Getum lært mikið af því að vinna með er­lendum sér­fræðingum

Að mati Birnu eru íslenskir sérfræðingar og háskólasamfélagið á sviði hugbúnaðar- og tækni þó að standa sig afskaplega vel. Mikil tækifæri geti hins vegar falist í því að fá erlenda sérfræðinga til að þróa tæknilausnir á þeim hraða sem nauðsynlegur er í dag.

„Því þótt allir á Íslandi færu í hugbúnaðar- og tækninám, myndi það ekki duga til. Þörfin fyrir þessari vinnu er og verður einfaldlega of mikil,“ segir Birna og vísar þar til þess að því meiri sjálfvirknivæðing, þróun gervigreindar, gagnavinnslu, öryggislausna og fleira, því hraðar gerist það að ekkert fyrirtæki né stofnun verður undanskilið því að þurfa á vinnu tæknisérfræðinga að halda.

Í gær og í dag fjallar Atvinnulífið um þá leið að útvista verkefnum til erlendra hugbúnaða- og tæknisérfræðinga í fjarvinnu, en fyrirséð er að íslensku atvinnulífi mun á komandi árum, vanta þúsundir erlendra sérfræðinga í ýmiss störf.

Tækniarkitektúr og agi

Í nóvember síðastliðnum var tilkynnt um ráðningu Birnu Írisar í starf framkvæmdastjóra Stafræns Íslands, en hlutverk þess er að þróa hugbúnaðarlausnir fyrir Ísland.is með það að markmiði að opinber þjónusta verði aðgengileg á einum stað.

Birna starfað áður við ráðgjöf á sviði stefnumótunar og upplýsingatækni, við kennslu námskeiða í verkefnastjórnun á meistarastigi við Háskólann í Reykjavík en þar áður sem forstöðumaður UT reksturs og öryggis hjá Össuri hf, sem rekstrarstjóri UT og stafrænnar þróunar hjá Högum og sem forstöðumaður upplýsingatækni hjá Sjóvá.

Að sögn Birnu, starfa um tuttugu innlendir hugbúnaðarteymi fyrir Stafrænt Ísland í ýmsum verkefnum. Ísland.is hafi því ekki verið að vinna með sérfræðingum utan landsteinanna að minnsta kosti enn sem komið er.

Birna hefur samt góða reynslu af því að vinna með erlendum sérfræðingum í hugbúnaði og annarri tækniþjónustu og lætur vel af því. Austur Evrópuþjóðirnar séu til að mynda mjög öflugar í geiranum og ekkert síður mjög vinnusamar.

Birna nefnir Úkraínu sem dæmi, en þar starfa yfir þrjúhundruð þúsund hugbúnaðar- og tæknisérfræðingar.

„Fólk í Úkraínu er rosalega vinnusamt fólk. Ég var að vinna með fólki þaðan þegar stríðið braust út og það var ótrúlegt að fylgjast með því hvernig fólk var nánast ofan í sprengjubirgjum að sinna vinnunni sinni. Sem er lýsandi fyrir það hvernig fólk lagði metnað sinn í að halda þjónustustiginu háu þrátt fyrir mikið áfall og álag.“

Það sama gilti um alla upplýsingagjöf frá Úkraínu. Skýrslugerð til stjórnenda um hvernig staða mála er og svo framvegis sé til dæmis algjörlega til fyrirmyndar.

Birna segir Íslendinga svo sem ekki þurfa að fara alla leið til Austur Evrópu til að læra agaðri vinnubrögð en hér tíðkast.

„Þú til dæmis bókar ekkert fund með Dönum með eins tveggja daga fyrirvara. Þú bókar fund með þeim í dag sem á að vera eftir tvær vikur í fyrsta lagi. Svo skipulagðir eru þeir.“

Enda segir Birna skipulag og aga vera lykilatriði í því að útvistun verkefna takist vel.

„Tækniarkitektúrinn þarf að vera algjörlega skýr áður en farið er af stað, samningar þurfa að vera mjög skýrir og það má ekkert misræmi vera í því hvað kaupandinn gerir sér væntingar um og hvað þjónustuaðilinn veit um fyrirliggjandi verkefni. Þetta er lykilatriði í kostnaðarstýringu verkefna og þarna má ekkert misræmi vera,“ segir Birna og bætir við:

Það eru hins vegar mýmörg dæmi um að það sé misræmi á milli kaupanda og þjónustusala í svona samningum. Sem felur þá í sér mikla sóun. 

Þess vegna þarf öll upplýsingagjöf að vera mjög formföst. 

Allar fundargerðir, kröfulýsingar, öll samskipti þurfa að vera skýr.“

Að vera ábyrgir kaupendur

Birna segist helst þekkja til tæknináms í Háskólanum í Reykjavík og Háskóla Íslands, en almennt telji hún það eiga við íslenskt samfélag í heild sinni, að það er algjörlega með puttann á púlsinum þegar það kemur að kennslu og þekkingu í þessum geira.

Margt jákvætt geti hins vegar líka skapast þegar unnið er með með erlendum sérfræðingum í fjarvinnu, til þess að manna verkefni. Til dæmis aukin gæðastýring.

„Ég hef unnið með erlendum aðilum í mörgum ólíkum verkefnum. Til dæmis í stafrænni stefnumótun þar sem verið er að greina stöðuna mjög ítarlega, vel skoðað í öll horn. Í þessari vinnu hefur oft reynst mjög vel að vinna með erlendum aðilum því það færir okkur um leið vissa alþjóðlega sýn, sem okkur vantar stundum í umhverfið hér.“

Þá snúist víðara sjónarhorn ekkert aðeins um hið alþjóðlega umhverfi, heldur geti það líka veitt innsýn í hið mannlega.

„Ég man til dæmis eftir því hjá Sjóvá þegar að við vorum að vinna með austur evrópsku teymi að verkefni sem tengdist þjónustunni okkar á netinu. Frá þessum aðilum fengum við mun víðari sjónarhorn á verkefnið, því menningamunurinn einn og sér gaf okkur tækifæri til að víkka sjóndeildarhringinn. Það sama átti við um fjölmörg verkefni sem ég vann að hjá Össuri.2

Reynsla Birnu af samstarfi við erlenda aðila spannar nokkuð mörg lönd, Bretland, Norðurlöndin, Austur Evrópu og fleiri.

„Boðleiðirnar verða vissulega lengri þegar þú vinnur með sérfræðingum erlendis frá. Að sama skapi myndar þessi leið ákveðna pressu á kaupandann um að vera ábyrgur kaupandi. Kaupendur þurfa meðal annars að vera með alla gæðaferla mjög skýra og geta jafnvel lært margt í því af þessum erlendu aðilum.“

Fyrst og fremst þurfi kaupandinn að standa undir sinni ábyrgð.

Við erum vön því á Íslandi að hér starfar fólk oft með marga hatta á höfði, mun fleiri en tíðkast erlendis. 

Það breytir því þó ekki að við þurfum að sýna mikla ábyrgð sem kaupendur og vera alveg skýr þegar kemur að útvistun verkefna til erlendra aðila. 

Ekki aðeins hvað varðar kröfulýsingar og formfestu, heldur líka sem eigendur verkefnisins,“ 

segir Birna og bætir við:

„Því eignarhaldið er alltaf kaupandans og í verkefnum sem við útvistum, þurfum við líka að muna að við erum alltaf sjálf sérfræðingarnir í okkar eigin starfsemi. Og eigum að vera það. Við getum gert samninga um verkefni við sérfræðinga í tæknigeiranum og vita hvað við ætlum að kaupa. En besta þekkingin á okkar eigin starfsemi liggur alltaf hjá okkur sjálfum.“