Þegar stjórnendur biðja starfsfólk afsökunar

Það er enginn undanskilinn því að gera einhvern tímann mistök í vinnunni. Þó sýna rannsóknir að yfirmenn sem biðjast afsökunar mælast ekki alltaf trúverðugir. Sem dæmi má nefna könnun sem gerð var árið 2018 sem sýndi að meirihluti starfsfólks á erfitt með að trúa yfirmönnum sínum þegar þeir biðjast afsökunar.

Önnur könnun sem gerð var árið 2017 sýndi að starfsfólk trúir því frekar að yfirmaður sem biðst afsökunar, sé í raun fyrst og fremst að forðast deilur eða leysa úr málum með afsökunarbeiðni sinni, frekar en að vera að biðjast afsökunar af einlægni.

En hvernig geta stjórnendur bætt úr þessu?

Hér eru nokkur ráð.

Vinnustaðamenningin.

Lykilatriði stjórnenda er að byggja upp sterka vinnustaðamenningu. Sterk vinnustaðamenning byggir meðal annars á trausti og virðingu en ekkert síður því að stjórnendur nýti mannauðinn og leyfi starfsfólki að njóta sín í starfi, sköpun og hugmyndaauðgi.

Starfsfólk sem finnur að yfirmaður þeirra metur það að verðleikum, ávinnur sér traust og virðingu. Þessum stjórnanda er því betur trúað þegar hann/hún biðst afsökunar.

Algeng mistök

Annað lykilatriði er að stjórnandi biðjist ekki afsökunar nema hann/hún í raun meini það af einlægni. Að biðjast afsökunar á öðrum forsendum virkar ekki og starfsfólk er fljótt að missa trúnna á þeim.

Algeng mistök hjá stjórnendum er til dæmis að biðjast afsökunar á einhverju en fylgja þeirri afsökun síðan ekki eftir. Ef allt fer í sama farið og ekkert breytist í kjölfar afsökunarbeiðninnar, eru litlar líkur á að starfsfólk taki mikið mark á afsökunarbeiðni yfirmanns.

Ekki benda á aðra um leið

Það gildir það sama um stjórnendur og aðra: Þegar við gerum mistök sem við viljum biðjast afsökunar á, þá tökum við fulla ábyrgð á mistökunum. Ekki bæta við skýringum sem benda á aðra eða í aðrar áttir.

Mistökin eru þín og í sumum tilfellum hafa þau leitt til þess að þau bitnuðu á meiri og jafnvel óþarfa vinnu fyrir starfsfólkið. 

Ef svo er, tiltaktu þá þau atriði sem þú veist að voru afleiðing þinna mistaka þannig að starfsfólkið viti að þú sért meðvitaður um að mistökin þín höfðu afleiðingar.

Og síðast en ekki síst: Hlustaðu á það sem starfsfólkið þitt segir í þessu samtali. Brettu upp ermarnar þegar þarf og taktu þátt í að hreinsa upp eða leysa úr því sem mistökin þín áttu hlut í að skapa. 

Með þessu ertu ekki aðeins að sýna fulla ábyrgð, heldur verður orkan og andrúmsloftið strax mun léttara og jákvæðara innan teymisins.

Að biðjast afsökunar faglega

Að biðjast afsökunar faglega snýst ekkert um að vera formlegur. Trúverðugur yfirmaður er sá sem sýnir starfsfólkinu sínu einmitt hið gagnstæða: Hann er jafn mannlegur og við öll hin. 

Að biðjast afsökunar snýst því miklu frekar um að tala við starfsfólk á jafningjagrundvelli.

Stundum getur afsökunarbeiðni snúist um lítil atvik. Tökum sem dæmi þegar starfsmaður þarf að afsaka yfirmann sinn sem kemur of seint á fund. Í stað þess að biðjast eingöngu afsökunar á seinaganginum á fundinum, láttu starfsmanninn líka vita eftir fundinn að það var vel metið að viðkomandi dekkaði þig á meðan allir biðu. 

Um leið þarft þú að taka það fram hvernig þú ætlar að fyrirbyggja að sagan endurtaki sig.

Að biðjast afsökunar í tölvupósti

Hér er lykilatriðið að koma sér beint að efninu. Skýringin á ekki að vera í löngu máli með löngum formála. Skrifaðu textann og afsökunarbeiðnina á sama hátt og þú myndir gera ef þú værir að tala við viðkomandi og hér gildir það einnig að taka það fram hvernig þú ætlar að passa upp á að sagan endurtaki sig ekki.

Að biðja yfirmann sinn afsökunar

Sömu reglur gilda þegar starfsfólk þarf að biðja sinn eiginn yfirmann afsökunar en þegar þessar aðstæður koma upp, forðast fólk stundum að viðurkenna á sig mistök af ótta við afleiðingar. Hið rétta er, að það að biðjast afsökunar strax skilar oftast miklu betri útkomu. Hreinsar andrúmsloftið og sem starfsmaður getur þú strax boðist til þess að hjálpa til við að leysa úr málum eða í það minnsta, látið vita að þú gerir þér grein fyrir því að afleiðingar urðu til af mistökunum.

Komdu þér beint að efninu, láttu vita hvernig þú sérð fyrir þér að sömu mistök verði ekki endurtekin og bjóddu það fram að yfirmaðurinn þinn geti rætt málin til hlítar við þig sé þess óskað.