Góð ráð fyrir verkefnalistann og forgangsröðun verkefna Rakel Sveinsdóttir skrifar 7. apríl 2020 09:00 Gunnar Jónatansson framkvæmdastjóri og aðalþjálfari IBT á Íslandi segir algeng mistök fólks þegar það gerir verkefnalista vera þau að of mörg verkefni eru sett á listann. „Gerð verkefnalista er ekki átaksverkefni heldur leið til að halda sig að verki og eins er verkefnalisti mjög góð leið til að losa um verkefnaálag og áhyggur af því að gleyma að gera einhver tiltekin verk,“ segir Gunnar Jónatansson framkvæmdastjóri og aðalþjálfari IBT á Íslandi. „Þegar mikið gengur á í kollinum þá er það mjög streitulosandi að skrifa iður hvað þurfi að gera í þeim málum sem við hugsum um,“ segir Gunnar og bætir við „Það hafa margir sérfræðingar látið ljós sitt skína um hvaða aðferð er best að viðhalda og vinna með verkefnalista. Mín persónulega reynsla er sú að það er ekki til nein ein rétt leið. Venjur og reynsla manna er misjöfn og allir finna sína leið á endanum ef þeir hafa þolinmæði til.“ Gunnar hefur próf í verkefnastjórnun frá HÍ og markþjálfun frá Evolvia og IBT Learning & Development. Hann segir fólk almennt sífellt vera að leita leiða til að gera meira. „Það les greinar eins og þessa, gúgglar eftir góðum ráðum, ræðir málin á starfsmannafundum og manna á milli,“ segir Gunnar og bendir á að krafan er sífellt háværari um færra fólk og meira framlag hjá hverjum og einum. En hvernig getum við gert góðan verkefnalista fyrir daginn? Gunnar segir algengustu mistökin sem fólk gerir með verkefnalistann einkum vera tvenn: „Í fyrsta lagi að skrá of mörg verkefni niður og í framhaldi af þeim vanda að vera feimin við að henda af listanum því sem ekki stendur til að gera í nánustu framtíð eða jafnvel aldrei,“ segir Gunnar. Að sögn Gunnars er skýringin á því að listinn verður of oft of langur sú að alls konar hugmyndir vakna oft hjá manni sjálfum eða samstarfsmönnum, sem gerir það að verkum að á endanum eru alls kyns aðgerðir komnar á verkefnalistann. Fyrsta ráðið er að læra að segja NEI við ákveðnum verkefnum. Gunnar segir að eflaust sé ekki auðvelt að segja nei við yfirmann sinn eða samstarfsfélaga. Hins vegar sé það svo að enginn kemst yfir allt. „Við erum öll með fulla dagskrá nú þegar og ef eitthvað bætist við þá dregur það úr öðrum aðgerðum. Málið er að öll vinna tekur tíma og öll vinna fer fram í tíma,“ segir Gunnar. Það næsta er síðan að spyrja sjálfan sig: Hvað bý ég til, hvert er mitt framlag, hvað þarf að gera? Svörin við þessum spurningum mynda lista. Þegar listinn kemst síðan til framkvæmda segir Gunnar mikilvægt að vinna ekki að fleiri en tveimur forgangsmálum á sama tíma. Þegar þeim er lokið, á að ákveða hver ný forgangsverkefni eru. En hvernig á að forgangsraða? Gunnar tekur dæmi um verkefnalista þar sem búið er að skrifa niður tíu verkefni. Til að ákveða á hverju á að byrja er gott að styðjast við Pareito lögmálið, sem oft er kallað 80/20 reglan. „Þetta er reglan um hið litla sem skilar miklu. Að 80% af söluhagnaði komi frá 20% viðskiptavina. Að 80% af truflunum sé frá 20% af samstarfsfólki,“ segir Gunnar. Í samhengi við verkefnalistann þýðir þetta að tvö af þeim tíu verkefnum sem eru á listanum, muni skila 80% af ávinningi vinnudagsins. Að sögn Gunnars er ekki alltaf augljóst hvaða tvö verkefni það eru. Ein öflugasta starfsþróun sem hver getur sinnt í sínu starfi er leitin að þessu svari. Hvað tiltölulega fáu verkefni skila þér og þínu fyrirtæki mestum ávinningi með þínu framlagi. Sá sem það veit, er mjög mikils virði í sínu starfi, segir Gunnar að lokum. Góðu ráðin Mest lesið „Eitthvað við kvöldin og nóttina sem ég heillast af“ Atvinnulíf Misboðið hvernig staðið var að uppsögnum hjá nýjum eiganda Viðskipti innlent Stöðluðu húsin frá Límtré Vírneti hafa slegið í gegn Samstarf Dýrara að gera ekkert: „Erum öll að pissa í sömu laugina“ Atvinnulíf Sekta Google um meira en allan pening heimsins Viðskipti erlent Úrelt kerfi: „Síðan kom bara einhver bíll og tæmdi allt“ Atvinnulíf „Ekkert ósvipaður leikur og menn léku í bönkunum fyrir bankahrun“ Atvinnulíf Sorp: Fólk að hoppa niður plastið í tunnunum til að þjappa því Atvinnulíf „Fyrsta verk er án gríns að fá mér lýsi og tékka á Vísi“ Atvinnulíf Adidas og Ye sættast Viðskipti erlent Fleiri fréttir „Eitthvað við kvöldin og nóttina sem ég heillast af“ Dýrara að gera ekkert: „Erum öll að pissa í sömu laugina“ Úrelt kerfi: „Síðan kom bara einhver bíll og tæmdi allt“ Sorp: Fólk að hoppa niður plastið í tunnunum til að þjappa því „Ekkert ósvipaður leikur og menn léku í bönkunum fyrir bankahrun“ „Fyrsta verk er án gríns að fá mér lýsi og tékka á Vísi“ Kosningaspenna á vinnustöðum og rifrildi um pólitík Sif Jakobs: „Ekta demantar eru nú einfaldlega ræktaðir“ „Hörðustu samningaviðræðurnar voru við yngsta fólkið Eitraður starfsmaður og góð ráð „Enginn kvartað yfir því þegar ég hef skúrað“ Ekki trompast við fólk í vinnu eða á fundum „Síðan kemur í ljós að við erum í gjörólíkum störfum“ „Opinberi geirinn er að breytast og þar þarf mikinn fjölda verkefnastjóra“ B-týpa sem vill verða A en þarf tíma til að „morgna sig“ Fólki á helst að líða betur eftir vinnudaginn en þegar það mætti Slökkt á asanum: „Hljómar kannski auðveldlega en er það ekki“ Konurnar ofþreyttar en karlmenn vilja meiri frið til að vinna „Allir alltaf að segja að hann sé svo mjúkur“ „Frekar kvöldsvæfur heldur en morgunfúll“ Atvinnumissir: „Það var rosa skrýtið að lenda í þessu“ „En það hefur líka margt fallegt komið út úr þessu“ „Breytingaskeið kvenna hefur líka áhrif á karlavinnustaði“ Sjá meira
„Gerð verkefnalista er ekki átaksverkefni heldur leið til að halda sig að verki og eins er verkefnalisti mjög góð leið til að losa um verkefnaálag og áhyggur af því að gleyma að gera einhver tiltekin verk,“ segir Gunnar Jónatansson framkvæmdastjóri og aðalþjálfari IBT á Íslandi. „Þegar mikið gengur á í kollinum þá er það mjög streitulosandi að skrifa iður hvað þurfi að gera í þeim málum sem við hugsum um,“ segir Gunnar og bætir við „Það hafa margir sérfræðingar látið ljós sitt skína um hvaða aðferð er best að viðhalda og vinna með verkefnalista. Mín persónulega reynsla er sú að það er ekki til nein ein rétt leið. Venjur og reynsla manna er misjöfn og allir finna sína leið á endanum ef þeir hafa þolinmæði til.“ Gunnar hefur próf í verkefnastjórnun frá HÍ og markþjálfun frá Evolvia og IBT Learning & Development. Hann segir fólk almennt sífellt vera að leita leiða til að gera meira. „Það les greinar eins og þessa, gúgglar eftir góðum ráðum, ræðir málin á starfsmannafundum og manna á milli,“ segir Gunnar og bendir á að krafan er sífellt háværari um færra fólk og meira framlag hjá hverjum og einum. En hvernig getum við gert góðan verkefnalista fyrir daginn? Gunnar segir algengustu mistökin sem fólk gerir með verkefnalistann einkum vera tvenn: „Í fyrsta lagi að skrá of mörg verkefni niður og í framhaldi af þeim vanda að vera feimin við að henda af listanum því sem ekki stendur til að gera í nánustu framtíð eða jafnvel aldrei,“ segir Gunnar. Að sögn Gunnars er skýringin á því að listinn verður of oft of langur sú að alls konar hugmyndir vakna oft hjá manni sjálfum eða samstarfsmönnum, sem gerir það að verkum að á endanum eru alls kyns aðgerðir komnar á verkefnalistann. Fyrsta ráðið er að læra að segja NEI við ákveðnum verkefnum. Gunnar segir að eflaust sé ekki auðvelt að segja nei við yfirmann sinn eða samstarfsfélaga. Hins vegar sé það svo að enginn kemst yfir allt. „Við erum öll með fulla dagskrá nú þegar og ef eitthvað bætist við þá dregur það úr öðrum aðgerðum. Málið er að öll vinna tekur tíma og öll vinna fer fram í tíma,“ segir Gunnar. Það næsta er síðan að spyrja sjálfan sig: Hvað bý ég til, hvert er mitt framlag, hvað þarf að gera? Svörin við þessum spurningum mynda lista. Þegar listinn kemst síðan til framkvæmda segir Gunnar mikilvægt að vinna ekki að fleiri en tveimur forgangsmálum á sama tíma. Þegar þeim er lokið, á að ákveða hver ný forgangsverkefni eru. En hvernig á að forgangsraða? Gunnar tekur dæmi um verkefnalista þar sem búið er að skrifa niður tíu verkefni. Til að ákveða á hverju á að byrja er gott að styðjast við Pareito lögmálið, sem oft er kallað 80/20 reglan. „Þetta er reglan um hið litla sem skilar miklu. Að 80% af söluhagnaði komi frá 20% viðskiptavina. Að 80% af truflunum sé frá 20% af samstarfsfólki,“ segir Gunnar. Í samhengi við verkefnalistann þýðir þetta að tvö af þeim tíu verkefnum sem eru á listanum, muni skila 80% af ávinningi vinnudagsins. Að sögn Gunnars er ekki alltaf augljóst hvaða tvö verkefni það eru. Ein öflugasta starfsþróun sem hver getur sinnt í sínu starfi er leitin að þessu svari. Hvað tiltölulega fáu verkefni skila þér og þínu fyrirtæki mestum ávinningi með þínu framlagi. Sá sem það veit, er mjög mikils virði í sínu starfi, segir Gunnar að lokum.
Góðu ráðin Mest lesið „Eitthvað við kvöldin og nóttina sem ég heillast af“ Atvinnulíf Misboðið hvernig staðið var að uppsögnum hjá nýjum eiganda Viðskipti innlent Stöðluðu húsin frá Límtré Vírneti hafa slegið í gegn Samstarf Dýrara að gera ekkert: „Erum öll að pissa í sömu laugina“ Atvinnulíf Sekta Google um meira en allan pening heimsins Viðskipti erlent Úrelt kerfi: „Síðan kom bara einhver bíll og tæmdi allt“ Atvinnulíf „Ekkert ósvipaður leikur og menn léku í bönkunum fyrir bankahrun“ Atvinnulíf Sorp: Fólk að hoppa niður plastið í tunnunum til að þjappa því Atvinnulíf „Fyrsta verk er án gríns að fá mér lýsi og tékka á Vísi“ Atvinnulíf Adidas og Ye sættast Viðskipti erlent Fleiri fréttir „Eitthvað við kvöldin og nóttina sem ég heillast af“ Dýrara að gera ekkert: „Erum öll að pissa í sömu laugina“ Úrelt kerfi: „Síðan kom bara einhver bíll og tæmdi allt“ Sorp: Fólk að hoppa niður plastið í tunnunum til að þjappa því „Ekkert ósvipaður leikur og menn léku í bönkunum fyrir bankahrun“ „Fyrsta verk er án gríns að fá mér lýsi og tékka á Vísi“ Kosningaspenna á vinnustöðum og rifrildi um pólitík Sif Jakobs: „Ekta demantar eru nú einfaldlega ræktaðir“ „Hörðustu samningaviðræðurnar voru við yngsta fólkið Eitraður starfsmaður og góð ráð „Enginn kvartað yfir því þegar ég hef skúrað“ Ekki trompast við fólk í vinnu eða á fundum „Síðan kemur í ljós að við erum í gjörólíkum störfum“ „Opinberi geirinn er að breytast og þar þarf mikinn fjölda verkefnastjóra“ B-týpa sem vill verða A en þarf tíma til að „morgna sig“ Fólki á helst að líða betur eftir vinnudaginn en þegar það mætti Slökkt á asanum: „Hljómar kannski auðveldlega en er það ekki“ Konurnar ofþreyttar en karlmenn vilja meiri frið til að vinna „Allir alltaf að segja að hann sé svo mjúkur“ „Frekar kvöldsvæfur heldur en morgunfúll“ Atvinnumissir: „Það var rosa skrýtið að lenda í þessu“ „En það hefur líka margt fallegt komið út úr þessu“ „Breytingaskeið kvenna hefur líka áhrif á karlavinnustaði“ Sjá meira