Helstu einkenni og afleiðingar óttastjórnunar á vinnustöðum

„Á yfirborðinu eru einkenni óttastjórnunar óöryggi starfsmanna, eins og gefur að skilja. Ef nánar er skoðað, eru einkennin oft flokkadrættir, það er þeir sem eru í náðinni og þeir sem ekki eru það. Tortryggni og óheilindi eru grasserandi og fólk fer að gera sér far um að segja og gera það sem það heldur að stjórnendurnir vilji“ segir Bjarni Snæbjörn Jónsson aðspurður um það hver einkenni óttastjórnunar eru en síðustu misserin hefur almenningur orðið var við þetta hugtak í fréttum. Má nefna deilur hjá lögregluembættinu á Suðurnesjum, í formannskosningum SÁÁ í sumar eða þegar deilur stóðu sem hæst hjá embætti Ríkislögreglustjóra hér um árið.

En hvað er óttastjórnun og hverjar eru helstu afleiðingar hennar?

„Afleiðingarnar eru þær að mikil orka fer í margskonar innri taugaspennu, sem orsakast af eftirliti, ásökunum, ákvarðanafælni og tali undir fjögur augu svo eitthvað sé nefnt,“ segir Bjarni.

Í Atvinnulífinu í gær og í dag er rætt um mismunandi stjórnunarhætti. Í þessari þriðju og síðustu grein í greinaröð er rætt við Bjarna Snæbjörn Jónsson ráðgjafa um óttastjórnun.

Bjarni lauk doktorsnámi í stjórnun árið 2014. Þar var meginviðfangsefnið hans þróun og umbreyting fyrirtækja og samfélaga. Bjarni hefur yfir 25 ára reynslu í ráðgjöf með áherslu á stefnumótun og stjórnun. Þá er hann einn af stofnendum hugbúnaðarfyrirtækisins DecideAct.

Að sögn Bjarna fer mikil orka til spillis þegar óttastjórnun er til staðar á vinnustöðum.

„Þar fer orka til spillis í margskonar innri núning og taugatrekkjandi vesen sem gerir það að verkum að kerfið, hvort sem er fyrirtæki, stofnun, teymi eða annars konar mannleg skipulagsheild, skilar árangri langt undir getu. 

Líkt og orkutap hefur verið mælt í vélrænum kerfum samkvæmt kenningum eðlisfræðinnar, er hægt að nálgast þetta og mæla í mannlegum kerfum eins og fyrirtækjum, með því að skoða ríkjandi gildi í menningu fyrirtækja“ segir Bjarni.

Bjarni segir opinbera geirann geta falið betur afleiðingar óttastjórnunar en þegar staðan er verulega slæm geta vinnustaðir og jafnvel heilu samfélögin lent í alvarlegri uppdráttarsýki þar sem þau jafnvel springa innan frá (e. implosion) og fara á höfuðið.

Raunar blasa þær afleiðingar ekki endilega við opinberri starfsemi þar sem henni er gjarnan haldið lifandi hvað sem líður árangri, sem oft er erfitt að mæla, og því getur ástand af þessu tagi grasserað í lengri tíma,“ 

segir Bjarni og bætir við „Afleiðingarnar eru þá gjarnan merkjanlegar í andlegu ástandi starfsmanna, sem oft endar í almennri vanlíðan, kulnun og langtímaveikindum.

Vandinn liggur ekki endilega hjá stjórnendum

Bjarni segir ákveðinn misskilnings gæta í því að vandi óttastjórnunar liggi alltaf hjá stjórnendum. Það sé alls ekki alltaf svo.

Hvernig er hægt að uppræta ógnastjórnun þegar vandinn liggur hjá stjórnendunum sjálfum en ekki starfsfólki?

„Til þess að nálgast svarið við þessari spurningu þarf að huga að ástæðum þess að óttastjórnun verður ríkjandi. 

Vandinn liggur nefnilega ekki endilega hjá stjórnendunum sjálfum. 

Það eru ekki margir ef nokkrir stjórnendur sem meðvitað haga störfum sínum þannig að þeir grafi undan þeirri starfsemi sem þeim er trúað fyrir. Ég fullyrði að ásetningur flestra, ef ekki allra stjórnenda, er hið gagnstæða, og þeir eru allir af vilja gerðir að skila góðu starfi og vera vel liðnir af starfsmönnum.

Auðvitað getur það legið í persónuleika stjórnenda og skaphöfn hvernig þeim farnast að þessu leyti. Þeir eru hreinlega ekki hæfir til að stjórna eða yfirhöfuð að skapa uppbyggjandi andrúmsloft í samstarfi við aðra. Það geta verið margar ástæður fyrir því, en hvað sem því líður er ekki um annað að ræða í slíkum tilvikum en að skipta viðkomandi út,“ segir Bjarni.

Þá segir Bjarni oft bent á þetta atriði í tengslum við mistök við ráðningar stjórnenda þar sem látið er undir höfuð að leggja að kanna persónuleika þeirra eða skaphöfn. Hann segir slík mistök geta verið dýr og afdrifarík.

„Sérstaklega þar sem það er algengara að þeir sem bera ábyrgð á ráðningunni taka ekki á vandanum tímanlega, heldur láta vanhæfni stjórnandans viðgangast allt of lengi jafnvel þar til stjórnandinn gefst sjálfur upp, sem er venjulega ekki fyrr en allt um þrýtur,“ segir Bjarni.

Tvær algengustu orsakir óttastjórnunar

Bjarni segir algengast að rót vandans liggi í annarri af tveimur eftirfarandi orsökum:

• Í fyrsta lagi hefur það lengi verið viðloðandi stjórnunarhlutverkið, að fólk lítur svo á að hver sem er geti sinnt því án þess að hafa til þess þjálfun eða reynslu. Stjórnendur eru því settir í vandasamt hlutverk oft á grundvelli einhverrar tiltekinnar fagþekkingar, en án þess að fá nokkurn stuðning eða aðstoð við að fóta sig í því margslungna og flókna hlutverki sem stjórnun raunverulega er. Afleiðingin er sú, að þeir verða óöruggir en eiga á sama tíma erfitt með að sækja sér aðstoð, sem gjarnan er talið veikleikamerki. Þeir reyna auðvitað að láta á engu bera, en í raun yfirfæra þeir eigið óöryggi yfir á samstarfsmenn og úr verður ástand sem kalla má óttastjórnun.
• Í öðru lagi er menningin og hugarfarið einfaldlega gegnsýrt af ótta; þjáist af einskonar andlegu meini sem gæti til dæmis hafa orsakast af langtíma óreiðu í menningunni og takmarkandi hegðun og framkomu stjórnenda. Það er því sameiginlegt hugarfar og áherslur sem valda ástandi sem skapar mikinn innbyrðis núning með öllu því sem ég nefndi áðan um einkenni óttastjórnunar. Sé stjórnanda skipt út í slíku ástandi, á nýr stjórnandi mjög erfitt um vik nema viðkomandi sé sérstaklega næmur á annað fólk og með mikla tilfinningagreind. Allt sem sagt er eða gert, einkum og sérílagi tengt breytingum, upplifa starfsmenn sem mikla ógnun. Allt er túlkað og fært til verri vegar og stjórnandinn mjög fljótt stimplaður út sem einhverskonar harðstjóri. Fiskisagan flýgur hratt og margskonar mistúlkaðar fyrirætlanir fara á flug og hver ný útgáfa verður verri en sú fyrri. Óttinn magnast og ef stjórnandinn gerir sér ekki grein fyrir ástandinu og undirliggjandi orsökum, er alveg öruggt að starfsmenn muni upplifa aðstæður sem flokka má sem óttastjórnun.

En hvað er hægt að gera til að uppræta þessar aðstæður?

Því miður er svarið að mínu mati það sama í öllum tilvikum: Ef skaðinn er skeður, þá er lítið annað hægt að gera en að hreinsa til í stjórnendahópnum. 

Hins vegar þarf á sama tíma að fara fram gagnger skoðun á ríkjandi hugarfari og ráðast að rótum vandans þannig að þeir sem á eftir koma lendi ekki í nákvæmlega sömu stöðu,“ segir Bjarni.

Sjálfur hefur hann gengið í gegnum aðstæður og verkefni þar sem þannig ráðstafanir þurfa að koma til. Í þeim verkefnum komi stundum í ljós að uppspretta óttastjórnunarinnar er ekki hjá þeim sem sakaður er um slíka stjórnun heldur hjá öðrum stjórnendum sem haldnir eru ótta og óöryggi og smita út frá sér með neikvæðri hegðun og viðbrögðum.

„Að uppræta ástandið krefst því þess að aðstæður séu skoðaðar frá öllum hliðum og óhjákvæmilegar breytingar, sem oftar en ekki geta verið sársaukafullar, þurfi ekki að framkvæma oftar en einu sinni.“

Loks segir Bjarni erfitt að svara þeirri spurningu hvort óttastjórnun sé algengari en margur grunar því erfitt er að meta hvert viðmiðið í þeirri spurningu í raun er.

„Ég vil þó leyfa mér að segja, að þessar aðstæður eru of algengar og of lítið er gert úr því ábyrgðarhlutverki sem stjórnendur hafa gagnvart velferð starfsmanna sinna.

Það er jafnframt allt of algengt að mínu mati, að þeir sem teljast yfirboðarar viðkomandi stjórnenda eru jafnframt sekir um að vanda ekki til verka við ráðningu og undirbúning og þjálfun stjórnenda og sýna oftar en ekki aðgerðaleysi þegar taka þarf á erfiðum aðstæðum sem af því skapast. 

Oft er nefnilega haft á orði, að maður sé gjarnan ráðinn fyrir það sem maður kann en rekinn fyrir það sem maður er,“ segir Bjarni.

Hann segir þó að miðað við þau gögn sem hann býr yfir hafi óreiðustig í menningu íslenskra fyrirtækja ekki náð því marki að teljast yfir hættumörkum. Þannig hafi niðurstöður í könnun sem hann framkvæmdi fyrir nokkrum árum sýnt að mælt óreiðustig í menningu fyrirtækja mældist 17% og hafði þá farið lækkandi frá fyrri könnunum. Hættumörk teljist við 20%. Bjarni segir þetta þó aðeins meðaltal sem þýði að dreifingin liggur bæði yfir og undir þessu meðaltali.

„Þess vegna tel ég að aðstæður sem einkennast af undirliggjandi ótta og takmarkandi hugsun stjórnenda og þá um leið starfsmanna sé of algengar og í því geti falist mikil tækifæri til þess að auka framleiðni og árangur fyrirtækja og stofnana almennt“ segir Bjarni.