Kórónaveiran: „Krítískt að hugsa fyrir mjög óvæntum aðstæðum“

„Því miður hefur reynslan kennt okkur að það getur reynst krítískt að hugsa fyrir mjög óvæntum aðstæðum,“ segir Sigurvin Bárður Sigurjónsson verkefnastjóri á ráðgjafasviði KPMG aðspurður um það með hvaða hætti fyrirtæki geta undirbúið reksturinn sjálfan undir komandi tíma samdráttar og óvissu. „Fyrir viku síðan var til dæmis erfitt að ímynda sér þann atburð að flugumferð til og frá landinu yrði verulega skert, þó ferðamönnum myndi líklega fækka mikið,“ bætir hann við. 

Sigurvin sem sérhæfir sig í áhættustjórnun, segir helstu áherslu fyrirtækja fyrst og fremst felast í að hlíta tilmælum landlæknis og Samtaka Atvinnulífsins. Hins vegar er hægt að vinna góða undirbúningsvinnu nú sem getur dregið úr þunga og áföllum fyrir reksturinn sjálfan á komandi vikum og mánuðum.

Sigurvin var annar af tveimur fyrirlesurum á fjarfundi sem KPMG stóð fyrir í gærmorgun undir yfirskriftinni „Mögulegar afleiðingar og viðbrögð við COVID-19.“ Á fundinum fór Sigurvin yfir það hversu mikilvægt það er að viðbúnaðaráætlun mæti þeim áhættum sem félagið býr við. „Að greina orsakir og afleiðingar mögulegra atburða fyrir félagið og hvernig unnt væri að mæta þeim getur reynst afar verðmætt,“ segir Sigurvin og bætir við „Á þessum grunni er unnt að ákvarða hvaða mildunaraðgerðir geta verið áhrifaríkar fyrir rekstur fyrirtækja.“

Aðstæður og eðli starfsemi fyrirtækja er ólík og því ekki hægt að grípa til sömu ráðstafana alls staðar.

„Til dæmis væri eðlilegt að framleiðslufyrirtæki og önnur félög sem geta illa fært starfsemi sína úr húsnæði félagsins grípi til meiri ráðstafana til að takmarka líkur þess að vírusinn smiti starfsmenn félagsins en félög sem geta unnið meira í fjarvinnu.

Eðlilegt er að félög sem geta unnið meira í fjarvinnu leggi aukna áherslu á að kerfi séu til staðar og fólk hæft til þess að nýta lausnir til þess að vinna að heiman með skilvirkum og árangursríkum hætti. 

Í þessu samhengi er til dæmis innleiðing og þjálfun starfsfólks á hópavinnu- og samskiptakerfi eins og Teams frá Microsoft mikilvæg. Þetta er mjög mikilvægur þáttur í okkar starfsemi,“ segir Sigurvin.

Mildunaraðgerðir: Til dæmis vegna lausafjárvanda

Á fundinum var meðal annars rætt um mildunaraðgerðir, getur þú skýrt það út fyrir okkur hvað er átt við með því?

„Mildunaraðgerðir eru allar þær aðgerðir, verkefni, kerfi eða ferlar sem beitt er til að draga úr hættunni á atburðum geta valdið því að við náum ekki markmiðum okkar eða afleiðingum þeirra,“ segir Sigurvin og bætir við „Í samhengi sóttvarna felast mildunaraðgerðir til dæmis í hreinlætisviðmiðum, sóttkvíum, samkomubönnum í því markmiði að hefta útbreiðslu COVID-19.“

Mikið hefur verið rætt um þann lausafjárvanda sem óttast er að blasi við hjá mörgum fyrirtækjum í kjölfar tekjusamdráttar. Að sögn Sigurvins er hægt að draga úr þeim áhrifum sem lausafjárvandi skapar með því að undirbúa mildunaraðgerðir og það eigi þá við um öll fyrirtæki.

„Í þeim tilfellum er mikilvægt að hafa góða yfirsýn yfir greiðsluflæði félagsins og byrja að leita leiða til að auka aðgengi að lausafé svo unnt sé að grípa til viðeigandi aðgerða með nægjanlegum fyrirvara.

Þetta er mikilvægt fyrir öll fyrirtæki, óháð eiginfjárstöðu.

Aðgerðirnar geta til dæmis falist í að skera niður kostnað, að sækja aukið lánsfé eða sölu eigna,“ segir Sigurvin.

Mikilvægt að vakta aðfangakeðjuna

Með Sigurvin var Benoit Cheron, sérfræðingur hjá ráðgjafasviði KPMG, en Benoit starfar sérstaklega við ráðgjöf um viðskiptaferla, sjálfbærni, ábyrga fjárfestingu og áhættustjórnun. 

Benoit segir þær aðstæður sem nú eru uppi sýna okkur hversu berskjaldaðar aðfangakeðjur eru fyrir truflunum. Að hans sögn hafa flest fyrirtæki áttað sig á að þó þau versli við birgja til dæmis í Þýskalandi eða Indlandi, er ekkert ólíklegt að sá aðili reiði sig á vörur frá Kína og sá aðili geti jafnvel reitt sig á vöru frá öðrum stað innan Kína. 

Aðfangakeðjan í dag er alþjóðleg og samanstendur af flóknu samspili birgja sem reiða sig á fyrirtæki í mismunandi löndum og getur verið samsett úr flugfrakt, siglingum og akstri.

„Öll fyrirtæki, beint eða óbeint, eru útsett fyrir þeim svæðum sem nú hafa orðið hvað verst úti vegna COVID-19,“ segir Benoit. „Bíll er til dæmis settur saman af um þrjú þúsund hlutum. Megin atriðið er að skilja hvar helstu áhættur liggja og hversu mikilvægt er að bregðast við.“

Benoit segir mikilvægt í þeim aðstæðum sem nú eru að skoða ekki einungis áhrif til skemmri tíma heldur einnig til lengri tíma. Áætlunin sem gerð er þarf að ná til aðgerða sem ráðist er í strax, í næsta mánuði og yfir árið.

„Fyrsta skrefið er að skipuleggja vel það sem við kemur aðfangakeðjuna, sérstaklega á tímum eins og núna. Gott er að setja upp miðlæga stjórnstöð sem fær upplýsingar í rauntíma og er í stöðugum samskiptum við lykil aðila, viðskiptavini og starfsfólk,“ segir Benoit.

Þá segir hann mikilvægt að fyrirtæki taki upplýstar ákvarðanir og hafi góða yfirsýn yfir hvaðan vörurnar koma, ekki bara frá þeim birgja sem verslað er við heldur lögum birgja. Eins þurfi að gera ráð fyrir skorti aðfanga á einhverjum tímapunkti og þá er það stjórnenda að forgangsraða. Þar geti þeir til dæmis byggt forgangsröðun sína á því hvað skapar mest á tekjur eða afkomu fyrirtækisins og hvort viðurlög séu við afhendingu vara eftir tilgreindan afhendingardag.

„Fyrirtæki ættu einnig að gera könnun á eftirspurn, til skemmri og lengri tíma,“ segir Benoit að lokum. ,,Byggt á þeirri könnun og í samvinnu við birgja og viðskiptavini, geta fyrirtækin dregið úr áhættu og skipulagt aðföng sín vel.“

Fundur KPMG var fjarfundur eins og víða er þessa dagana en hann var haldinn í samstarfi við Stjórnvísi. Að sögn Benoit og Sigurvins tókst fundurinn með eindæmum vel og voru um 280 fundargestir þegar mest var.