Hundruðum milljarða sóaðí bandarískri hugbúnaðargerð

„Góðu fréttirnar eru að þetta hefur skánað. En um miðjan tíunda áratuginn fór yfir helmingur hugbúnaðarverkefna 89 prósent fram úr kostnaðaráætlun. Hvað sem fólk hélt að tiltekið verkefni ætti að kosta tvöfaldaðist kostnaðurinn oftar en ekki,“ segir Ken Rubin, forstjóri fyrirtækisins Innolution. Agile-aðferðafræðinKen Rubin er tölvunarfræðingur að mennt. Hann hefur um árabil kennt á námskeiðum um svonefnt Agile eða Scrum. Það gengur út á að auka arðsemi í hugbúnaðarvinnu. Hugmyndin er í stuttu máli að tiltekinn aðili sé ábyrgur fyrir arðsemi hugbúnaðarverkefnis allan þróunartímann. Þróunartímanum sé skipt í stutta þætti, stundum nokkrar vikur. Í lok hvers þáttar sé farið yfir kröfugreiningu, hönnun, forritun, prófanir, skjölun og uppsetningu, en hugmyndin er svo að viðskiptavinir geti fengið í hendur prófanlegan, eða nothæfan hugbúnað í lok hvers þáttar. Rubin kom hingað til lands á dögunum og fjallaði um þessi mál hjá hugbúnaðarfyrirtækinu Spretti. Dregur úr sóun

„Þetta gengur út á að draga úr sóun,“ segir Ken Rubin. „Við búum bara til litla búta af hugbúnaði í einu, í stað þess að ljúka heilu verkefni í einu. Tökum sem dæmi að það taki um það bil ár að ljúka tilteknu verkefni. Við erum miklu líklegri til að skila viðskiptavininum góðri afurð sem virkar, þegar til á að taka, ef við til dæmis skilum honum bútum jafn óðum, jafnvel á tveggja vikna fresti. Þá er hægt að gera úrbæturnar jafn óðum frekar en að sitja kannski uppi með ónýta vöru í lok ársins.

Ken Rubin segir að nauðsynlegt sé fyrir hugbúnaðarfyrirtæki að vinna mjög náið með viðskiptavininum. „Í Agile-verkefnum vinnur þróunarfólkið mjög náið með kaupanda vörunnar allan tímann, og fær viðbrögð á framgang verkefnisins jafn óðum.“

„Taki verkefni tvö ár getur verið mjög fúlt að komast að því við verklok, að það þurfi að breyta einhverju, eða jafnvel byrja á öllu frá grunni.“

Engar upplýsingar á fyrsta degi

„Á fyrsta degi liggja minnstar upplýsingar fyrir. Fólk hefur þá minnsta hugmynd um hvernig hin endanlega vara mun líta út. Hvers vegna ætti að taka allar ákvarðanir þá? Það er betra að taka þær jafn óðum, ákveða breytingar og svo framvegis. Þannig má draga úr sóun. Og hvað er sóun? Það er að smíða eitthvað sem þarf að breyta, eða eitthvað sem ekki verður notað.“

Ken Rubin segir sóunina kosta stórfé. „Það er vegna svona hluta sem verkefni fara tugi prósenta fram úr kostnaðaráætlunum. Fólk telur sig vita hvað það ætlar að gera, en svo þarf að breyta því og það kostar peninga. Fólk vill fá eitthvað ákveðið en það var ákveðið ári áður en hægt var að prófa kóðann eða hugbúnaðinn. Þá þarf kannski að stökkva mánuði aftur í tímann til að breyta einhverju sem hægt hefði verið að gera jafn óðum. Það er aldrei hægt að sjá allt fyrir.“

Hann nefnir dæmi úr skýrslu Standish Group þar sem hugbúnaðargerð fyrir farangursfæriband á flugvellinum í Denver fór meira en eina milljón Bandaríkjadala fram úr áætlun á dag.

Rubin segir að Agile-aðferðin komi í veg fyrir þetta. „Stundum gerum við vitleysur. En þá er hægt að bregðast við, og kostnaðurinn verður minni. Það eru meiri líkur á því að verkefninu ljúki á réttum tíma og viðskiptavinurinn fái það sem hann vildi, auk þess sem það dregur úr kostnaðinum.“

Milljarðar á milljarða ofan

En hversu mikill er þessi kostnaður?

„Ef við tökum verkefni sem hreinlega þurfti að hætta við þá erum við að hugsa um hundruð milljarða Bandaríkjadala, jafnvel þúsundir milljarða ef við tökum allt með, líka glötuð tækifæri. Bandarísk stjórnvöld ein eru ábyrg fyrir gríðarlegri sóun. Ekki síður stórfyrirtækin. Í ýmsum verkefnum sem herinn hefur staðið fyrir er sóunin einnig mikil. Og af hverju er það? Verkefnin eru mjög stór, tímafrek og flókin. Þarna eru margir þættir sem koma saman, hugbúnaður og vélbúnaður og svo framvegis.“

Hins vegar segir Rubin að nú sé breyting á og fólk sé í meira mæli að vakna til vitundar um þessa gríðarlegu sóun.

Hefðbundin áætlanagerð

Nú er þekkt að bæði kjósendur eða aðrir sem á endanum greiða fyrir ýmis verkefni vilja, og fá, að vita fyrirfram hversu mikið tiltekið verkefni á að kosta. Hvort sem þar er um að ræða byggingar, hugbúnað eða hvað eina. Hvernig á að rökstyðja það fyrir kjósendum, til dæmis, að kostnaðaráætlun, verktími og fleira liggi ekki fyrir?

Ég hef alveg trú á því að hægt sé að birta mat fyrirfram, en það má líka birta kostnaðinn á tilteknu bili. Það er ekkert verra en að birta kostnaðaráætlun sem allir vita að aldrei stenst. Við erum í raun og veru að bæta raunveruleikanum við áætlanagerðina. Tökum dæmi. Ég segir viðskiptavini að ég hyggist ljúka tilteknu verkefni á síðasta ársfjórðungi. Það er frekar rúmt. En næst þegar hann spyr og verkefninu hefur undið fram, þá get ég sagt að ég ljúki verkefninu í nóvember. Og svo þegar hann enn spyr, get ég sagst munu ljúka verkefninu sjöunda nóvember. Það er algjör vitleysa að ætla að menn geti gefið nákvæm svör við því fyrir fram á hvaða degi menn hyggist ljúka margra ára verkefnum. Í þessu skiptir miklu máli að vera í góðum tengslum við viðskiptavininn, fá viðbrögð hans á þróun mála, gera breytingarnar jafn óðum og geta, eftir því sem á líður, veitt nákvæmari svör.“