Varðveisla skjala og persónuvernd Svanhildur Bogadóttir skrifar 3. júlí 2018 07:00 Persónuvernd og vinnsla persónuupplýsinga er nátengd skjalastjórn og skjalavörslu opinberra aðila. Á nær hverjum degi leita einstaklingar til Borgarskjalasafns Reykjavíkur eftir skjölum og upplýsingum sem tengjast lífi þeirra með einum eða öðrum hætti. Stundum er þar um að ræða upplýsingar um lóðir, hús eða skipulag hverfis. Einnig er óskað afrita af trúnaðarupplýsingum um aðilana sjálfa. Slík trúnaðargögn varða oft hagsmuni og mikilvæg réttindi einstaklinga og geta því haft áhrif á líf þeirra. Dæmi um það eru til dæmis greiningargögn, barnaverndarmál, einkunnir og fleira. Það að skjölin hafi varðveist getur skipt einstaklingana miklu máli. Til dæmis kom maður á Borgarskjalasafn í síðasta mánuði. Hann hafði sótt um nám í framhaldsháskóla erlendis en verið synjað um skólavist vegna þess að hann gat ekki framvísað prófskírteini eða öðru er staðfesti að hann hefði lokið grunnskólaprófi. Á safninu fundust bæði kladdar frá skólanum sem báru með sér að hann hafði verið þar í 10. bekk og ljósmynd sem tekin var á útskriftarhátíð skólans. Hann hafði samband við erlenda framhaldsskólann og fékk að vita að þetta myndi nægja honum til að fá inngöngu í skólann. Það skipti hann því miklu máli að þessi gögn voru til. Annar maður kom í afgreiðslu Borgarskjalasafns, sem var nýbyrjaður á nýjum vinnustað. Vegna vinnustaðaleiks voru allir beðnir um að koma með myndir af sér frá því að þeir voru krakkar. Hann hafði í æsku verið í fóstri á vegum barnaverndaryfirvalda, minni hans frá þeim tíma var gloppótt og hann átti engar slíkar myndir. Í möppu hans frá barnaverndaryfirvöldum voru ljósmyndir frá þessum tíma og fékk hann afrit af þeim. Hann tjáði starfsmanni að þetta hefði mjög mikla þýðingu fyrir sig.Undirbúningur og innleiðing á nýjum persónuverndarlögum Þann 13. júní sl. samþykkti Alþingi ný lög um persónuvernd og vinnslu persónuupplýsinga. Um er að ræða ný heildarlög um persónuvernd og vinnslu persónuupplýsinga sem leysa af hólmi eldri lög. Um er að ræða grundvallarlöggjöf er varðar mannréttindi einstaklinga. Það skaut því skökku við að frumvarp að lögunum var lagt fyrir Alþingi 28. maí og gafst því allt of stuttur tími til að skrifa umsagnir um frumvarpið. Til að mynda fékk Borgarskjalasafn einungis átta daga til þess að skrifa sína umsögn. Frumvarpið var afar umfangsmikið, samtals 147 blaðsíður með greinargerð. Því miður var frumvarpið samþykkt nær óbreytt þrátt fyrir fjölda athugasemda á hinum stutta umsagnartíma. Lögin eru flókin og torskilin almenningi. Óæskilegt er að slík lög sem varða réttindi einstaklinga séu þannig að þeim sé í raun ofviða að skilja inntak laganna og átta sig á réttindum sínum. „Það á ekki að þurfa lögfræðinga til að geta uppfyllt lögin eða skýrt,“ sagði í umsögn Borgarskjalasafns um frumvarpið. Einnig eru lögin óljós fyrir ábyrgðaraðila um hvað eigi að gera til að uppfylla skilyrði laganna; hvað megi og hvað megi ekki. Má eyða persónuupplýsingum? Lögin um persónuvernd og vinnslu persónuupplýsinga tengjast annarri grundvallarlöggjöf um réttindi almennings, eins og stjórnsýslulögum, upplýsingalögum og lögum um opinber skjalasöfn. Markmið þeirra síðastnefndu er einmitt að tryggja gegnsæi, vörslu og örugga meðferð skjala með réttindi borgaranna, hag stjórnsýslunnar og varðveislu sögu íslensku þjóðarinnar að leiðarljósi. Vegna þess hve óskýr persónuverndarlögin eru hefur víða orðið vart við misskilning varðandi varðveislu á persónuupplýsingum. Borið hefur á því að aðilar innan stjórnsýslunnar telji að með nýjum persónuverndarlögum verði þeim heimilt eða skylt að eyða persónuupplýsingum sem myndast í starfseminni. Eins og Borgarskjalasafn hefur margoft bent á er mjög mikilvægt að eyða þessum útbreidda misskilningi. Það getur valdið einstaklingum og stjórnvöldum miklum skaða verði skjölum eytt í heimildarleysi. Þetta er hættulegur misskilningur. Það sem er búið að eyða verður ekki endurheimt. Varðveisluskylda í stjórnsýslu ríkisins og hjá sveitarfélögum Rétt er að árétta að ekkert hefur breyst varðandi varðveisluskyldu opinberra aðila, svo sem ríkisstofnana, sveitarfélaga og stofnana þeirra. Lykilatriði í skjalavörslu þessara aðila er að hún sé fagleg og unnin með skipulögðum hætti, hvort sem um er að ræða minni eða stærri aðila. Vinna þarf skjalavistunaráætlanir og fá samþykki opinbers skjalasafns fyrir þeim samkvæmt gildandi lögum og reglum. Í slíkri skjalavistunaráætlun er skilgreint hvaða skjöl beri að varðveita og með hvaða hætti. Vönduð vinnubrögð í þessum efnum er í raun forsenda allrar persónuverndar hjá opinberum stofnunum. Skjalavarsla opinberra aðila er ekki einkamál þeirra, heldur er hún lögbundin. Henni er ætlað að auka gegnsæi, skilvirkni og skráningu ákvarðana og ekki síst að gera sönnun mögulega í réttindamálum einstaklinga. Skjalavarslan skiptir okkur öll máli og það á að vera metnaðarmál hverrar stofnunar að hún uppfylli lagakröfur.Höfundur er borgarskjalavörður Viltu birta grein á Vísi? Sendu okkur póst. Senda grein Birtist í Fréttablaðinu Mest lesið Að búa til steind getur haft skelfilegar afleiðingar! Elínrós Erlingsdóttir Skoðun Það er verið að hafa okkur að fíflum. Davíð Bergmann Skoðun Dauði vefsíðunnar eins og við þekkjum hana Kristján Már Hauksson Skoðun Orðræða seðlabankastjóra veldur mér áhyggjum Ágúst Bjarni Garðarsson Skoðun Er rúmdýnan þín hægt og rólega að murka úr þér líftóruna? Gunnar Dan Wiium Skoðun Opið bréf til fjölmiðla Magnús Guðmundsson Skoðun Skynsemi Miðflokksins Ása Lind Finnbogadóttir Skoðun Er Miðflokkurinn fyrir ungt fólk? Anton Sveinn McKee Skoðun Hver er ábyrgð Icelandair? Sævar Þór Jónsson Skoðun Hvar eru sálfræðingarnir? Pétur Maack Þorsteinsson Skoðun Skoðun Skoðun Um mennsku og samfélag Bolli Pétur Bollason skrifar Skoðun Er rúmdýnan þín hægt og rólega að murka úr þér líftóruna? Gunnar Dan Wiium skrifar Skoðun Sársaukafull vaxtarmörk Berglind Ósk Guðmundsdóttir skrifar Skoðun Skynsemi Miðflokksins Ása Lind Finnbogadóttir skrifar Skoðun Tölum íslensku Kolbrún Áslaugar Baldursdóttir skrifar Skoðun Er Miðflokkurinn fyrir ungt fólk? Anton Sveinn McKee skrifar Skoðun Svarar ekki kostnaði að bjarga sjálfum sér Kári Helgason skrifar Skoðun Um orkuskort, auðlindir og endurvinnslu Guðríður Eldey Arnardóttir skrifar Skoðun Er padda í vaskinum? Vilborg Gunnarsdóttir skrifar Skoðun Neikvæð samskipti barna og ungmenna á samfélagsmiðlunum Þórarinn Torfi Finnbogason skrifar Skoðun Rannsökum og ræðum menntakerfið Kolbrún Þ. Pálsdóttir skrifar Skoðun Kæra sig ekki um evruna Hjörtur J. Guðmundsson skrifar Skoðun Opið bréf til fjölmiðla Magnús Guðmundsson skrifar Skoðun Horfið á möguleikana í samfélagslegri ábyrgð Guðmundur Ingi Þóroddsson skrifar Skoðun Aftur til fortíðar Birta Karen Tryggvadóttir skrifar Skoðun Að kjarna orku þjóðar Ísak Einar Rúnarsson skrifar Skoðun Orðræða seðlabankastjóra veldur mér áhyggjum Ágúst Bjarni Garðarsson skrifar Skoðun Flogið á milli landa á endurnýjanlegri orku: Draumsýn eða Raunveruleiki? Gnýr Guðmundsson skrifar Skoðun Það er verið að hafa okkur að fíflum. Davíð Bergmann skrifar Skoðun Útboð á Fjarðarheiðargöngum Hildur Þórisdóttir skrifar Skoðun Hvert á að fara með íslenskt þjóðfélag? Reynir Böðvarsson skrifar Skoðun Svikin loforð gagnvart börnum? Hildur Rós Guðbjargardóttir skrifar Skoðun Að búa til steind getur haft skelfilegar afleiðingar! Elínrós Erlingsdóttir skrifar Skoðun Hvar eru sálfræðingarnir? Pétur Maack Þorsteinsson skrifar Skoðun Íslenska er ekki eina málið Lilja Magnúsdóttir skrifar Skoðun Hvar er grunnskólinn? Kristján Hrafn Guðmundsson skrifar Skoðun Er lýðræðislegt að senda vopn til Úkraínu? Hildur Þórðardóttir skrifar Skoðun Það á ekki að vera dekur að geta sótt sér sálfræðiþjónustu Ólafía Sigurjónsdóttir skrifar Skoðun Um bókun 35, EES samninginn, Evrópusambandið og Bretland Jón Frímann Jónsson skrifar Skoðun Húsnæði fyrir fólk, ekki fjárfesta Gísli Rafn Ólafsson skrifar Sjá meira
Persónuvernd og vinnsla persónuupplýsinga er nátengd skjalastjórn og skjalavörslu opinberra aðila. Á nær hverjum degi leita einstaklingar til Borgarskjalasafns Reykjavíkur eftir skjölum og upplýsingum sem tengjast lífi þeirra með einum eða öðrum hætti. Stundum er þar um að ræða upplýsingar um lóðir, hús eða skipulag hverfis. Einnig er óskað afrita af trúnaðarupplýsingum um aðilana sjálfa. Slík trúnaðargögn varða oft hagsmuni og mikilvæg réttindi einstaklinga og geta því haft áhrif á líf þeirra. Dæmi um það eru til dæmis greiningargögn, barnaverndarmál, einkunnir og fleira. Það að skjölin hafi varðveist getur skipt einstaklingana miklu máli. Til dæmis kom maður á Borgarskjalasafn í síðasta mánuði. Hann hafði sótt um nám í framhaldsháskóla erlendis en verið synjað um skólavist vegna þess að hann gat ekki framvísað prófskírteini eða öðru er staðfesti að hann hefði lokið grunnskólaprófi. Á safninu fundust bæði kladdar frá skólanum sem báru með sér að hann hafði verið þar í 10. bekk og ljósmynd sem tekin var á útskriftarhátíð skólans. Hann hafði samband við erlenda framhaldsskólann og fékk að vita að þetta myndi nægja honum til að fá inngöngu í skólann. Það skipti hann því miklu máli að þessi gögn voru til. Annar maður kom í afgreiðslu Borgarskjalasafns, sem var nýbyrjaður á nýjum vinnustað. Vegna vinnustaðaleiks voru allir beðnir um að koma með myndir af sér frá því að þeir voru krakkar. Hann hafði í æsku verið í fóstri á vegum barnaverndaryfirvalda, minni hans frá þeim tíma var gloppótt og hann átti engar slíkar myndir. Í möppu hans frá barnaverndaryfirvöldum voru ljósmyndir frá þessum tíma og fékk hann afrit af þeim. Hann tjáði starfsmanni að þetta hefði mjög mikla þýðingu fyrir sig.Undirbúningur og innleiðing á nýjum persónuverndarlögum Þann 13. júní sl. samþykkti Alþingi ný lög um persónuvernd og vinnslu persónuupplýsinga. Um er að ræða ný heildarlög um persónuvernd og vinnslu persónuupplýsinga sem leysa af hólmi eldri lög. Um er að ræða grundvallarlöggjöf er varðar mannréttindi einstaklinga. Það skaut því skökku við að frumvarp að lögunum var lagt fyrir Alþingi 28. maí og gafst því allt of stuttur tími til að skrifa umsagnir um frumvarpið. Til að mynda fékk Borgarskjalasafn einungis átta daga til þess að skrifa sína umsögn. Frumvarpið var afar umfangsmikið, samtals 147 blaðsíður með greinargerð. Því miður var frumvarpið samþykkt nær óbreytt þrátt fyrir fjölda athugasemda á hinum stutta umsagnartíma. Lögin eru flókin og torskilin almenningi. Óæskilegt er að slík lög sem varða réttindi einstaklinga séu þannig að þeim sé í raun ofviða að skilja inntak laganna og átta sig á réttindum sínum. „Það á ekki að þurfa lögfræðinga til að geta uppfyllt lögin eða skýrt,“ sagði í umsögn Borgarskjalasafns um frumvarpið. Einnig eru lögin óljós fyrir ábyrgðaraðila um hvað eigi að gera til að uppfylla skilyrði laganna; hvað megi og hvað megi ekki. Má eyða persónuupplýsingum? Lögin um persónuvernd og vinnslu persónuupplýsinga tengjast annarri grundvallarlöggjöf um réttindi almennings, eins og stjórnsýslulögum, upplýsingalögum og lögum um opinber skjalasöfn. Markmið þeirra síðastnefndu er einmitt að tryggja gegnsæi, vörslu og örugga meðferð skjala með réttindi borgaranna, hag stjórnsýslunnar og varðveislu sögu íslensku þjóðarinnar að leiðarljósi. Vegna þess hve óskýr persónuverndarlögin eru hefur víða orðið vart við misskilning varðandi varðveislu á persónuupplýsingum. Borið hefur á því að aðilar innan stjórnsýslunnar telji að með nýjum persónuverndarlögum verði þeim heimilt eða skylt að eyða persónuupplýsingum sem myndast í starfseminni. Eins og Borgarskjalasafn hefur margoft bent á er mjög mikilvægt að eyða þessum útbreidda misskilningi. Það getur valdið einstaklingum og stjórnvöldum miklum skaða verði skjölum eytt í heimildarleysi. Þetta er hættulegur misskilningur. Það sem er búið að eyða verður ekki endurheimt. Varðveisluskylda í stjórnsýslu ríkisins og hjá sveitarfélögum Rétt er að árétta að ekkert hefur breyst varðandi varðveisluskyldu opinberra aðila, svo sem ríkisstofnana, sveitarfélaga og stofnana þeirra. Lykilatriði í skjalavörslu þessara aðila er að hún sé fagleg og unnin með skipulögðum hætti, hvort sem um er að ræða minni eða stærri aðila. Vinna þarf skjalavistunaráætlanir og fá samþykki opinbers skjalasafns fyrir þeim samkvæmt gildandi lögum og reglum. Í slíkri skjalavistunaráætlun er skilgreint hvaða skjöl beri að varðveita og með hvaða hætti. Vönduð vinnubrögð í þessum efnum er í raun forsenda allrar persónuverndar hjá opinberum stofnunum. Skjalavarsla opinberra aðila er ekki einkamál þeirra, heldur er hún lögbundin. Henni er ætlað að auka gegnsæi, skilvirkni og skráningu ákvarðana og ekki síst að gera sönnun mögulega í réttindamálum einstaklinga. Skjalavarslan skiptir okkur öll máli og það á að vera metnaðarmál hverrar stofnunar að hún uppfylli lagakröfur.Höfundur er borgarskjalavörður
Skoðun Neikvæð samskipti barna og ungmenna á samfélagsmiðlunum Þórarinn Torfi Finnbogason skrifar
Skoðun Flogið á milli landa á endurnýjanlegri orku: Draumsýn eða Raunveruleiki? Gnýr Guðmundsson skrifar