Innleiðing fjárhagskerfa skilar í 70% tilfella ekki tilætluðum árangri Stefán Ingi Arnarson skrifar 25. febrúar 2025 13:17 Fjárhagskerfi eru hjartað í rekstri fyrirtækja og gegna lykilhlutverki í að halda utan um fjármál, sölu og innkaup ásamt því að veita stjórnendum mikilvæga innsýn í reksturinn. Kannanir sýna að í 70% tilfella ná innleiðingar nýrra fjárhagskerfa ekki tilætluðum árangri og allt of oft fer kostnaður og tímarammi fram úr áætlun. Eðlilega gera slíkar niðurstöður stjórnendur tortryggna gagnvart því að ráðast í það umfangsmikla verkefni að innleiða nýtt fjárhagskerfi. En til þess að geta fylgt hröðum tæknibreytingum og leyft rekstrinum að njóta góðs af, eru útskiptin oft ekki bara þarfaþing heldur lífsnauðsynleg framtíðarmöguleikum fyrirtækja til vaxtar. Þegar vel er staðið að innleiðingu getur hún nefnilega skilað fyrirtækjum miklum ávinningi og aukinni skilvirkni til langs tíma litið. Úrelt fjárhagskerfi er áhættuþáttur Nú eru tæknibreytingar hraðari en nokkru sinni fyrr og fyrirtæki sitja uppi með fjárhagskerfi sem hafa ekki verið uppfærð í áratug eða jafnvel meira. Oft gera stjórnendur sér ekki grein fyrir því að kerfi af þessum toga hamla rekstrarlegum vexti. Gamlar sérsmíðaðar lausnir eru viðhaldsfrekar, handvirkir ferlar auka líkur á villum og skortur á samþættingum við önnur kerfi dregur úr skilvirkni. Þetta leiðir til þess að mikilvægar rekstrarupplýsingar liggja jafnvel ekki fyrir í rauntíma og ákvarðanataka verður ekki eins markviss. Fjármálastjórakönnun Deloitte frá 2024 sem lögð var fyrir 1300 fjármálastjóra á Íslandi og í Evrópu sýndi að 66% aðspurðra ætluðu að leggja áherslu á að lækka rekstrarkostnað á næstu 12 mánuðum og helmingur ætlaði að einblína á stafrænar lausnir. Þetta undirstrikar þörf á nútímalegum og sveigjanlegum lausnum sem lækka ekki aðeins kostnað heldur bæta einnig yfirsýn og skilvirkni. Góður undirbúningur er gulls ígíldi Innleiðing nýs fjárhagskerfis er ekki aðeins tæknileg uppfærsla heldur stefnumótandi ákvörðun sem getur haft veruleg áhrif á rekstur og framtíð fyrirtækisins. En hvernig er best að tryggja farsæla innleiðingu? Formúlan er kannski ekki einföld en stutta svarið er nákvæmur undirbúningur, skýr markmið og stefna. Til að lágmarka áhættu þarf að gera almennilega þarfagreiningu áður en farið er af stað í innleiðingu. Stjórnendur geta þá skilgreint vel hvað þau vilja fá út úr uppfærslunni, og einnig gefst þá tækifæri til að draga mikilvægar kröfur notenda og tæknideildar til nýs kerfis fram í dagsljósið. Þegar þetta er gert er hægt að koma í veg fyrir aukakostnað tengdum seinkunum tengdum þriðja aðila, ranglega uppsettum kerfum, gölluðum gögnum, lélegum skýrslum og svona mætti lengi telja. Í upphafi skyldi endinn skoða. Pössum upp á lykilstarfsmenn Eins og áður sagði er uppfærsla á fjárhagskerfi ekki eingöngu tæknilegt verkefni – þvert á móti. Lykilstarfsmenn leika mjög mikilvægt hlutverk í innleiðingaferlinu því þau þurfa að skilgreina þarfir sínar, hreinsa gögn, framkvæma prófanir og hjálpa öðrum minna reyndum notendum þegar kerfið er farið í loftið. Það er því mikilvægt fyrir stjórnendur að gera það sem í þeirra valdi stendur til að létta undir með þessum starfsmönnum, til dæmis með því að ráða til sín tímabundna aðstoð í bókhaldi eða verkefnastjóra sem drífur innleiðinguna áfram. Innleiðing fjárhagskerfis er stórt verkefni, og ekki alltaf hægt að ætlast til að lykilstarfsmenn geti tekið slík verkefni að sér ofan á sín daglegu störf. Augljós ávinningur Þegar fjárhagskerfi er innleitt á skipulagðan hátt með skýrum markmiðum, réttum undirbúningi og ríkulegri aðkomu lykilstarfsmanna hefur það verulega jákvæð áhrif á rekstur fyrirtækisins. Skilvirkni eykst, handvirkum ferlum fækkar og gæði gagna batna, sem skilar sér í betri ákvarðanatöku og rekstrarlegum stöðugleika. Með réttri beitingu tækni og sjálfvirknivæðingu getur starfsfólk nýtt tíma sinn betur og beint sjónum sínum að stefnumótandi verkefnum frekar en tímafrekri gagnavinnslu. Það er því ljóst að vel skipulögð innleiðing nýs fjárhagskerfis er fjárfesting sem borgar sig. Fyrirtæki sem nálgast þetta verkefni af fagmennsku og stefnumótandi sýn skapa sér betri rekstrarskilyrði og styrkari grunn fyrir framtíðarvöxt. Höfundur er verkefnastjóri í Tækniráðgjöf Deloitte. Viltu birta grein á Vísi? Sendu okkur póst. Senda grein Mest lesið Íslendingar flytja út fisk og líka ofbeldismenn Guðný S. Bjarnadóttir Skoðun 30 silfurpeningar dýralækna? 125.000 lítrar af blóði tappaðir af 4088 merum (með valdi), af eiðsvörðum dýralæknum, 2023 Ole Anton Bieltvedt Skoðun Hver ætlar að bera ábyrgð á mannslífi? Sævar Þór Jónsson Skoðun Opið bréf til heilbrigðisráðherra: Iðjuþjálfar – mikilvægur mannauður í geðheilbrigðisþjónustu framtíðarinnar Erna Rut Elvarsdóttir,Lilja Logadóttir, Rebekka Lind Hjaltadóttir,Sandra Dís Sigurðardóttir Skoðun Horfumst í augu Kristín Thoroddsen Skoðun Saga Israa á Gaza og hvernig hægt er að verða að liði Katrín Harðardóttir,Israa Saed Skoðun Er aldur bara tala? Teitur Guðmundsson Skoðun Lægjum öldurnar Halla Hrund Logadóttir Skoðun Frans páfi kvaddur eða meðtekinn? Bjarni Karlsson Skoðun Iðjuþjálfar í leik- og grunnskólum: Tækifæri í baráttunni gegn agavanda og skólaforðun Hekla Björt Birkisdóttir,Hrefna Dagbjört Arnardóttir,Inga Fríða Guðbjörnsdóttir,Íris Kristrún Kristmundsdóttir Skoðun Skoðun Skoðun Hver ætlar að bera ábyrgð á mannslífi? Sævar Þór Jónsson skrifar Skoðun Horfumst í augu Kristín Thoroddsen skrifar Skoðun 30 silfurpeningar dýralækna? 125.000 lítrar af blóði tappaðir af 4088 merum (með valdi), af eiðsvörðum dýralæknum, 2023 Ole Anton Bieltvedt skrifar Skoðun Opið bréf til heilbrigðisráðherra: Iðjuþjálfar – mikilvægur mannauður í geðheilbrigðisþjónustu framtíðarinnar Erna Rut Elvarsdóttir,Lilja Logadóttir, Rebekka Lind Hjaltadóttir,Sandra Dís Sigurðardóttir skrifar Skoðun Saga Israa á Gaza og hvernig hægt er að verða að liði Katrín Harðardóttir,Israa Saed skrifar Skoðun Fordómar frá sálfélagslegu sjónarhorni Sóley Dröfn Davíðsdóttir skrifar Skoðun Er aldur bara tala? Teitur Guðmundsson skrifar Skoðun Íslendingar flytja út fisk og líka ofbeldismenn Guðný S. Bjarnadóttir skrifar Skoðun Iðjuþjálfar í leik- og grunnskólum: Tækifæri í baráttunni gegn agavanda og skólaforðun Hekla Björt Birkisdóttir,Hrefna Dagbjört Arnardóttir,Inga Fríða Guðbjörnsdóttir,Íris Kristrún Kristmundsdóttir skrifar Skoðun Frans páfi kvaddur eða meðtekinn? Bjarni Karlsson skrifar Skoðun Lægjum öldurnar Halla Hrund Logadóttir skrifar Skoðun Að hata einhvern sem þú þarft á að halda? Katrín Pétursdóttir skrifar Skoðun Íslenskar pyndingar Guðmundur Ingi Þóroddsson skrifar Skoðun SFS, Exit og norska leiðin þeirra Jón Kaldal skrifar Skoðun Friður - í framsöguhætti eða viðtengingarhætti? Bryndís Schram skrifar Skoðun Næringarfræði er lykillinn að betri heilsu, viltu vera með? Guðrún Nanna Egilsdóttir skrifar Skoðun Löngu þarft samtal um hóp sem gleymist! Katarzyna Kubiś skrifar Skoðun Menntun fyrir öll – nema okkur Haukur Guðmundsson skrifar Skoðun Það er ekki hægt að loka augunum fyrir þessum veruleika Davíð Bergmann skrifar Skoðun Kirkjugarðsballið: Eiga Íslendingar að mæta þar? Birgir Dýrfjörð skrifar Skoðun Að sækja gullið (okkar) Þröstur Friðfinnsson skrifar Skoðun Til hamingju blaðamenn! Hjálmar Jónsson skrifar Skoðun Stormur í Þjóðleikhúsinu Bubbi Morthens skrifar Skoðun Börn í skugga stríðs Hólmfríður Jennýjar Árnadóttir skrifar Skoðun Opið bréf til mennta- og barnamálaráðherra Gunnar Örn Vopnfjörð Þorsteinsson skrifar Skoðun Hvernig gerum við Grundarhverfi enn betra? Ævar Harðarson skrifar Skoðun Matvælaframleiðslulandið Ísland – er framtíð án sérþekkingar? Ólöf Guðný Geirsdóttir,Ólafur Ögmundarson skrifar Skoðun 120km hraði á Keflavíkurveginum og netsölur með áfengi Jón Páll Haraldsson skrifar Skoðun Lausnin liggur fyrir – Landspítali þarf að stíga skrefið Sandra B. Franks skrifar Skoðun Auðbeldi SFS Örn Bárður Jónsson skrifar Sjá meira
Fjárhagskerfi eru hjartað í rekstri fyrirtækja og gegna lykilhlutverki í að halda utan um fjármál, sölu og innkaup ásamt því að veita stjórnendum mikilvæga innsýn í reksturinn. Kannanir sýna að í 70% tilfella ná innleiðingar nýrra fjárhagskerfa ekki tilætluðum árangri og allt of oft fer kostnaður og tímarammi fram úr áætlun. Eðlilega gera slíkar niðurstöður stjórnendur tortryggna gagnvart því að ráðast í það umfangsmikla verkefni að innleiða nýtt fjárhagskerfi. En til þess að geta fylgt hröðum tæknibreytingum og leyft rekstrinum að njóta góðs af, eru útskiptin oft ekki bara þarfaþing heldur lífsnauðsynleg framtíðarmöguleikum fyrirtækja til vaxtar. Þegar vel er staðið að innleiðingu getur hún nefnilega skilað fyrirtækjum miklum ávinningi og aukinni skilvirkni til langs tíma litið. Úrelt fjárhagskerfi er áhættuþáttur Nú eru tæknibreytingar hraðari en nokkru sinni fyrr og fyrirtæki sitja uppi með fjárhagskerfi sem hafa ekki verið uppfærð í áratug eða jafnvel meira. Oft gera stjórnendur sér ekki grein fyrir því að kerfi af þessum toga hamla rekstrarlegum vexti. Gamlar sérsmíðaðar lausnir eru viðhaldsfrekar, handvirkir ferlar auka líkur á villum og skortur á samþættingum við önnur kerfi dregur úr skilvirkni. Þetta leiðir til þess að mikilvægar rekstrarupplýsingar liggja jafnvel ekki fyrir í rauntíma og ákvarðanataka verður ekki eins markviss. Fjármálastjórakönnun Deloitte frá 2024 sem lögð var fyrir 1300 fjármálastjóra á Íslandi og í Evrópu sýndi að 66% aðspurðra ætluðu að leggja áherslu á að lækka rekstrarkostnað á næstu 12 mánuðum og helmingur ætlaði að einblína á stafrænar lausnir. Þetta undirstrikar þörf á nútímalegum og sveigjanlegum lausnum sem lækka ekki aðeins kostnað heldur bæta einnig yfirsýn og skilvirkni. Góður undirbúningur er gulls ígíldi Innleiðing nýs fjárhagskerfis er ekki aðeins tæknileg uppfærsla heldur stefnumótandi ákvörðun sem getur haft veruleg áhrif á rekstur og framtíð fyrirtækisins. En hvernig er best að tryggja farsæla innleiðingu? Formúlan er kannski ekki einföld en stutta svarið er nákvæmur undirbúningur, skýr markmið og stefna. Til að lágmarka áhættu þarf að gera almennilega þarfagreiningu áður en farið er af stað í innleiðingu. Stjórnendur geta þá skilgreint vel hvað þau vilja fá út úr uppfærslunni, og einnig gefst þá tækifæri til að draga mikilvægar kröfur notenda og tæknideildar til nýs kerfis fram í dagsljósið. Þegar þetta er gert er hægt að koma í veg fyrir aukakostnað tengdum seinkunum tengdum þriðja aðila, ranglega uppsettum kerfum, gölluðum gögnum, lélegum skýrslum og svona mætti lengi telja. Í upphafi skyldi endinn skoða. Pössum upp á lykilstarfsmenn Eins og áður sagði er uppfærsla á fjárhagskerfi ekki eingöngu tæknilegt verkefni – þvert á móti. Lykilstarfsmenn leika mjög mikilvægt hlutverk í innleiðingaferlinu því þau þurfa að skilgreina þarfir sínar, hreinsa gögn, framkvæma prófanir og hjálpa öðrum minna reyndum notendum þegar kerfið er farið í loftið. Það er því mikilvægt fyrir stjórnendur að gera það sem í þeirra valdi stendur til að létta undir með þessum starfsmönnum, til dæmis með því að ráða til sín tímabundna aðstoð í bókhaldi eða verkefnastjóra sem drífur innleiðinguna áfram. Innleiðing fjárhagskerfis er stórt verkefni, og ekki alltaf hægt að ætlast til að lykilstarfsmenn geti tekið slík verkefni að sér ofan á sín daglegu störf. Augljós ávinningur Þegar fjárhagskerfi er innleitt á skipulagðan hátt með skýrum markmiðum, réttum undirbúningi og ríkulegri aðkomu lykilstarfsmanna hefur það verulega jákvæð áhrif á rekstur fyrirtækisins. Skilvirkni eykst, handvirkum ferlum fækkar og gæði gagna batna, sem skilar sér í betri ákvarðanatöku og rekstrarlegum stöðugleika. Með réttri beitingu tækni og sjálfvirknivæðingu getur starfsfólk nýtt tíma sinn betur og beint sjónum sínum að stefnumótandi verkefnum frekar en tímafrekri gagnavinnslu. Það er því ljóst að vel skipulögð innleiðing nýs fjárhagskerfis er fjárfesting sem borgar sig. Fyrirtæki sem nálgast þetta verkefni af fagmennsku og stefnumótandi sýn skapa sér betri rekstrarskilyrði og styrkari grunn fyrir framtíðarvöxt. Höfundur er verkefnastjóri í Tækniráðgjöf Deloitte.
30 silfurpeningar dýralækna? 125.000 lítrar af blóði tappaðir af 4088 merum (með valdi), af eiðsvörðum dýralæknum, 2023 Ole Anton Bieltvedt Skoðun
Opið bréf til heilbrigðisráðherra: Iðjuþjálfar – mikilvægur mannauður í geðheilbrigðisþjónustu framtíðarinnar Erna Rut Elvarsdóttir,Lilja Logadóttir, Rebekka Lind Hjaltadóttir,Sandra Dís Sigurðardóttir Skoðun
Iðjuþjálfar í leik- og grunnskólum: Tækifæri í baráttunni gegn agavanda og skólaforðun Hekla Björt Birkisdóttir,Hrefna Dagbjört Arnardóttir,Inga Fríða Guðbjörnsdóttir,Íris Kristrún Kristmundsdóttir Skoðun
Skoðun 30 silfurpeningar dýralækna? 125.000 lítrar af blóði tappaðir af 4088 merum (með valdi), af eiðsvörðum dýralæknum, 2023 Ole Anton Bieltvedt skrifar
Skoðun Opið bréf til heilbrigðisráðherra: Iðjuþjálfar – mikilvægur mannauður í geðheilbrigðisþjónustu framtíðarinnar Erna Rut Elvarsdóttir,Lilja Logadóttir, Rebekka Lind Hjaltadóttir,Sandra Dís Sigurðardóttir skrifar
Skoðun Iðjuþjálfar í leik- og grunnskólum: Tækifæri í baráttunni gegn agavanda og skólaforðun Hekla Björt Birkisdóttir,Hrefna Dagbjört Arnardóttir,Inga Fríða Guðbjörnsdóttir,Íris Kristrún Kristmundsdóttir skrifar
Skoðun Matvælaframleiðslulandið Ísland – er framtíð án sérþekkingar? Ólöf Guðný Geirsdóttir,Ólafur Ögmundarson skrifar
30 silfurpeningar dýralækna? 125.000 lítrar af blóði tappaðir af 4088 merum (með valdi), af eiðsvörðum dýralæknum, 2023 Ole Anton Bieltvedt Skoðun
Opið bréf til heilbrigðisráðherra: Iðjuþjálfar – mikilvægur mannauður í geðheilbrigðisþjónustu framtíðarinnar Erna Rut Elvarsdóttir,Lilja Logadóttir, Rebekka Lind Hjaltadóttir,Sandra Dís Sigurðardóttir Skoðun
Iðjuþjálfar í leik- og grunnskólum: Tækifæri í baráttunni gegn agavanda og skólaforðun Hekla Björt Birkisdóttir,Hrefna Dagbjört Arnardóttir,Inga Fríða Guðbjörnsdóttir,Íris Kristrún Kristmundsdóttir Skoðun