Uppsagnir: Algeng mistök stjórnenda að tala um hversu leiðir þeir sjálfir eru

„Fólk bregst mjög misjafnlega við tíðindum um uppsögn, sumir halda alveg ró sinni, sumir brotna saman, aðrir frjósa og segja ekki orð og enn aðrir verða reiðir,“ segir Sigríður Þorgeirsdóttir ráðgjafi og einn eigandi Attentus. 

Hún segir uppsögn alltaf erfiða fyrir fólk og oft geri stjórnendur þau mistök að fara að spjalla í uppsagnarsamtalinu. Aðalatriðið er hins vegar að koma sér beint að efninu og hafa tilfinningar og líðan starfsmannsins í fyrirrúmi. „Þetta er erfitt fyrir þann sem framkvæmir uppsögnina sem og þann sem fyrir henni verður,“ segir Sigríður en bendir á að það er upplifun starfsmannsins sem skiptir mestu máli. 

Þá sé hægt að milda áhrif uppsagna með ýmiss konar aðstoð og hjálp fyrir það starfsfólk sem sagt er upp.

Atvinnulífið, stjórnvöld og samfélagið allt rær nú öllum árum til að tryggja að sem fæstir missi starfið sitt í kjölfar kórónuveirunnar. Uppsagnir verða þó óumflýjanlegar þar sem mörg fyrirtæki sjá fram á að missa stóran hluta tekna sinna um nokkurt skeið. Atvinnulífið á Vísi fjallar um uppsagnir í dag.

Sigríður lauk MBA námi frá West Virginia University, AMP frá IESE Business School, lagaprófi frá Háskóla Íslands og stjórnendamarkþjálfun frá Opna Háskólanum í Reykjavík og Coach University. Sigríður hefur víðtæka reynslu af mannauðsmálum, stjórnun og rekstri hérlendis og erlendis. Hún segir mikilvægt að vanda til við undirbúning og framkvæmd uppsagna. Þar þurfi að sýna starfsfólki virðingu og kurteisi.

„Það að vera sagt upp störfum er alltaf erfitt og uppsögn getur að sjálfsögðu haft veruleg áhrif á aðstæður starfsmannsins og sjálfsmynd,“ segir Sigríður. Almennt er heimilt að segja upp starfsfólki með samningsbundnum fyrirvara. Þegar um hópuppsagnir er að ræða þarf að uppfylla tiltekin formskilyrði.

Að sögn Sigríðar felst undirbúningur uppsagna meðal annars í því að skoða réttindi starfsmannsins miðað við ráðningasamning, kjarasamninga og löggjöf sem kveður á um uppsagnarvernd ákveðinna hópa. Þá þarf að undirbúa viðeigandi gögn og samtalið sjálft.

Sigríður segir einnig mikilvægt að stjórnendur hugi vel að því hvað tekur við eftir uppsögn, til dæmis hvað verður um verkefni viðkomandi starfsmanns, hverja innan fyrirtækisins mun uppsögnin snerta hvað mest, hvar, hvenær og hvernig verður tilkynnt um uppsögnina.

Algeng mistök stjórnenda

Sigríður segir auðvelt að gera mistök í samtalinu sjálfu og því sé góður undirbúningur mikilvægur.

Stjórnendur reyna því oft að milda framkvæmdina svo sem með því að byrja að spjalla um daginn og veginn áður en þeir koma sér að efninu sem verður til þess að skilaboðin um uppsögn verða kannski enn erfiðari fyrir starfsmanninn þegar að þeim kemur í samtalinu,“ segir Sigríður og bætir við ,,Betra er að draga þetta ekki á langinn heldur hafa stuttan inngang og upplýsa svo um að um uppsögn sé að ræða.“

Þá segir Sigríður að þótt stjórnendum finnist uppsagnir erfiðar, sé það líðan starfsmannsins sem skipti mestu máli en ekki þeir sjálfir. Oft geri stjórnendur mikið úr því hversu miður sín þeir eru.

Annað sem ber að varast er að stjórnandi geri mikið úr því hvað honum sjálfum þyki þetta leiðinlegt, í stað þess að leyfa samtalinu að snúast um upplifun starfsmannsins og tilfinningar hans en ekki stjórnandans.

Uppsagnarsamtalið

Sigríður segir það hafa mikil áhrif á upplifun starfsmanns og framkvæmd uppsagnarviðtals, hver ástæða uppsagnarinnar er. Þannig má ætla að uppsagnir sem til koma í kjölfar kórónuveirunnar muni ekki virka eins persónulegar gagnvart starfsmanninum.

„Þó kann starfsmaður að vilja fá upplýsingar um það hvernig hafi verið valið úr starfsmannahópnum og það skiptir máli að undirbúa vel hvernig brugðist er við slíkum spurningum,“ segir Sigríður og bætir við „Mikilvægt er til dæmis að forðast það að fara í rökræður í uppsagnarsamtali.“

Sigríður segir eðlilegt að fólk bregðist misjafnlega við uppsögnum og því þarf stjórnandinn að vera undirbúinn undir margvísleg viðbrögð

„Mestu skiptir að stjórnandinn haldi ró sinni, hlusti og sýni skilning á aðstæðum og láti algerlega vera að fara í rökræður eða verja sig ef starfsmaðurinn til dæmis tekur reiði sína út á stjórnandanum. Þá er betra að bjóða starfsmanninum frekar að koma aftur síðar og ræða málin þegar hann hefur náð að jafna sig og ná áttum,“ segir Sigríður.

Dæmi um að fólk heyri af uppsögnum í fjölmiðlum

Sigríður segir mikilvægt að einstaklingar sem fá uppsögn viti af því áður en það er tilkynnt. Á þessu eru þó einstaka undantekningar.

„Vissulega geta aðstæður verið þannig þegar um hópuppsagnir er að ræða t.d. þegar heil eining er lögð niður að tilkynningin eigi sér stað á fundi með viðkomandi einingu og starfsmannafundur með öllu fyrirtækinu er svo haldinn strax í kjölfarið á uppsagnarviðtölunum,“ segir Sigríður.

Hún segir að almennt fari uppsagnir þó þannig fram að hver uppsögn er tilkynnt viðkomandi hver á fætur annarri eða samhliða en síðan er haldinn starfsmannafundur í kjölfarið.

„Þetta er gríðarlega viðkvæmt og erfitt. Það er aldrei gott að starfsmenn fái ekki færi á að tilkynna sínum nánustu um uppsögnina áður en hún mögulega ratar í fjölmiðla.

Það eru alveg dæmi þess að makar og aðrir nánir aðstandendur hafi heyrt um uppsögn í fjölmiðlum.

Hvað með ,,varúðar-uppsagnir?“

Í fjölmiðlum hafa birst fréttir um fjöldauppsagnir sem fyrirtæki gera þó ráð fyrir að geta mögulega dregið til baka ef aðstæður verða betri en vonir standa nú til. Þá hafa birst fréttir um að það versta verði yfirstaðið á Íslandi um mitt sumar. Þetta þýðir að miðað við þriggja mánaða uppsagnarfrest og inneign sumarfría, gæti uppsögn verið óþörf eða hvað?

„Uppsögn er í raun uppsögn en það eru skilaboðin sem henni fylgja sem skipta máli,“ segir Sigríður og bendir á að flestir átti sig á því að nú er fyrst og fremst uppi mikil óvissa um áhrif og afdrif margra fyrirtækja. Þá hafa aðgerðir verið boðaðar af hálfu stjórnvalda.

„Við sjáum væntanlega betur núna í vikunni hver viðbrögð yfirvalda verða og nú þegar er komið fram frumvarp er lítur að bótum vegna lækkunar á starfshlutfalli sem vonandi verður hvatning til að semja frekar um lækkun starfshlutfalls en að segja fólki upp.

Ef samið hefur verið um tímabundna lækkun starfshlutfalls þá geta aðilar samið um rétt atvinnurekanda til að hækka aftur starfshlutfallið á tímabilinu og allt að því starfshlutfalli sem starfsmaður var áður í,“ segir Sigríður. 

Hún bendir á að þegar verið er að semja um aðrar lausnir en uppsagnir, eru slíkir samningar ekki gerðir nema með samþykkt starfsmanns.

Öll vonum við að þetta gangi hratt yfir en það er enn nokkuð óljóst hver þróunin verður. 

Almenna uppsögn undir þessum kringumstæðum er því hægt að gera með þeim skilaboðum að gangi þetta yfir áður en uppsagnarfresturinn er liðinn muni uppsögnin verða dregin til baka en slíkt gerist ekki einhliða heldur er það háð samþykki starfsmanns,“ segir Sigríður.

Sigríður bendir einnig á að þegar ástandinu lýkur vonist allir til að fyrirtækin þurfi á öllu sínu fólki að halda. Í dag þurfi fyrirtækin hins vegar að gera ráðstafanir til að mæta áfallinu

„Ef stjórnendur sjá fram á mikinn samdrátt er óvarlegt annað en að finna leiðir til að mæta því, hvort sem það er með uppsögnum, samkomulagi um breytt starfshlutföll eða með öðrum hætti eins og breyttum vaktskrám. Taki þetta lengri tíma komi uppsögnin til framkvæmda en vonast sé til að hægt verði að bjóða viðkomandi vinnu aftur.“

Hægt að milda áhrif uppsagna

Sigríður segir mögulegt að milda áhrif uppsagna með aðstoð. „Mörg fyrirtæki hafa boðið starfsfólki sem sagt er upp aðstoð ráðgjafa við gerð ferilskrár og undirbúnings atvinnuleitar. Það er alltaf gott ef hægt er að gera það og til þess fallið að milda áhrif uppsagnar og aðstoða starfsfólk við að fóta sig í kjölfar hennar,“ segir Sigríður.

Þá segir hún gilda sérstök lög um hópuppsagnir og því fylgi nokkurt ferli áður en til uppsagna kemur. Sigríður mælir með því að stjórnendur leiti sér ráðgjafar í þeim efnum.

„Það er alltaf gott að ráðfæra sig við vinnuréttarlögfræðing ef fyrirtæki eru að huga að uppsögnum eða breyttum starfshlutföllum, fara vel yfir lagalega þætti og huga síðan skipulega að undirbúningi framkvæmdar, skipulagi og þjálfun stjórnenda eftir atvikum.“

Að lokum segir Sigríður að vanda þurfi alla upplýsingamiðlun til þeirra sem fá uppsögn.

Mikilvægt er að starfsmenn sem lenda í uppsögn fái skýrar upplýsingar meðal annars um til hvers sé ætlast á uppsagnarfrestinum og hvernig verði gengið frá starfslokum.