Of margir stjórnendur ofstjórna og vantreysta starfsfólki sínu

„Það er ýmislegt spennandi að gerast í þessu erfiða ástandi ef maður setur upp stjórnunargleraugun og það kemur mjög skýrt í ljós af viðbrögðum fyrirtækja hvar þau staðsetja starfsfólkið sitt og í raun úr hverju þau eru gerð,“ segir Pétur Arason frumkvöðull og stofnandi Manino. „Án þess að gera lítið úr alvarleika stöðunnar og erfiðri stöðu sumra fyrirtækja, þá er samt hægt að sjá á viðbrögðum stjórnenda og fyrirtækja hvernig þau hugsa þegar svona stað kemur upp,“ segir Pétur og bætir við „Það eru margar sögur í gangi og áhugavert að fylgjast með ólíkum viðbrögðum fyrirtækja.“ 

Að sögn Péturs er þó heilmargt jákvætt í gangi, mikil nýsköpun í stjórnun og verklagi og tækifæri til umbóta. Að hans mati ættu fyrirtæki að passa það vel að fara ekki í sama farið og áður.

Í dag fjallar Atvinnulífið á Vísi um stjórnendur og stjórnir á tímum kórónuveiru.

Pétur segir margt hægt að læra um fyrirtæki og stjórnendur í þeirri krísu sem nú er uppi. Almennt sé pressan mikil á stjórnun alls staðar en viðbrögð aðila eru ólík.

„Þegar sum fyrirtæki gera allt til að hjálpa starfsmönnum, viðskiptavinum, birgjum og þeim samfélögum sem þau starfa í eru önnur sem tvöfalda ofstjórnun, ala á vantrausti, segja fólki upp og svo framvegis,“ segir Pétur. 

Með ofstjórnun er Pétur að vísa í það sem á ensku kallast „micro managment.“

Fyrirtæki sem vantreysta starfsfólki

Að sögn Péturs geta margir gallar opinberast á tímum eins og nú, ekki síst það ef fyrirtæki vantreysta starfsfólki sínu. Í þessu samhengi segir Pétur frá nýlegu dæmi frá Bandaríkjunum, sem að öllu jöfnu fólk myndi tengja við eitthvað frá árinu 1984 en ekki 2020. Dæmisaga Péturs er eftirfarandi:

„Eitt slæmt dæmi er til dæmis fyrirtækið Axos Investments en þau hafa komist í fréttirnar án þess kannski að vilja það þar sem Bloomberg skrifaði grein um póst sem forstjórinn, Gregory Garrabrants, sendi á alla starfsmenn. 

Þar var það áréttað að starfsmenn myndu sæta refsingum allt að brottrekstri ef þau yrðu uppvís að því að uppfylla ekki skyldur sínar og að staðfest væri að starfsmenn væru að misnota sveigjanleikan sem því fylgir að vinna heiman frá.“

Að sögn Péturs er þetta ekki eina dæmið um að fyrirtæki sé að vantreysta starfsfólki sínu. Fleiri sögur hafi opinberast síðustu vikurnar og fyrirtæki eins og til dæmis fyrirtækin Time Doctor, Teramind, VeriClock, innerActiv, ActivTrak, Hubstaff og InterGuard hafa verið að hagnast vel á þessu ástandi.

En hvaða fyrirtæki eru þetta?

Jú, þetta eru fyrirtæki sem hreinlega bjóða upp á lausnir fyrir fyrirtæki sem vantreysta starfsfólki sínu. 

Þessar lausnir fela til dæmis í sér:

• Skráning á login/lofoff tímasetningum
• Skráning á fjölda sendra tölvupósta
• Skráning á aktívum og dauðum tíma
• Stöðug skjáskot
• Skjáskot þegar ákveðin orð eru skrifuð (eins og „atvinnuleit“)
• Fylgjast með notkun smáforrita eða heimasíðna sem tengjast ekki vinnunni
• Skráning GPS staðsetninga
• Skýrslur um notkun samfélagsmiðla
• „Óhefðbundin hegðun“ þ.e. þegar einhver sendir fleiri eða færri tölvupósta en vanalega
• Skráning á slögum á lyklaborðið

„Þetta hljómar kannski eins og eitthvað úr bókinni 1984, en þetta er að gerast í þessum töluðum og ef þér finnst þetta í lagi, þá eru stórar líkur á að starfsmennirnir þínir séu ekki hamingjusamir,“ segir Pétur.

Of margir ofstjórnendur á Íslandi

„Ég hef persónulega ekki heyrt neinar slæmar sögur um svona hluti hérna heima, en það væri barnalegt að halda að þetta sé ekki í gangi hér líka,“ segir Pétur og bætir við „Því það er of mikið af ofstjórnendum í íslensku atvinnulífi eins og annars staðar.“

Ég hef heyrt í stjórnendum sem finnst óþægilegt að hafa „enga hugmynd“ um hvað fólk er að gera. 

Margir hafa gripið til þess ráðs að vera með daglega fjarfundir, sem er af hinu góða, en það má ekki bara vera til þess að fylgjast með fólki,“ segir Pétur.

Pétur segist vita til þess að sumir stjórnendur standi fyrir fundum tvisvar á dag. Einn í upphafi dags og annan í lok dags. 

Sem er ágætt á krísutímum til að allir séu á sömu blaðsíðunni, en fráleitt að nota sem stjórntæki af því að þú treystir ekki fólkinu þínu,“ 

segir Pétur. 

Þá segist hann hafa heyrt af fólki sem er fast á fjarfundum allan daginn, eins og það var í vinnunni.

„Fyrstu tvær vikurnar voru öðruvísi en svo datt sama fundarálagið inn, sem þýðir fyrir fólk með börn að dagarnir eru jafnvel enn lengri og erfiðari en fyrr“ segir Pétur.

Svo eru það góðu sögurnar...

„Það fyrsta sem kemur upp í hugann er þríeykið okkar sem hefur staðið vaktina að því er virðist óaðfinnanlega,“ segir Pétur um góðu dæmin og fyrirmyndirnar. „Þetta er auðvitað einnig stórt hrós á stjórnvöld fyrir að færa valdið að einhverju eða miklu leiti til sérfræðinga og ef maður setur þetta yfir í fyrirtækjarekstur þá er þetta svolítið eins og að fá fólkið með sér í lið í stað þess að taka einhliða ákvarðanir frá toppnum,“ bætir hann við.

Þá segir Pétur mikla nýsköpun vera í gangi þar sem fólk er að finna leiðir til að gera hlutina einfaldari og fljótlegri en venjulega þegar vandi steðjar að.

„Þetta erum við að heyra frá viðskiptavinum okkar og þetta sér maður svolítið með því að fylgjast með fréttum, held til dæmis að heilbrigðiskerfið sé í mikilli nýsköpun núna.“

Að mati Péturs er mikilvægt að verklag fari ekki aftur í sama horfið og áður.

„Hér er auðvitað mikilvægt að halda fast í þetta nýja verklag því að þú vilt ekki fara aftur í sama gamla svifaseina skriffinsku farið um leið og pressan minnkar. 

Krísur eru auðvitað frábært tækifæri til að auka framleiðni og það er dæmi um eitthvað jákvætt sem við gætum tekið út úr þessum hamförum,“ 

segir Pétur.

Pétur mælir með þremur mikilvægum atriðum fyrir stjórnendur að hafa í huga, en þessi atriði eru kennd við Dan Price, forstjóra Gravity Payments.

1. Verið opin og heiðarleg: Í stað þess að vantreysta fólkinu þínu, treystu þeim og því meiri upplýsingar sem þau fá því betur geta þau hjálpað.

2. Hlustið á fólkið ykkar

Með því að hlusta á hvernig fólki leið varðandi stöðuna og hvað það væri tilbúið að gera fengum þau innsæi í líf, hugsanir og stöðu fólks og gátu tekið betri ákvarðanir sem gagnast öllum.

3. Gerðu hlutina með fólkinu þínu

Í stað þess að leysa öll mál sjálf, leyfið starfsfólkinu að vera með, vera hluti af lausninni og koma þannig í veg fyrir andstöðu sem eðlilega hlýst af því að lækka laun. Á þann hátt verða þau ekki eins og fórnarlömb hugsunarlauss vinnuveitenda heldur eins og viðskiptafélagar sem taka sameiginlega ákvörðun.

Þá bendir Pétur á að fyrirtækjarekstur almennt standist ekkert endilega krísutíma með því eingöngu að beita allsherjar uppsögnum.

„Núna er tækifæri til að henda út allri skriffinnskunni, óþörfu ferlunum, aðgerðunum og mögulega störfunum, oft stjórnendastöður.

Núna er tækifæri til að einfalda ferla, stytta boðleiðir búa til teymi og gera þau sjálfstýrð.

 Til að gera allt þetta og miklu meira þarftu hugvit, hugvit starfsfólksins og þess vegna er ekki góð hugmynd að segja upp þessu hugviti,“ segir Pétur.