Fjarvinna vinsæl en fólk þarf líka að hittast í „alvörunni“

Hins vegar þurfi að taka tillit til þess að fjarvinna hentar ekki öllu starfsfólki. „Aðstæður fólks heima við eru misjafnar og því áhersla lögð á það hjá Valitor að fjarvinna stendur flestu starfsfólki til boða en er á engan hátt skylda. Þeir sem vilja mæta á vinnustaðinn daglega munu gera það áfram,“ segir Erla.

Í dag og á morgun fjallar Atvinnulífið um fjarvinnu í kjölfar Covid og bólusetningar. Í dag er tekið dæmi um hvernig innleiðingarferli hefur verið háttað hjá fyrirtæki sem starfar á alþjóðavettvangi. Á morgun verður fjallað um hvaða þætti vinnustaðir þurfa að huga sérstaklega að, varðandi líðan starfsfólks.

Áhugi starfsfólksins

Erla segir fjarvinnu ekki nýja af nálinni hjá Valitor. Fyrir tíma Covid hafi fjarvinna því verið í boði fyrir starfsfólk og verktaka, sem búa erlendis en hún þetta hafi þásérstaklega átt við þann hóp fólks sem starfar við hugbúnaðarþróun.

En síðan kom Covid.

„Fljótlega eftir að allt skall í lás síðasta vetur varð okkur ljóst að fjarvinna ætti ekki bara við störf í hugbúnaðarþróun heldur væri hægt að útfæra hana fyrir flest störf innan Valitor,“ segir Erla.

Í fyrrasumar lagðist mannauðsteymi fyrirtækisins því í smá rannsóknarvinnu. Hún fól meðal annars í sér að kynna sér málin, lesa til um efnið og kanna viðhorf starfsfólks.

„Samkvæmt okkar mælingum gátu 93% hugsað sér að vinna í fjarvinnu að hluta til eða öllu leyti, 98% taldi að fjarvinna hefði jákvæð eða engin áhrif á frammistöðu í starfi og helstu kostir sem voru nefndir voru meira næði, tímasparnaður og meiri sveigjanleiki,“ segir Erla.

Þá nýtti mannauðsdeildin sér það samfélag sem til staðar er hjá mannauðsfólki á Íslandi og hafði samband við nokkra vinnustaði sem vitað var um að væru í sambærilegum hugleiðingum.

„Það er vissulega mikilvægt að fyrirtæki marki sér stefnu út frá eigin þörfum en það er óþarfi að ætla sér alltaf að finna upp hjólið í hvert skipti sem gera á eitthvað nýtt,“ segir Erla og bætir við: „Ég hef því verið óhrædd við að taka upp tólið og leita upplýsinga hjá fyrirtækjum sem mér þykja standa framarlega á ákveðnum sviðum.“

Þegar öll gögn höfðu verið rýnd lá sú niðurstaða fyrir að vinnuumhverfið eins og það var fyrir tíma Covid, væri að breytast til frambúðar. Það mátti ekki síst sjá vegna áhuga starfsfólksins á varanlegu fyrirkomulagi fjarvinnuvalkosta.

„Það var því tekin ákvörðun um að innleiða fjarvinnustefnu hjá Valitor og í kjölfarið var settur á fót vinnuhópur sem tók að sér mótun nýrrar stefnu. Fjarvinnustefnan var endanleg samþykkt af stjórn Valitor í nóvember 2020.“

Helstu útfærslur

Að sögn Erlu er meginmarkmið í stefnu Valitors að bjóða starfsfólki upp á sveigjanlegra starfsumhverfi í takt við breytta tíma.

„Fjarvinnustefnan veitir starfsfólki svigrúm til betra vinnunæðis en margir eiga auðveldara með að einbeita sér að verkefnum utan sjálfs vinnustaðarins. Stefnan stuðlar þannig að auknum sveigjanleika í starfi og þar með betra jafnvægis á milli vinnu og einkalífs,“ segir Erla og bætir því við að fjarvinnustefnan falli einnig vel að þeim umhverfismarkmiðum Valitor að draga úr kolefnisfótspori, til dæmis með færri ferðum fólks til og frá vinnu eða ferðalögum á milli landa og landshluta.

Stjórnendur skipuleggja fjarvinnu sinna teyma:

„Fjarvinnan nær til allra starfa eða verkefna sem með góðu móti má sinna utan vinnustaðarins en hver stjórnandi stýrir því hvernig hann skipuleggur fjarvinnu síns teymis. Þó flestir innan Valitor vinni við tölvu allan daginn eru verkefnin ólík og því hentar sama fyrirkomulag ekki öllum. Fjarvinna byggir að miklu leiti á trausti til starfsfólks og í sumum tilfellum getur starfsfólk verið í 90-100% fjarvinnu.“

Erla segir þó mikilvægt að fylgja eftir innleiðingu stefnunnar með reglubundnum mælingum og mati á árangri. Það er gert með mælingum á viðhorfi starfsfólks og stjórnenda til fjarvinnu, sem og mælingum á heilsu og líðan starfsfólks.

Stjórnendur ræða einnig árangur sín á milli og læra þannig af reynslu hvors annars. Þó einhverjir hafi áður verið í fjarvinnu innan Valitor áður er þetta breyting fyrir flesta og því þarf að fylgjast vel með upplifun og vellíðan starfsfólks.“

Góðu ráðin

Erla segir Covid hafa tafið innleiðingarferlið að hluta til. Í fyrrasumar hafi allir verið bjartsýnir á rúmar samkomutakmarkanir og því voru fyrstu hugmyndir þær að klára innleiðingu stefnunnar fyrir áramótin.

Þar sem raunin varð önnur í vetur, hafa samkomutakmarkanir hins vegar gert það að verkum að fjarvinna hefur verið nauðsyn frekar en valkostur sökum sóttvarnar- og samkomureglna.

„Það hefur því lítið reynt á stefnuna hingað til en nú þegar við sjáum fram á rýmri takmarkanir munum við taka upp boltann þar sem frá var horfið síðasta haust,“ segir Erla.

Erla segir lykilatriði að fjarvinnustefnan sé skýr.

„Ég myndi því ávallt mæla með því að kanna vel aðstæður á hverri starfsstöð fyrir sig, framkvæma reglulegar viðhorfskannanir á meðal starfsfólks og vera tilbúin að aðlaga eftir þörfum. Stefnan þarf að vera skýr og aðgengileg og líkt og með allar breytingar er algjört grundvallaratriði að yfirstjórn styðji við stefnuna og að upplýsingaflæði til starfsfólks sé skilvirkt.“

Þá segir hún mikilvægt að huga að bæði félagslega hlutanum.

Í blönduðum teymum, þar sem hluti starfsfólks er á vinnustaðnum og hluti í fjarvinnu, er sérstaklega mikilvægt að huga að góðum samskiptum þar sem þau eru undirstaða árangursríkrar samvinnu. 

Annað sem við höfðum lært áður en faraldurinn skall á var hversu mikilvægt það er að samstarfsfólk hittist líka „í alvörunni“, sérstaklega þegar ný kynni eru að eiga sér stað. Það að fólk hafi hist í eigin persónu liðkar fyrir öllum samskiptum,“ 

segir Erla.

Eins þurfi að tryggja að starfsfólk í fjarvinnu hafi góðan tækjabúnað. Covid tímabilið hafi þó kennt fólki að það sem áður virtist ómögulegt, telst einfalt í framkvæmd í dag.

Loks segir Erla mikilvægt að vera tilbúin til að aðlaga og breyta stefnu síðar, ef þess þarf.

„Þegar við getum loksins kvatt þetta ástand og látið reyna á stefnuna fyrir alvöru munu nýjar áskoranir vafalaust dúkka upp en jafnframt ný tækifæri sem við ætlum okkur að vera opin fyrir.“