Fyrirtæki þurfa að setja sér umgengnisreglur á opnum vinnurýmum

Um miðjan janúar stóðu Vinnueftirlitið, VIRK og Embætti landlæknis fyrir morgunfundi í samstarfi við Endurmenntun Háskóla Íslands. Umræðuefnið var jákvæðir starfshættir og heilsueflandi vinnustaðir. Fundarstjóri fundarins var Gunnhildur Gísladóttir sérfræðingur hjá Vinnueftirlitinu en aðalfyrirlesari var Ilona Boniwell, forstöðumaður jákvæðrar sálfræði við Anglia Ruskin háskólann í Englandi. Ilona kennir jákvæða stjórnun við l'Ecole Centrale Paris og HEC og vinnur með fyrirtækjum við stjórnendaþjálfun um allan heim sem forstöðumaður Positran.

Að sögn Gunnhildar var meðal annars rætt um vinnurými starfsfólks og líðan á fundinum, meðal annars sú gagnrýni sem fram hefur komið á opin vinnurými.

„Fyrirlesarinn Ilona Boniwell kom einmitt inn á nokkur atriði í því sambandi sem mér þóttu áhugaverð. Hún segir að samkvæmt nýjum  rannsóknum sé komið í ljós að í stað þess að samskipti starfsmanna aukist eins og búast mátti kannski við í opnum rýmum, þá minnka samskiptin og breytast.

Starfsmenn skrifa fleiri tölvupósta sín á milli, samtölum á milli starfsmanna fækkar sem er líklega til þess að trufla ekki aðra.

Einnig verða samtölin á milli starfsmanna yfirborðslegri og ná ekki sömu dýpt og í lokuðum rýmum.“

Því er flæðandi vinnurými alls ekki að henta öllum og jafnvel rými sem eru svo skipulögð að einungis má hafa uppi eina fjölskyldumynd geta ýtt undir vanlíðan hjá starfsmanni.

Getur þú tekið eitthvað dæmi um eitthvað sem virðist kannski lítið atriði en getur skipt starfsfólk miklu máli þegar kemur að vinnuaðstöðu?

 „Svo ég vitni nú aftur í Ilonu þá fannst mér athyglisvert þegar hún var að ræða um vellíðan og helgun því að nú er komið fram hversu mikilvægt það er fyrir starfsmanninn að finnast hann tilheyra fyrirtækinu og það að geta helgað sér stað á vinnustaðnum er liður í því.

Því er flæðandi vinnurými alls ekki að henta öllum og jafnvel rými sem eru svo skipulögð að einungis má hafa uppi eina fjölskyldumynd geta ýtt undir vanlíðan hjá starfsmanni.“

eða á einhvern hátt að koma í veg fyrir að starfsmaðurinn truflist í hvert sinn sem einhver kemur inn eða fer út úr rýminu.

Nú hafa víða verið miklar breytingar á vinnurýmum og umhverfi starfsmanna síðustu árin. Hefur eitthvað breyst í lögum eða reglugerðum um hvernig rými starfsmanna á að vera?

„Það hafa ekki verið gerðar breytingar á reglum um húsnæði vinnustaða 581/1995 eftir að þessi opnu rými urðu vinsæl. En í reglunum segir að húsnæði vinnustaða skuli innrétta þannig að þar sé sem öruggast og heilsusamlegast starfsumhverfi og að vinnurýmið skuli skipuleggja með hliðsjóna af því starfi sem þar á að framkvæma.

Í opnu rými, þar sem lofthæð er eðlileg, er miðað við að starfsmaðurinn hafi að lágmarki fimm fermetra rými fyrir sig og þá er ekki verið að telja gönguleiðir með en í reglunum um húsnæði vinnustaða er talað um að minnsta stærð vinnuherbergis, sem unnið er í að staðaldri meginhluta vinnudags, skal vera að 7m2. Þar er þá verið að tala um sér skrifstofu.“

Hefur Vinnueftirlitið mælt eða tekið afstöðu til þeirrar þróunar sem verið hefur hjá mörgum fyrirtækjum um opin vinnurými, verkefnamiðuð eða önnur?

„Vinnueftirlitið tekur í sjálfum sér ekki afstöðu með eða á móti opnum rýmum þar sem erfitt er að alhæfa um slíka vinnuaðstöðu. Í sumum fyrirtækjum hentar þetta fyrirkomulag mjög vel en annars staðar ekki.

Hönnun á opnum rýmum er mjög misjöfn, þau geta verið opin og hálfopin, með mörgum næðisrýmum eða fáum. Einnig skiptir máli hvernig hugað er að hverjum starfsmanni fyrir sig.

Hvort að reynt er að koma í veg fyrir skynáreiti eins og sjónáreyti, með því að setja skilrúm á milli vinnurýma, skyggja gler eða á einhvern hátt að koma í veg fyrir að starfsmaðurinn truflist í hvert sinn sem einhver kemur inn eða fer út úr rýminu.

Hljóðvistin er líka mjög mikilvægt atriði, það þarf helst að koma í veg fyrir að starfsmenn truflist af öllum hljóðum í umhverfinu, bæði af umgangi og einnig af tali.“

Góð ráð og reglur

Að sögn Gunnhildar eru til ýmis ráð til að bæta hljóðvist en eins þurfi að huga vel að lofræstingu og birtu.

 „Til að bæta hljóðvist nefni ég sem dæmi hljóðdempandi skilrúm, ísogsefni í lofti og á veggjum og fleira.

Loftræsting í opnum rýmum þarf einnig að vera í lagi,  það getur verið snúið að gera svo öllum líki  því einn vill hafa glugga opinn og annar ekki.

Svo vil ég einnig nefna lýsinguna en mikilvægt er að hver starfsmaður geti haft lýsingu á sínu borði þegar lýsingin í opna rýminu er orðin eins fyrir alla.“

Þá segir Gunnhildur mikilvægt að fyrirtæki komi sér upp umgengnisreglur í opnum rýmum.

 „Þegar kemur að opnum vinnurýmum getur reynt mikið á samskiptahæfni starfsmanna þar sem eitt þarf yfir alla að ganga. Margir hafa komið sér upp umgengnisreglum eða samskiptasáttmála og það þarf að vera skýrt hvernig framkoma starfsmanna er í opnum rýmum.

Mikilvægt er að hlúa að hverjum starfsmanni, reyna aðlaga hans svæði að hans þörfum, hafa sér lýsingu, stillanlegt borð og stól, heyrnatól og fleira sem getur hjálpað starfsmanninum að líða vel í opnu rými.“