„Ísland er kjörinn kostur fyrir hybrid ráðstefnur“

„Við vorum að tilkynna í vikunni að European Academy of Management ráðstefnan 2020 í desember verður á netinu. Þetta er stór ákvörðun. Framkvæmdastjórn EURAM frestaði í mars ráðstefnunni frá júní yfir í desember í þeirri von að það væri hægt að halda ráðstefnuna þá í Dublin. Það hefur hins vegar komið á daginn að það verður ekki hægt og því var þessi ákvörðun tekin“ segir dr. Eyþór Jónsson um EURAM ráðstefnuna en hún er ein af fjölmörgum alþjóðlegum viðburðum sem eru að breyta um fyrirkomulag í kjölfar kórónufaraldurs.

EURAM ráðstefnan var haldin á Íslandi árið 2018 en þá voru ráðstefnugestir um sautján hundruð talsins. Eyþór segist vita um margar ráðstefnur sem hafa frestast, verið færðar á netið eða hreinlega felldar niður í kjölfar heimsfaraldursins. 

Sjálfur spáir hann því að til framtíðar verði alþjóðlegar ráðstefnur í hybrid formi en það fyrirkomulag felur það í sér að ráðstefnugestir eru bæði á netinu og á staðnum. 

Að mati Eyþórs eru mikil tækifæri í því fólgin að Ísland vaxi sem hybrid ráðstefnuland.

Ísland sem ráðstefnuland mun eiga þar stórt tækifæri þar vegna þess að í þessum hybrid heimi þá er líka gott að geta haldið ráðstefnur þar sem öryggi fólks er haft í fyrirrúmi og það eru margir kostir að nýta aðstæður á Íslandi,“ 

segir Eyþór.

Hann nefnir sem dæmi að í fyrra hafi hann verið nálægt því að fá EGOS ráðstefnuna til landsins fyrir Háskólann í Reykjavík. Hún hafi verið á stærð við EURAM ráðstefnuna sem haldin var hér á landi árið 2018. „En það kom á daginn að það stóð í þeim að svo margir gestir þyrftu að fljúga til landsins. Við þurfum að bregðast við með mótvægisaðgerðum og sannfæra fólk um að Ísland er kjörinn kostur fyrir hybrid ráðstefnur framtíðarinnar,“ segir Eyþór.

Eyþór segir það hins vegar stórt og flókið verkefni að halda hybrid ráðstefnur. Sem dæmi lýsir hann því hvernig EURAM ráðstefnan fer fram.

„EURAM ráðstefnan er í raun fjórtán ráðstefnur settar saman í eina ráðstefnu sem er keyrð á þremur til fjórum dögum.

Við erum með fjórtán sérsvið sem öll hafa sína menningu og forsendur. Ráðstefnan er að fá á þriðja þúsund greinar innsendar sem eru lesnar af tveimur til þremur gagnrýnendum áður en þær eru samþykktar og þá fá höfundar að halda erindi um greinina.

Þannig geta verið um 50 – 60 viðburðir á sama tíma þar sem fólk er að kynna greinarnar sínar. Ofan á þetta eru fullt af öðrum atburðum sem eru sérsaumaðar fyrir ákveðin fræðasvið eða eru fyrir alla ráðstefnugesti,“ segir Eyþór.

Rafrænar ráðstefnur verða að upplifun

Þegar ráðstefna EURAM var haldin árið 2018 var Eyþór í hlutverki ráðstefnustjóra en nú er hann í hlutverki Vice President hjá EURAM.

„Þegar framkvæmdastjórn EURAM hringdi í mig í byrjun ársins þá vissi ég ekki um hvað erindið var. Ég hélt reyndar að þau væru að biðja um ráðgjöf varðandi stjórnarhætti en ég hef áður verið þeim innan handar um slík mál,“ sem segist vera ánægður með það traust sem honum er sýnt í nýju hlutverki þótt hann viðurkenni að hafa ekki búist við því að fá ráðstefnuna aftur í fangið eins og fyrir tveimur árum.

„Það er ekkert einfalt að gera svona ráðstefnu að upplifun á netinu,“ segir Eyþór og bætir við „Þetta er talsvert önnur hugsun og ég bjó til vinnuhóp, Task Force EURAM Online 2020, sem að hefur það verkefni að hanna nýja ráðstefnu. Við höfum verið að vinna í allt sumar og verðum tilbúin í september með nýja útfærslu á ráðstefnunni,“ segir Eyþór.

Að sögn Eyþórs hefur kórónufaraldurinn nú þegar haft mikil áhrif á alþjóðlegt ráðstefnuhald. Þannig segist Eyþór vita af mörgum ráðstefnum sem hefur verið frestað, þær færðar á netið eða hreinlega felldar niður.

„Það sem hefur í raun gerst er að um leið og allir hafa þurft að vera með ráðstefnur á netinu þá hefur fólk lært um kosti og galla. Flestir sjá að það er hægt að gera hluti á netinu sem er ekki hægt á staðbundnum ráðstefnum. 

Flestar ráðstefnur verða því sennilega hybrid í framtíðinni, það er bæði á einhverjum stað og á netinu á sama tíma.”

Eyþór, sem jafnframt er forstöðumaður StjórnarAkademíunnar, segist búa vel að því að Akademían hefur sérhæft sig í hybrid módeli í kennslu. Þá hefur hann í samstarfi við Rósbjörgu Jónsdóttur hjá Cognitio og fleiri unnið að því að búa til nýtt nám hjá Akademias sem felur í sér að þróa viðburði og upplifanir á netinu eða á ákveðnum stöðum.

„Og það eru allir sammála hjá EURAM um að EURAM ráðstefnur framtíðarinnar verða hybrid,” segir Eyþór en verkefnið er samstarfsverkefni rúmlega fjörtíu háskóla í Evrópu.