrifar Skoðun Hvernig húsnæðismarkað vill Viðskiptaráð? skrifar Skoðun Enginn matur og næring án sérfræðiþekkingar Ólöf Guðný Geirsdóttir,Ólafur Ögmundarson skrifar Skoðun Öll endurhæfing er í eðli sínu starfsendurhæfing Sveindís Anna Jóhannsdóttir skrifar Skoðun „Bíddu, varst þú ekki að biðja um þessa greiðslu?“ Heiðrún Jónsdóttir skrifar Skoðun Rétta leiðin til endurreisnar menntakerfisins? Birgir Finnsson skrifar Skoðun Tvær dætur á Gaza - páskahugvekja Viðar Hreinsson skrifar Skoðun Ef það líkist þjóðarmorði – þá er það þjóðarmorð! Ólafur Ingólfsson skrifar Skoðun Vinnustaðir fatlaðs fólks Atli Már Haraldsson skrifar Skoðun Þjónustustefna sveitarfélaga: Formsatriði eða mikilvægt stjórntæki? Jón Hrói Finnsson skrifar Skoðun Blóð, sviti og tár Jökull Jörgensen skrifar Skoðun Ertu knúin/n fram af verðugleika eða óverðugleika? Sigrún Þóra Sveinsdóttir skrifar Skoðun Er hægt að stjórna bæjarfélagi með óskhyggju? Sigurþóra Bergsdóttir skrifar Skoðun Styrkleikar barna geta legið í öðru en að fá hæstu einkunnir Anna Maria Jónsdóttir skrifar Skoðun Listin við að fara sér hægt Heiðrún Lind Marteinsdóttir skrifar Skoðun Kosningar í stjórn Visku: Þitt atkvæði skiptir máli! Eydís Inga Valsdóttir skrifar Skoðun Ábyrgð yfirvalda á innra mati á skólastarfi Anna Greta Ólafsdóttir skrifar Sjá meira
Síðustu fjögur ár eða svo hafa sveitarfélög átt með sér meira samstarf í stafrænum málum en nokkru sinni áður. Margt gott hefur áunnist. Miðlægt teymi innan Sambands íslenskra sveitarfélaga (Sambandið) hefur spilað mikilvægt hlutverk í því að koma á auknu samtali milli sveitarfélaga og stuðla að aukinni samvinnu. Þrátt fyrir jákvæðar breytingar síðustu ár tel ég mikla þörf á að auka vægi samstarfsins. Það þarf að hrista upp í því, styrkja samvinnu við Reykjavíkurborg og Stafrænt Ísland og koma málaflokknum efst í pýramída Sambandsins eða færa málaflokkinn út fyrir skipurit þess. Á síðustu árum hefur Sambandið í tvígang fengið KPMG til að rýna stöðuna á upplýsingatækni og stafrænni þróun sveitarfélaga. Árið 2022 var birt greining á skrifstofuhugbúnaðarumhverfi sveitarfélaga sem fékk talsverða umræðu. Í fyrra var birt skýrsla með tillögum um framtíð í stafrænu samstarfi sveitarfélaga sem hins vegar hefur ekki fengið neina umræðu. Það er tímabært að gera það núna. Skýrslur gera lítið gagn í skúffum. Kortlagning á stafrænum málum Fyrir 2020 starfaði ég sem vefráðgjafi og vann með fjölda sveitarfélaga. Á þeim árum, 2013-2019, fullyrði ég að samstarf sveitarfélaga var lítið sem ekkert í stafrænni þróun eða upplýsingatækni. Sveitarfélögin töluðust ekki við.. Á svipuðum tíma, haustið 2019, var ráðinn stafrænn leiðtogi hjá Sambandi íslenskra sveitarfélaga sem hafði það hlutverk að styðja við sveitarfélög landsins, leiða þau saman og vinna að sameiginlegum verkefnum í stafrænni þróun. Allt í einu var vel hugsandi og reyndar bara sjálfgefið að leiða hesta saman, auka slagkraft í þjónustu og þróun stafrænna lausna. Næstu ár á eftir gerðist margt gott, m.a. var upplýsingatækniumhverfið kortlagt með aðstoð ráðgjafafyrirtækja, þarfagreining átti sér stað, rýnt var í hvaða kerfi væru í notkun, hvaða hugbúnaðaraðilar væru að þjónusta sveitarfélög, hvaða mannskapur væri til staðar ásamt því sem fleiri undirstöður skoðaðar. Lesa má nánar um þetta í skýrslu KPMG frá júní 2022: Greining á skrifstofuhugbúnaðarumhverfi sveitarfélaga Skýrslan sem hefur verið í skúffunni Stafrænt teymi Sambandsins var mikilvægt skref á sínum tíma en hvert er umboð þessa teymis og slagkraftur í dag? Styður skipulag Sambandsins við þennan mikilvæga málaflokk? Hvað varð um tillögur KPMG um breytingar á skipulagi Sambandsins? Því miður virðist ekkert hafa verið gert með þær. Ég vil því nota tækifærið að rifja þær upp með von um að skapa umræður. Það þarf nefnilega að gera breytingar. Verkefninu var svona lýst í skýrslu KPMG. Leitað var til KPMG um að veita Sambandi íslenskra sveitarfélaga ráðgjöf við að stilla upp framtíðar rekstrarfyrirkomulagi og fjármögnun stafræns samstarfs sveitarfélaga, að undangenginni greiningu á núverandi fyrirkomulagi. Í inngangi skýrslunnar er fjallað um mikilvægi þess að byggja ofan á hinn góða grunn sem er til staðar og áhersla lögð á gott samstarf við Reykjavíkurborg og Stafrænt Ísland. Niðurstaða KPMG var kynnt í stjórn Sambandsins og fyrir stafrænu ráði á fyrsta ársfjórðungi 2023. Skýrslan er því ekkert leyndarmál en það er ekki einfalt að nálgast hana en hlekkur úr fundargerð stjórnar Sambandsins frá 28. apríl 2023 (sem er öllum opinn sem þangað rata) leiðir mann að henni og þar er margt áhugavert að finna. Í þessari úttekt KPMG kemur skýrt fram að breytinga sé þörf. Lagðir voru til tveir valkostir. Valkostur 1: Mynda sjálfstæðan lögaðila eða verkefnastofu í anda Jafnlaunastofu þar sem unnið er þétt með Reykjavíkurborg. Verkefnastofan átti að heyra beint undir stafrænt ráð. Valkostur 2: Setja á laggirnar nýtt svið innan Sambandsins, þar með yrði leiðtogi stafrænna umbreytinga sviðsstjóri og hluti af stjórnendateymi. Ljóst er að ári seinna hefur hvorugur kosturinn orðið ofan á og óbreytt staða ríkir hvað stöðu stafræna teymisins varðar. Það er umhugsunarefni þar sem þetta er afar mikilvægur málaflokkur og í kyrrstöðu gerist fátt. Í báðum þessum valkostum var lagt til að auka við mannskap og tryggja fjármagn til verkefnanna til næstu 3-5 ára. Einnig var lagt til að efla starf faghóps um stafræna umbreytingu og gera starfið markvissara. KPMG lagði sömuleiðis til að ráðnir yrðu stafrænir leiðtogar til landshlutasamtaka. KPMG lagði einnig til stóraukið samstarf við Stafrænt Ísland og Reykjavíkurborg. Í mínum huga gæti vel komið til greina að leggja til þriðja valkostinn að færa stafrænu málin undir Stafrænt Ísland og auka enn slagkraft þess teymis. Ekki gera ekki neitt! Í stuttu máli er allt óbreytt í stafrænum málum hjá Sambandinu í dag. Áfram situr þriggja manna stafrænt teymi neðarlega í skipuriti, hefur takmarkað umboð, fjármagn og þar með takmörkuð áhrif á stafræna framþróun sveitarfélaga. Stafrænt ráð var án formanns um langan tíma sem er einnig ákveðin birtingarmynd þess að stafræn mál njóta ekki forgangs. Í nútímaskipulagi fyrirtækja og stofnana í dag eru stafræn mál efst í pýramídanum en ekki hjá Sambandinu því miður. Á síðustu tveimur árum hefur átt sér stað gott samstarf sveitarfélaga og Stafræns Íslands, góð greiningarvinna hefur átt sér stað, eitt sveitarfélag a.m.k. hyggst fara með sinn vef á Ísland.is, nokkur sveitarfélög eru farin að nota umsóknarkerfið, innskráningarþjónustan er mjög víða notuð, það er búið að kortleggja verkefni sem geta hentað vel í samstarfi ríkis og sveitarfélaga, ýmis hópavinna er í gangi og samtal hefur átt sér stað á ýmsum vettvangi t.a.m. á stórgóðri ráðstefnu Sambandsins í október sl. og sameiginlegri stefnumótunarvinnu. Talsverðar breytingar hafa átt sér stað í teymi Stafræns Íslands síðastliðið ár og það tekur eðlilega tíma til að stilla strengi og fyrir nýjan framkvæmdastjóra Stafræns Íslands að móta forgang og áherslur. Mín von er að þessi grein geti orðið til að ýta undir styrkingu og frekari umræðu um samstarf sveitarfélaga og ríkisins í stafrænum málum. Það er svo mikið í húfi, stuðla að bættum rekstri, bæta þjónustu og upplifun íbúa landsins af þjónustunni. Keyrum þessi mál í gang. Á nýjan leik. Höfundur er sérfræðingur á sviði stafrænnar þróunar og sviðsstjóri þjónustu- og þróunarsviðs Hafnarfjarðarbæjar.
Samlokan á borðinu: Hugleiðingar á föstudeginn langaum sjónvarpsþættina Adolescence Skúli Ólafsson Skoðun
Skoðun Samlokan á borðinu: Hugleiðingar á föstudeginn langaum sjónvarpsþættina Adolescence Skúli Ólafsson skrifar
Skoðun Námsfærni nemenda í íslenskum skólum: Eigum við að lækka rána? Sigríður Ólafsdóttir skrifar
Skoðun Snorri byggir skoðun á skólakerfinu á reynslusögum annarra en Guðrún vitnar í ritrýndar heimildir Davíð Routley skrifar
Skoðun Horft til einkunna og annarra þátta við innritun í framhaldsskóla Guðmundur Ingi Kristinsson skrifar
Skoðun Enginn matur og næring án sérfræðiþekkingar Ólöf Guðný Geirsdóttir,Ólafur Ögmundarson skrifar
Skoðun Þjónustustefna sveitarfélaga: Formsatriði eða mikilvægt stjórntæki? Jón Hrói Finnsson skrifar
Samlokan á borðinu: Hugleiðingar á föstudeginn langaum sjónvarpsþættina Adolescence Skúli Ólafsson Skoðun